Online-Formular zur Anwerbung von Wahlhelfer*innen (Ratsantrag Nr. 463/18 der Fraktionen Bündnis 90 Die Grünen und SPD)

Beantwortung des Ratsantrages Nr. 463/18

der Fraktionen Bündnis 90 Die Grünen und SPD vom 03.02.2025

Mit o.g. Antrag wurde angeregt, rechtzeitig im Vorfeld der Kommunalwahl im Herbst 2025 ein Onlineformular auf der städtischen Webseite einzurichten, über das sich interessierte Bürger*innen unkompliziert als Wahlhelfer*innen eintragen können. Die niederschwellige Möglichkeit soll über eine breite Öffentlichkeitsarbeit bekannt gemacht werden.

Der für die Umsetzung zuständige Fachbereich „Digitale Verwaltung und IT-Steuerung“ (FB 15), nimmt zu diesem Antrag wie folgt Stellung:

Die Verwaltung setzt seit 2016 für die Erstellung der städtischen Online-Formulare, das Produkt formsolutions der mach ProForms GmbH ein. Dort wird neben einem umfangreichen Formulareditor, auch eine Verlags-Bibliothek mit fertig konfigurierten Onlineformularen, den s.g. Verlags-Assistenten, angeboten. Die Onlineformulare werden für die Bürger*innen im Serviceportal der Stadt Aachen, als Verlinkung bei Dienstleistungen zur Verfügung gestellt. Nach dem Ausfüllen und Abschicken der Onlineformulare, gelangen diese medienbruchfrei in das Register „Aufgaben“ im Mitarbeitendenportal der zuständigen Sachbearbeitungen.

In der Verlagsbibliothek von FormSolutions stehen fertige Onlineformulare zur Verfügung. Nach Rücksprache mit dem für die Wahlhelfer*innen zuständigen FB 01, bedarf es bei dem Verlags-Assistenten noch geringer Anpassungen, bevor das Onlineformular im Serviceportal eingesetzt werden kann. Der s.g. Ausfüll-Assistent wird mit einer Authentifizierung durch die bund ID im Serviceportal der Stadt Aachen angeboten. Um die niederschwellige Nutzung zu ermöglichen, wird das Formular, nach Rücksprache mit dem Rechtsamt und dem Datenschutzbeauftragten, mit niedriger Authentifizierung mittels Benutzernamen und Passwort bei der bund ID bereitgestellt. Charmant ist hier, dass die in der bundID hinterlegten Profildaten automatisch in das Onlineformular übermittelt werden.

Nach dem Ausfüllen des Onlineformulars, wird das aus den eingegebenen Daten erzeugte PDF, automatisch in das Register Aufgaben der zuständigen Sachbearbeiter*innen im Mitarbeitendenportal geschickt. Die eingegangenen Anmeldungen werden durch das Team Wahlhilfe auf ihre Geeignetheit zur Erfüllung des Ehrenamtes überprüft und um die über den analogen Weg eingegangen Anträge ergänzt. Die weitere Organisation und der Abgleich der Wahlhelfer*innen erfolgt dann durch das im FB 01 eingesetzte Fachverfahren votemanager. Innerhalb der Software wird die Eignung zur wahlhelfenden Person (wahlberechtigt, keine Vertrauensperson, nicht selbst Kandidat*in) geprüft.

Die Arbeiten zur Bundestagswahl sind nun so weit abgeschlossen, dass die redaktionelle Abstimmung zur Bereitstellung des Formulars begonnen hat. Es ist angedacht, dass das Onlineformular nach den Osterferien im Serviceportal zur Verfügung steht.

Finanzielle Auswirkungen:

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Keine

Klimarelevanz:

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: