Anpassung der Wertgrenzen für Direktaufträge bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen
FB 14/0297/WP18 · Entscheidungsvorlage
Beratung
Herr Emmerich teilt dem Ausschuss mit, dass aus Sicht der Rechnungsprüfung die Notwendigkeit geteilt werde, die Wertgrenzen aufgrund der notwendigen Beschleunigung der Vergabeverfahren anzupassen. In der Regel dauern normale Verhandlungsvergaben mit oder ohne Teilnehmerwettbewerb insgesamt 2-3 Monate. Herr Emmerich macht zusätzlich sehr deutlich, dass die gesetzliche Aufgabe der Vergabeprüfung durch den §104 Gemeindeordnung (GO) weiterhin bei der Rechnungsprüfung verbleibe und dies an der Hauptaufgabe nichts verändere, auch wenn andere möglichen gesetzlichen Abschaffungen der UVgO oder VOB A vorgenommen werden sollten. Die Aufgabe der Stichprobenkontrolle oder der Risikoeinschätzung bei Vergabeprüfungen sei dadurch nicht betroffen.
Herr Emmerich ergänzt, dass die Anpassung der Wertgrenzen auf 25.000 € auch Risiken seitens der Verwaltung mit sich bringe. Zudem berichtet Herr Emmerich, dass das vergaberechtliche Wissen und die Handhabung der Direktaufträge noch nicht in allen Bereichen der Verwaltung vorhanden sei. Weitere Herausforderungen bestehen in den dezentralen Beauftragungen seitens der Dienststellen hinsichtlich der zunehmenden Schwierigkeit Rahmenverträge zu definieren. Gleiches gilt für potentielle preisliche Risiken, da unterhalb der vorgesehenen Grenze von 25.000 Euro, die vertraglichen Konditionen nicht mehr zentral zusammenlaufen.Diese Risiken seien mit der Verwaltungsleitung besprochen worden.
Entsprechende Maßnahmen seien bereits vorgesehen und werden in Rahmen von Schulungen durch FB 60 in Form von Moodle (online) oder in Präsenz angeboten. Herr Emmerich teilt weiterhin mit, dass es eine weitere Maßnahme sei in Vergabevermerken, die weiterhin zu erstellen seien, die Unterschrift des nächsthöheren Vorgesetzten aufgenommen werde, sodass ein Vier-Augen-Prinzip gewährleistet sei.
Als weitere Maßnahme sei vorgesehen, Vergaben ab einer Wertgrenze von 15.000 € netto mit vorhandener Dokumentation (Angebote und Vergabevermerk etc.) im Nachhinein dem RPA zur Verfügung zu stellen. Somit könne das RPA weiterhin im Nachgang Stichprobenkontrollen ab 15.000 € durchführen.
Ergänzend teilt Herr Emmerich folgende Daten mit. Von rund 1000 Vergaben aus dem letzten Jahr sind ca. 350 Vergaben nach UVgO und VOB unter 25.000 Euro. Dies habe ein finanzielles Volumen von ca. 5,2 Mio.€.
Bei der Grenze zwischen 15.000 € und 25.000 € sei dies ein Volumen von rund 3,5 Mio.€ und bei den Grenzen zwischen 5.000 € bis 15.000 € sei es ein Volumen von rund 1.7 Mio.€. Schlussfolgernd mache dies ein Betrag von 3% bis 4% des gesamtstädtischen Investitionsvolumens aus.
Frau Begolli (Die Linke) stimmt Herrn Emmerich zu und weist darauf hin, dass die Fraktion „Die Linke“ ebenfalls die Notwendigkeit sehe, die Vergabeverfahren zu beschleunigen und bedankt sich bei allen Fraktion für das auf den Weg bringen eines ergänzenden Antrages zur Beschlussänderung.
Des Weiteren hat Frau Begolli (Die Linke) die Bitte, zukünftig eine ähnliche Dokumentation wie bei Anwalts- oder Ingenieurleistungen dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Verfügung zu stellen, um die Transparenz der zukünftigen Vergaben mit Anpassung der Wertgrenzen zu gewährleisten und gleichzeitig festzustellen, ob eine notwendige Streuung erfolge. Dies sei eine Maßnahme durch die eventuelle Unregelmäßigkeiten erkannt werden können.
