Ergebnisse des Pilotprojektes "Start eines Verwaltungskräfteprogramms"
FB 45/0655/WP18 · Kenntnisnahme
Beratung
Herr Tillmann dankt der Verwaltung für die Vorlage. Die Ergebnisse der Pilotphase seien sehr erfreulich. Der dazugehörige Ratsantrag sei nun zwei Jahre alt, im vergangenen Jahr seien erstmalig finanzielle Mittel in den Haushalt eingestellt worden und seither seien die Umsetzung sowie die Ergebnisse mit Spannung erwartet worden. Die beteiligten KiTas hätten das zurückgemeldet, was mit dem Antrag verfolgt worden sei: durch die Verwaltungskräfte sei das KiTa-System entlastet worden. Ihm sei bewusst, dass das Programm nicht alle Probleme lösen könne, das sei vermessen. Dennoch sehe er das Programm als eine Stellschraube auf kommunaler Ebene an. Daher seien die antragstellenden Fraktionen daran interessiert, das Programm weiter fortzuführen.
Frau Begolli schließt sich Herrn Tillmann an. Die Vorlage bestätige, dass innerhalb kurzer Zeit eine Entlastung in den KiTas spürbar gewesen sei. Aus der Vorlage gehe hervor, dass eine flächendeckende Übertragung des Programms auf alle öffentlich geförderten Aachener KiTas rund 430.000 Euro kosten würde. Sie erkundigt sich in diesem Zusammenhang nach den hierfür notwendigen Vollzeitäquivalenten (VZÄ). Zudem möchte sie wissen, ob der Fachbereich Personal und Organisation (FB 11) in den Prozess eingebunden gewesen sei und ob die heutige Vorlage sinnvollerweise auch in den Personal- und Verwaltungsausschuss eingebracht werden solle.
Herr Kaldenbach bestätigt, dass FB 11 den Prozess eng begleitet habe, daher seien die Ergebnisse dort bekannt und abgesichert. Für eine flächendeckende Umsetzung auf alle KiTas würden 8,5 VZÄ benötigt.
Herr Tillmanns lobt den eingebrachten Ratsantrag der Fraktionen SPD und die Grüne. Die Herausforderungen im KiTa-System seien allseits bekannt und Entlastungen seien dringend notwendig. Richtig sei aber auch, dass das Programm nicht von heute auf morgen flächendeckend umgesetzt werden könne. Die derzeitige Haushaltssituation sei angespannt und dies werde sich angesichts der vielen großen Aufgaben noch verschärfen. Die Notwendigkeit des Projektes sei unstrittig. Die Frage sei aber, ob und wie das Projekt fortgesetzt werden könne. Heute würde unter TOP Ö 10 der Haushalt beraten, gegebenenfalls könnten hier entsprechende Mittel eingeplant werden.
Frau Schmitt-Promny schließt sich dem Dank an der Vorlage an. Positiv hervorzuheben sei auch, dass die KiTas auch dann eine Entlastung wahrgenommen hätten, wenn die Unterstützung zentral und nicht nur in der Einrichtung vor Ort erfolge. Dies ermögliche auch die Aufgabenwahrnehmung beispielsweise aus dem Homeoffice heraus und steigere somit insgesamt die Attraktivität der Stelle. Sie habe gehört, dass demnächst ein digitales System eingeführt werden solle, um die Verwaltungstätigkeiten für KiTas weiter zu erleichtern und erkundigt sich nach dem Stand dieser Überlegungen. Weiterhin schließt sie sich Herrn Tillmanns in seiner Frage an, wie das Projekt fortgesetzt werden könne. Die benötigte Summe von 430.000 Euro könne nicht ad-hoc investiert werden. Ebenso müsse abgewogen werden, wie die Mittel verteilt werden sollen und wo eventuelle Schwerpunktsetzungen erforderlich seien.
Herr Kaldenbach weist darauf hin, dass das Pilotprojekt Ende Januar 2025 geendet sei. Aus dem vorgelegten Erfahrungsbericht werde deutlich, dass die Verwaltung das Projekt als sehr positiv bewerte und es fortsetzen wolle. Allerdings sei dies von den politischen Haushaltsberatungen abhängig.
Erläuterungen
1. Ausgangslage
Mit KJA-Vorlage vom 05.12.2023 (Vorlagen-Nr.: FB 45/0448/WP18) zum Ratsantrag vom 24.01.2023 der Fraktionen SPD und Bündnis Grüne (Ratsantragsnummer: 321/18) wurde die Verwaltung beauftragt, ein Konzept für ein Verwaltungskräfteprogramm für Kindertageseinrichtungen (KiTas) zu erstellen, welches die personellen und finanziellen Bedarfe in KiTas der Stadt und der freien Träger aufzeigt.
Die Verwaltung hatte daraufhin im Rahmen eines Pilotprojektes die erforderlichen Informationen und Datengrundlagen erhoben sowie die jeweiligen Prozesse betrachtet und definiert.
