Mitarbeitendenbefragung - Folgeprozess und Handlungsempfehlungen

Dez V/0002/WP19 · Kenntnisnahme

Beratungsergebnis:zur Kenntnis genommen

Beratung

Herr Dr. Kremer (Dezernat V) stellt das auf der Mitarbeitendenbefragung aufbauende Maßnahmenpaket anhand einer Präsentation vor.

Er führt aus, dass die Mitarbeitendenbefragung im vergangenen Jahr intensiv diskutiert worden sei. Das Ziel sei es gewesen, innerhalb eines Jahres konkrete Maßnahmen zu entwickeln und diese nun schrittweise umzusetzen. Der entsprechende Prozess werde dem Ausschuss vorgestellt.

Inhaltlich hätten sich drei zentrale Handlungsfelder herauskristallisiert: Digitalisierung, Arbeitsbedingungen sowie Zusammenarbeit und Kommunikation. Zu diesen Themen seien Arbeitsgruppen gebildet worden, die aus freiwilligen, engagierten Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung bestünden. Die Gruppen seien sowohl heterogen als auch repräsentativ zusammengesetzt.

Weiter erläutert Herr Dr. Kremer die zeitliche Planung: in der Arbeitsphase im zweiten Quartal 2025 seien konkrete Maßnahmenvorschläge erarbeitet und anschließend dem Verwaltungsvorstand präsentiert worden. Im dritten Quartal 2025 habe die abschließende Beratung im Verwaltungsvorstand stattgefunden. Für das vierte Quartal 2025 habe ein Austausch mit den Arbeitsgruppen zum Prozess und weiteren Vorgehen stattgefunden. Insbesondere seien die Inhalte in der Personalversammlung präsentiert worden, zudem stehe die Veröffentlichung von Handlungsempfehlungen im Mitarbeitendenportal unmittelbar bevor. Die Umsetzung der Maßnahmen sei ab Januar 2026 vorgesehen. Eine zwischenzeitliche Unterbrechung des Prozesses habe sich durch die Kommunalwahl ergeben.

Insgesamt seien 92 Maßnahmenvorschläge erarbeitet worden. Davon seien 9 Maßnahmen abgelehnt worden, 32 befänden sich bereits in Umsetzung und 51 seien priorisiert worden. Als Beispiele für abgelehnte Maßnahmen nennt Herr Dr. Kremer unter anderem die Einführung einer betrieblichen Krankenversicherung sowie die Bereitstellung von Warmwasser in allen Verwaltungsgebäuden aufgrund außer Verhältnis stehender Umsetzungskosten. Zu den Maßnahmen in Umsetzung zählten unter anderem eine grundständige Ausweitung des Prozessmanagements, eine bedarfsgerechte IT-Ausstattung sowie Verbesserungen bei Sozialräumen und der Verpflegungssituation.

Im Bereich Digitalisierung hebt Herr Dr. Kremer insbesondere die Ablösung des Systems GroupWise als umfangreiche Maßnahme hervor. Zudem würden der Ausbau der WLAN-Ausleuchtung in den Verwaltungsgebäuden sowie die Verbesserung der Hardware-Ausstattung vorangetrieben. Die Stadt Aachen sei im kommunalen Vergleich jedoch bereits sehr gut ausgestattet.

Im Handlungsfeld Kommunikation werde unter anderem die Einführung einer Mitarbeitenden-App verfolgt. Hinsichtlich der Arbeitsbedingungen verweist Herr Dr. Kremer auf zahlreiche bereits erfolgte Veränderungen bei Verwaltungsstandorten und -gebäuden.

Die Maßnahmen seien in drei Prioritätskategorien eingeteilt worden. Priorität 1 umfasse beispielsweise den WLAN-Ausbau und eine stärkere Mitarbeitendenbeteiligung, Priorität 2 unter anderem die Entwicklung eines Wertekatalogs im Sinne eines Leitbildes und Selbstverständnisses, Priorität 3 Maßnahmen wie die Aufwertung der Außenbereiche von Verwaltungsgebäuden.