Herr Haase (SPD) sei es wichtig, dass bei den Stichproben die technische und die kaufmännisch-rechtliche Seite im Rahmen der Beauftragung aber auch die Thematik der Terminsicherungsmaßnahmen zu berücksichtigen seien.
Herr Schmitz (SPD) bittet ebenfalls um die Erstellung eines Merkblattes seitens der Beschaffungsstelle, das Aufschluss darüber geben solle, welche Gegenstände zentral beschafft werden.
Herr Pilgram (Grüne) stimmt den Vorredner*innen zu und erwähnt, dass der Beschlussvorschlag die Thematik noch ausführlicher beschreibe und dem Rat vorzulegen sei.
Frau Moselage (FDP) stimmt Herrn Emmerich zu und hat die Bitte, das Bestreben der Kontrolle nicht aus dem Auge zu verlieren. Sie betone ebenfalls, dass eine kritische Betrachtung der Thematik und Kontrolle nichts mit Misstrauen zu tun habe und dass es sehr wichtig sei, nach einem Jahr eine Evaluierung zu starten.
Herr Wagner (Ausschussvorsitzender, Die Zukunft / Volt Aachen) weist darauf hin, dass bereits im Vorfeld der Wunsch geäußert wurde, dem Rat eine Empfehlung zum Beschluss der Rechnungsprüfungsordnung und der Dienstanweisung der Rechnungsprüfung auszusprechen. Insofern würde er gerne den Beschluss ergänzen.
Frau Grehling betont, dass es bei der vorliegenden Thematik wichtig sei, sich auf die gegebenen Handlungsspielräume innerhalb der neu gesetzten Grenzen zu beziehen. Hier werde man weniger mit der Thematik der Vertragsstrafen als mit Themen der Ordnungsmäßigkeit und Dokumentation konfrontiert. Wenn es im zukünftigen Vergabeverfahren zu Komplikationen komme, würde eine zeitnahe Information erscheinen und nicht erst bei der Evaluierung nach einem Jahr.
Zudem greift Frau Grehling den Hinweis von Frau Begolli (Die Linke) zu Fortbildungen und praktiziertem 4-Augen-Prinzip auf und weist darauf hin, dass von den Mitarbeitenden nichts anderes erwartet werde als das, was ohnehin geregelt sein. Hierbei ginge es nicht um eine Stelleneinsparung durch reduzierte Bearbeitungen bei der Beschaffungsstelle auf der einen Seite noch um einen Stellenausweiterungsbedarf durch Schulungen auf der anderen Seite.
Frau Grehling erläutert schlussendlich, dass die Frage der Liste in der Umfänglichkeit in Zukunft zu berücksichtigen sei. Dazu wäre es hilfreich, wenn zukünftig im Intranet für die Mitarbeitenden hinterlegt sei, welche Rahmenverträge bereits vorhanden sind. Sie betont, dass eine Evaluierung nach einem Jahr völlig klar sei, aber stellte die Frage an die Fraktionen, ob eine zusätzliche und gesonderte Auflistung neben der ohnehin bestehenden Infoliste notwendig sei.
Herr Emmerich teilt mit, dass geprüft werde, wie die Auflistung der Vergaben für den Rechnungsprüfungsausschuss zukünftig mit vertretbarem Aufwand möglich sei. Des Weiteren erläutert Herr Emmerich die weitere Vorgehensweise mit der Tischvorlage zur Beschlussänderung. Der Beschluss sei im Anschluss als Tischvorlage für den Rat abzuändern und zusammenzufassen. Zusätzlich nimmt Herr Emmerich die Formulierung aus der vorgelegten Beschlussergänzung auf und schlägt vor, dass die entsprechende Mail der Dienststellen mit den notwendigen Unterlagen (Vergabevermerk, Angebote etc.) analog zum Fraktionsinfo von FB 01 bzw. den Dienststellen versendet wird.
Geänderter Beschlussentwurf als Tischvorlage:
Ö 3 – Anpassung der Wertgrenzen für Direktaufträge bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen
Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung darüber hinaus Vergaben im Bereich von 15.000€ - 25.000€ den Fraktionen zur Kenntnis vorzulegen. Nach einem Jahr soll eine Evaluierung erfolgen.
Beschluss
Beschlussvorschlag
Der Rat der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Anpassung der Wertgrenzen für Direktaufträge bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen zur Kenntnis
und beschließt
die Anpassung der Wertgrenzen gemäß 1., 2. und 3.,
die Anpassung der entsprechenden Regelungswerke nach 4.,
das Aufsetzen eines Schulungs- und Maßnahmenpakets nach 5. und
die beigefügte Version der Rechnungsprüfungsordnung (RPO).
Er erlässt die Dienstanweisung für den Fachbereich Rechnungsprüfung gemäß § 9 Abs. 1 Rechnungsprüfungsordnung.
Erläuterungen
Ausgangslage
Die Stadt Aachen hat die Aufgabe, die kommunale Infrastruktur und öffentliche Daseinsvorsorge sicherzustellen und findet sich als Dienstleisterin in einem komplexen Spannungsfeld verschiedenster Bedarfe und Anforderungen wieder. Gleichzeitig verstärkten multiple Krisen wie die Covid-19 Pandemie in 2020, das Jahrhunderthochwasser in 2021 und der russische Angriffskrieg auf die Ukraine in 2022 den ohnehin hohen Handlungsdruck in den Kommunen. Der Sanierungsbedarf der kommunalen Infrastruktur und die zunehmende Dichte an baulichen Anforderungen bei alten und neuen Projekten wird für die öffentliche Hand zunehmend zu einer Mammutaufgabe. Dies führt zu längeren Projektlaufzeiten in allen Bereichen der Verwaltung. Besonders deutlich werden die längeren Realisierungszeiträume im Hochbau, die zu hoher Frustration in der Bevölkerung, der Politik und der Verwaltung selbst führen. Dieses Problem betrifft alle Kommunen. Nicht zuletzt unter diesem Eindruck hat der Bundestag am 26. September 2024 das Bürokratieentlastungsgesetz IV auf den Weg gebracht.
Aktuelle Rechtslage in Nordrhein-Westfalen
Durch den Runderlass vom 13.12.2021 „Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 26 der Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (Kommunale Vergabegrundsätze)“ wurden öffentliche Auftraggeber*innen in NRW ermächtigt, Aufträge bis zu einer Wertgrenze i.H.v. 25.000 € o. USt. durch Direktauftrag zu vergeben.
Bisherige Umsetzung bei der Stadt Aachen
Auf Grundlage der Ratsentscheidung vom 21.04.2021 - umgesetzt durch die Dienstanweisung der Stadt Aachen für die Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen (Vergabedienstanweisung) - können die städtischen Bedarfsträger*innen aktuell Dienst- und Lieferleistungen bis zu einem Auftragswert von 5.000 € o. USt. und Bauleistungen bis zu einem Auftragswert von 12.000 € o. USt. ohne Einbindung der zentralen Vergabestelle selbst vergeben. Dabei obliegt ihnen bereits jetzt selbstständig die Einhaltung der Vergabe- und Haushaltsvorschriften.
Entwicklungen der letzten Jahre
In den letzten drei Jahren entfielen verwaltungsweit zwischen 152 und 282 Vergaben pro Jahr (Auswertung FB 60) auf den Bereich zwischen 5.000 € o. USt. bis 25.000 € o.USt.. Erschwerend kommt hinzu, dass die deutlichen Preissteigerungen der letzten Jahre eine Anpassung an die im Frühjahr 2021 beschlossenen Wertgrenzen notwendig machen.
Angesichts der in der Ausgangslage dargestellten Situation erscheint es widersprüchlich, an den eigens definierten Wertgrenzen festzuhalten, die weit hinter dem aktuell bestehenden Runderlass des Landes NRW zurückbleiben.
Empfehlung der Verwaltung
- Beteiligung der Zentralen Vergabestelle
Die aktuell geltenden städtischen Vergabewertgrenzen für einen Direktauftrag könnten hinsichtlich der Beteiligung der Zentralen Vergabestelle auf das aktuell geltende Niveau des Runderlasses „Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 26 der Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (Kommunale Vergabegrundsätze)“, sprich insgesamt auf 25.000 € o. USt., erhöht werden. Dementsprechend könnten die Bedarfsträger (Fachdienststellen und Eigenbetriebe) die Vergabe von Direktaufträgen bis zu einem vorab kalkulierten Auftragswert von bis zu 25.000 € o. UST. eigenständig durchführen.
Durch die Anhebung der Wertgrenzen würden mehr Vergaben dezentral in den jeweiligen Dienststellen durchgeführt. Dadurch würde die Effektivität der einzelnen Dienststellen enorm gesteigert, Projekte schneller in Umsetzung gebracht und die Zentrale Vergabestelle von einfachen Vergabeverfahren quantitativ entlastet. Dies steigert nicht nur die Beratungsqualität, sondern schafft mehr Raum für die Befassung mit zentralen Großprojekten in und für Aachen.
Gleichzeitig wird mit der Veränderung der Wertgrenzen die Verantwortung der Dienststellen gestärkt, die zukünftig noch wachsamer auf die Einhaltung der Vergabegrundsätze wie die Transparenz, Dokumentation und das Rotationsprinzip achten müssen. Dies soll u. a. über Schulungen der Mitarbeiter*innen in den Dienststellen und den Einsatz der jüngst bei FB 60 eingeführten Vergabemanagementsoftware sichergestellt werden, die eine zentrale Dokumentation gewährleistet. Die Fachdienststellen müssen einschätzen, ob die eingesetzten Mitarbeitenden die entsprechende Fachlichkeit bereits besitzen. Ggf. werden die Mitarbeitenden vor Anwendung der neuen Wertgrenzen geschult. Hierbei wird der FB 60 selbst Schulungen anbieten. Selbstverständlich bleibt FB 60 auch bei Direktaufträgen unter 25.000 Euro o. USt. erster Ansprechpartner im Vergaberecht und berät die Dienststellen bei schwierigen Sachverhalten.
- Einschätzung und Beteiligung des Fachbereichs Rechnungsprüfung
Der Fachbereich Rechnungsprüfung hat gemäß § 104 Abs. 1 Nr. 5 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen die Aufgabe der Prüfung von Vergaben. Die Notwendigkeit einer angemessenen Anpassung der bisher geltenden Vorlagegrenze von 5.000 € o.USt. wird seitens der Rechnungsprüfung aus den seitens der Verwaltung genannten Gründen anerkannt.
Der Fachbereich Rechnungsprüfung weist weiter daraufhin, dass mit den verbundenen Freiräumen der unmittelbaren Beschaffungsmöglichkeit durch die jeweiligen Dienststellen Risiken verbunden sind, denen durch geeignete Maßnahmen zu begegnen ist. Dies betrifft auch die Wahrung eines angemessenen Mitarbeiter*innenschutzes.
Durch die vorgeschlagene Anhebung auf 25.000 € o.USt.steigt die Verantwortung auf Sachbearbeiter*innenebene deutlich an. Die Anpassung der Wertgrenzen sollte in den Dienststellen von einem besonderen Augenmerk auf die bereits eingeübte Vergabepraxis begleitet werden (Fachlichkeit, Vier-Augen-Prinzip, …).
Im Hinblick auf den risikoorientierten Prüfansatz werden Direktaufträge zwischen 15.000 € o. USt. und 25.000 € o. USt. unmittelbar nach der Auftragsvergabe dem Fachbereich Rechnungsprüfung angezeigt. Dies geschieht bis zur Umsetzung der einer zentralen Vergabemanagementsoftware unmittelbar an den Fachbereich Rechnungsprüfung.
Die Rechnungsprüfungsordnung und Dienstanweisung für den Fachbereich Rechnungsprüfung wurden aufgrund er o.g. Gründe und aufgrund organisatorischer Änderungen überarbeitet und angepasst. Sie sind entsprechend in der Anlage beigefügt.
- Beteiligung der Fraktionen
Vor Erteilung eines Auftrags ist bisher bei der Beschaffung von Dienst- und Lieferleistungen die Wertgrenze von 8.000 € o. USt. zur Vorlage bei den Fraktionen zu beachten (Fraktionsinfo). Die Vorlagengrenze für Bauleistungen (Direktauftrag, Freihändige Vergabe) liegt z. Z. bereits bei 15.000 € o. USt.. Entsprechend der Anpassung der Wertgrenzen auf 25.000 € o. USt. für beide Beschaffungsarten wird vorgeschlagen, auch die Grenze zur Vorlage der Vergaben bei den Fraktionen auf einheitlich 25.000 € o. USt. anzuheben. Diese Änderung soll bereits vor Änderung der Zuständigkeitsordnung in Kraft treten und bei der nächsten Überarbeitung der Zuständigkeitsordnung nachgearbeitet werden.