2. Erprobungsphase im Rahmen des Pilotprojektes
Nachdem in einem ersten Schritt potenzielle Aufgabenbereiche in den Blick genommen wurden, die durch Verwaltungskräfte übernommen werden könnten, wurden zunächst Aufgabenfelder identifiziert, in denen der Einsatz einer Verwaltungskraft besonders effektiv sein könnte.
Folgende wesentlichen Aufgabenbereiche wurden hierbei definiert:
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten
- Wiedervorlagemanagement
- Unterstützung bei der Platzvergabe
- Antragsstellungen BTHG, BuT usw.
- Budgetverwaltung
- Bearbeitung allgemeiner Fragestellungen
Zwecks Feststellung potenzieller Prozessabläufe, Fallzahlen und Bearbeitungszeiten erfolgte im Rahmen einer sechsmonatigen Testphase der Einsatz einer Verwaltungskraft in fünf städtischen Kindertageseinrichten (dies waren KiTa Benediktusstraße, Franz-Wallraff-Straße, Jackstraße, Schagenstraße und Stettiner Straße).
Die Einrichtungen und die Verwaltungskraft wurden dabei durch die Verwaltung eng begleitet. Im Rahmen regelmäßiger Feedbackrunden bestand so u.a. die Möglichkeit Abläufe zu thematisieren bzw. das Aufgabenportfolio anzupassen, um die Projektphase optimal ausnutzen zu können.
Insgesamt hat sich der Einsatz insbesondere in folgenden beiden Aufgabenfeldern als sinnvolle und effektive Möglichkeit zur Unterstützung erwiesen:
- Sekretariatstätigkeiten (Schreibarbeiten, Protokollierungen, Terminvereinbarungen, Archivierungen etc.)
- Verwaltungstätigkeiten (Beschaffungen und Unterstützung im Rahmen der Platzvergabe)
Die entsprechenden Aufgaben konnten dabei teilweise dezentral und in den Einrichtungen selbst vor Ort wahrgenommen werden.
3. Ergebnisse der Erprobungsphase
Die Rückmeldungen der fünf Einrichtungsleitungen bestätigen, dass der Einsatz von Verwaltungskräften als gute und sinnvolle Unterstützung der KiTas wahrgenommen wird (Punktwert von durchschnittlich 4,8 auf einer Skala von 0 [keine Entlastung] bis 6 [sehr gute Entlastung]). Bereits im Rahmen des Pilotprojektes konnten die Einrichtungsleitungen von einigen Tätigkeiten entlastet werden, so dass sich dieser Effekt auch nach einer kurzen Zeit in der Praxis bestätigen ließ.
Darüber hinaus konnte festgestellt werden, dass nahezu alle Einrichtungsleitungen auch eine Entlastung wahrnehmen, wenn die Unterstützungsfunktion zentral und nicht in der Einrichtung vor Ort eingesetzt ist. So konnten unnötige Fahrtzeiten der Verwaltungskraft zu Lasten der Arbeitszeit für die Einrichtungen vermieden werden.
Nach Analyse und Auswertung der gewonnenen Daten wird seitens der Projektleitung ein Umfang von 0,5 -0,6 h/ Woche pro Gruppe als notwendig aber auch ausreichend für eine merkliche Entlastung in der KiTa erachtet. Durch die KiTa-Leitungen wurde der notwendige Bedarf auf durchschnittlich 0,68 h/Woche pro Gruppe geschätzt, so dass sowohl die Projektanalyse als auch die Einschätzungen der KiTa-Leitungen übereinstimmen.
Eine flächendeckende Übertragung in diesem Umfang auf alle öffentlich geförderten KiTas in der Stadt Aachen würde bei Annahme der potenziell im kommenden KiTa-Jahr im Stadtgebiet Aachen vorhandenen 488 Gruppen ein gesamtstädtisches Finanzvolumen von insgesamt rund 430.000 € ergeben.
Technische Details
ID: 1007857
OParl URL:http://ratsinfo.aachen.de/public/oparl/agendaItems?id=1007857
Hauptdokument
Sammeldokument öffentlich
2025-01-16 FB 45_0655_WP18 Ergebnisse des Pilot SAO.pdf
21.1.2025
78.4 KB
Betroffene Straßen
Karte wird geladen…
Metadaten
- TOP
- Ö 5
- Sitzung
- Sitzung des Kinder- und Jugendausschusses
- Gremium
- Kinder- und Jugendausschuss
- Datum
- Di., 04.02.2025
- Uhrzeit
- 17:00
- Anlass
- Öffentliche/Nichtöffentliche Sitzung
- Vorlage
- Kenntnisnahme
- Beratung
- öffentlich
- Status
- gemischt
- Vorlageart
- Kenntnisnahme
- Federführend
- FB 45 - Fachbereich Kinder, Jugend und Schule
- Zusätze
- Die Unterlagen wurden nachgereicht.
- Geändert
- 8.2.2026
- Inhalt abgerufen
- 8. Februar 2026 um 12:12
Beschlussdokument
Sammeldokument öffentlich
Öffnen