Abschließend gibt Herr Dr. Kremer einen Ausblick auf regelmäßige Informationen im Mitarbeitendenportal, neue Feedbackmöglichkeiten sowie eine stärkere Transparenz und ein begleitendes Controlling der Maßnahmenumsetzung. Das Ziel sei es, erkannte Unzufriedenheiten ganz zeitnah aufzugreifen und durch konkrete Maßnahmen sowie transparente Kommunikation neue Unzufriedenheit zu vermeiden. Die Bereitschaft aller an den Arbeitsgruppen beteiligten Mitarbeitenden, weiterhin in diesen mitzuwirken, werte er als positives Signal für den eingeschlagenen Prozess.

Ratsfrau Eschweiler (CDU) bedankt sich für den Bericht. Sie führt aus, dass es guttue, ein Jahr nach der Mitarbeitendenbefragung zu sehen, dass systematisch eruiert worden sei, wo Verbesserungsbedarfe bestünden. Ihre Fraktion spreche der Verwaltung und den beteiligten Mitarbeitenden ihren Dank für den erheblichen zusätzlichen Aufwand neben dem regulären Arbeitsalltag aus. Positiv hebt sie hervor, dass bereits ein erheblicher Teil der Maßnahmen in Umsetzung sei und dass der überwiegende Anteil der Vorschläge aufgegriffen werde. Es sei wichtig, dass die Anliegen der Mitarbeitenden ernst genommen würden. Der Prozess sei aus ihrer Sicht nicht abgeschlossen, sondern müsse als dauerhafter Monitoringprozess verstanden werden, insbesondere vor dem Hintergrund fortschreitender Digitalisierung und sich verändernder Prioritäten. Die CDU-Fraktion unterstütze diesen Weg ausdrücklich.

Frau Witt (DIE GRÜNEN) schließt sich dem Dank an und betont die erkennbare Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden sowie die Ernsthaftigkeit, mit der deren Anliegen aufgenommen worden seien. Die Vielzahl der Maßnahmen verdeutliche dies eindrucksvoll. Sie nimmt Bezug auf die abgelehnten Maßnahmen und fragt insbesondere nach den Gründen für die Ablehnung der Einführung eines Ticketing-Tools, das aus ihrer Sicht eine niedrigschwellige und breit nutzbare Möglichkeit dargestellt hätte.

Ratsfrau Kurschilgen (DIE GRÜNEN) lobt ebenfalls die Ergebnisse des Prozesses und bedankt sich bei der Verwaltung sowie den beteiligten Mitarbeitenden für die geleistete Arbeit. Sie regt an, sich Ende des Jahres 2026 erneut mit den Ergebnissen und dem Stand der Umsetzung zu befassen.

Ratsherr Dopatka (SPD) bedankt sich ebenfalls für die Darstellung des Zwischenstandes. Er hebt insbesondere die Kontinuität in der Begleitung des Prozesses hervor, die aus seiner Sicht ein wichtiges Zeichen für die Ernsthaftigkeit und Glaubwürdigkeit des Vorgehens darstelle. Er zeigt sich zuversichtlich hinsichtlich der weiteren Entwicklung und der kommenden Umsetzungsschritte.

Herr Pinzek (Volt) bedankt sich für die umfangreiche Erarbeitung der Maßnahmen und äußert sich positiv zu der geplanten erneuten Mitarbeitendenbefragung bis Ende 2027. Er nimmt Bezug auf die vorgesehene regelmäßige anonyme Befragung der Mitarbeitenden ab dem Jahr 2026 und bittet um eine kurze Erläuterung, wie dieses Instrument ausgestaltet werden solle.

Ratsfrau Begolli (DIE LINKE) schließt sich dem Dank an und führt aus, dass das Ziel der Mitarbeitendenbefragung gewesen sei, bestehende Probleme offen zu benennen und nicht eine positive Selbstdarstellung vorzunehmen. Die Bündelung der Ergebnisse in drei zentrale Handlungsfelder bewertet sie als gelungen. Sie betont die Bedeutung, die Mitarbeitenden regelmäßig über Fortschritte zu informieren, und spricht sich dafür aus, auch die Politik transparent an dem weiteren Prozess teilhaben zu lassen.

Herr Dr. Kremer bedankt sich für die Rückmeldungen und leitet den Dank gerne an die Verwaltung weiter. Bezüglich der angesprochenen Punkte erklärt er, dass bei der Bewertung von Maßnahmen, wie beispielsweise der abgelehnten Einführung eines Ticketing-Tools, sorgfältig abgewogen worden sei. Bestehende Feedback- und Kommunikationssysteme würden bereits genutzt, ein zusätzlicher Aufwand hätte lediglich zu einer zusätzlichen Bürokratisierung ohne größeren Mehrwert geführt.