- Anpassung der entsprechenden Regelungswerke
Entsprechend der Beschlüsse zu 1. bis 3. wird die Verwaltung die entsprechenden Regelungswerke anpassen. Dies sind insbesondere, die Vergabedienstanweisung, die Rechnungsprüfungsordnung (RPO) und die Zuständigkeitsordnung. Die Rechnungsprüfungsordnung wurde auch hinsichtlich redaktioneller und organisatorischer Änderungen im FB 14 aktualisiert und ist ebenso wie die Dienstanweisung für den Fachbereich Rechnungsprüfung beigefügt. Die RPO ist durch den Rat zu beschließen.
- Aufsetzung eines Schulungs- und Maßnahmenpaketes
Zur Stärkung der Fachlichkeit in den Fachdienststellen und Eigenbetrieben wird zudem ein Schulungs- und Maßnahmenpaket (z.B: Vordrucke zur Dokumentation, Anschluss der Dienststellen an das eingekaufte IT System Beschaffungsmanagement, Schulungsangebote von FB 60) aufgesetzt werden, das die Qualitäten sichern und hinsichtlich des Korruptionsschutzes präventiv wirken soll. Hierzu zählen neben systematischen Schulungsansätzen auch die Stärkung von zentralen, digitalen Registern und Mustern sowie die Evaluierung des Prozesses.
Die weitere Entwicklung auch hinsichtlich ggfls. sich ändernder Gesetzesvorhaben wird beobachtet, bewertet und in die entsprechenden Gremien eingebracht werden.
Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen:
JA | NEIN | ||
X |
Investive Auswirkungen | Ansatz 20xx | Fortgeschriebener Ansatz 20xx | Ansatz 20xx ff. | Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff. | Gesamtbedarf (alt) | Gesamtbedarf (neu) | |
Einzahlungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Auszahlungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Ergebnis | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
+ Verbesserung / - Verschlechterung | 0 | 0 | |||||
Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | ||||||
konsumtive Auswirkungen | Ansatz 20xx | Fortgeschriebener Ansatz 20xx | Ansatz 20xx ff. | Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff. | Folge-kosten (alt) | Folge-kosten (neu) | |
Ertrag | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Personal-/ Sachaufwand | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Abschreibungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Ergebnis | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
+ Verbesserung / - Verschlechterung | 0 | 0 | |||||
Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | ||||||
Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):
Keine
Klimarelevanz:
Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die
Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)
Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine | positiv | negativ | nicht eindeutig |
X |
Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:
gering | mittel | groß | nicht ermittelbar |
X |
Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine | positiv | negativ | nicht eindeutig |
X |
Größenordnung der Effekte
Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.
Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):
gering | unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels) | ||
mittel | 80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels) | ||
groß | mehr als 770 t / Jahr(über 1% des jährl. Einsparziels) |
Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):
gering | unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels) | ||
mittel | 80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels) | ||
groß | mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels) |
Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:
vollständig | |||
überwiegend (50% - 99%) | |||
teilweise (1% - 49 %) | |||
nicht | |||
nicht bekannt |
Technische Details
ID: 1011340
OParl URL:http://ratsinfo.aachen.de/public/oparl/agendaItems?id=1011340
Hauptdokument
Sammeldokument öffentlich
2025-04-09 FB 14_0297_WP18 Anpassung der Wertgr SAO.pdf
9.4.2025
871.7 KB
Metadaten
- TOP
- Ö 3
- Sitzung
- Sondersitzung des Rechnungsprüfungsausschusses
- Gremium
- Rechnungsprüfungsausschuss
- Datum
- Di., 06.05.2025
- Uhrzeit
- 16:00
- Anlass
- Öffentliche/Nichtöffentliche Sitzung
- Vorlage
- Entscheidungsvorlage
- Beratung
- öffentlich
- Status
- gemischt
- Vorlageart
- Entscheidungsvorlage
- Federführend
- FB 14 - Fachbereich Rechnungsprüfung
- Geändert
- 8.2.2026
- Inhalt abgerufen
- 8. Februar 2026 um 12:12
Beschlussdokument
Sammeldokument öffentlich
Öffnen