Zur Transparenz schließt er sich den Ausführungen von Ratsfrau Begolli (DIE LINKE) an und weist darauf hin, dass Informationen auch weiterhin im Mitarbeitendenportal abrufbar seien und Mitarbeitende sowie die Politik sich sehr gerne insbesondere hierüber aktiv erkundigen könnten. Zudem sei vorgesehen, mindestens einmal jährlich im Ausschuss über den Stand der Umsetzung zu berichten.

Hinsichtlich der geplanten Mitarbeitendenbefragung 2027 führt Herr Dr. Kremer aus, dass eine größere Befragung vorgesehen sei, die stärker auf die jeweiligen Fachbereiche zugeschnitten werden solle. Das Ziel sei es, die methodischen Fehler der letzten Befragung zu vermeiden und die Heterogenität innerhalb der Verwaltung angemessen abzubilden. Ergänzend sollen kleinere und spezifischere Formate in einzelnen Fachbereichen eingesetzt werden.

Er betont, dass die Beteiligung der Mitarbeitenden stets parallel zu den formalen Strukturen der Beteiligung der Personalvertretung erfolgen und diese ergänzen, nicht verdrängen solle. Frau Buchem (Dezernat V) begleite den Prozess wesentlich und die Verwaltung werde weiterhin daran arbeiten, die Umsetzung der Maßnahmen zu optimieren.

Beschluss

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht „Mitarbeitendenbefragung - Folgeprozess und Handlungsempfehlungen“ zur Kenntnis.

Erläuterungen

Die Ergebnisse der gesamtstädtischen Mitarbeitendenbefragung wurden den Beschäftigten am 10. Dezember 2024 im Nachgang zur Personalversammlung vorgestellt. All diejenigen, die nicht persönlich teilnehmen konnten, hatten im Nachgang die Möglichkeit, sich über das Mitarbeitendenportal über die Befragungsergebnisse zu informieren, die dort zusammen mit einer schriftlichen „Einordnung“ durch die Oberbürgermeisterin am 12.12. zur Verfügung gestellt wurden.

Am 14.01.25 hat sich der Verwaltungsvorstand erstmalig mit der Frage des weiteren Umgangs mit den Befragungsergebnissen sowie dem sich hieran anschließenden Folgeprozess befasst. Hierbei wurde sich auf ein zweigleisiges Vorgehen verständigt. Einerseits sollte bereichsbezogen mit denspezifischen Ergebnisauswertungen der jeweiligen Dezernate und (Fach-)Bereiche weitergearbeitet werden, da diese einen guten Überblick über die Dinge boten, die innerhalb der jeweiligen Bereiche virulent waren und eingehender betrachtet werden mussten. Andererseits wurde eine Reihe von Themenfeldern identifiziert, die für alle Mitarbeitenden gleichermaßen von Belang waren und daher einer bereichsübergreifenden Bearbeitung bedurften. Zu diesem Zweck wurden die Befragungsergebnisse in einem nächsten Schritt in die Handlungsfelder "Kommunikation und Zusammenarbeit stärken", "Digitalisierung voranbringen und Prozesse beschleunigen" sowie "Arbeitsbedingungen verbessern"geclustert und von divers zusammengesetzten Arbeitsgruppen analysiert, interpretiert und in Form von Verbesserungsvorschlägen aufbereitet.

Von Anfang März bis Ende Mai kamen rund 50 Kolleg*innen aus den verschiedensten städtischen Arbeitsbereichen an jeweils sechs Vormittagen unter externer Moderation zusammen, um zentrale Themen herauszustellen und konkrete Handlungsempfehlungen zu erarbeiten.Innerhalb der jeweiligen Themenkomplexe wurde offen diskutiert, kritisch hinterfragt und vor allem: mit großem Engagement, klarem Blick und viel Herzblut an konstruktiven Lösungen gearbeitet, die dem Verwaltungsvorstand in seiner Sitzung vom 10. Juni vorgestellt und innerhalb der Vorstandssitzung am 30. September abschließend beraten wurden.

Im Ergebnis zieht die Verwaltung ein positives Resümee:Von den 92 erarbeiteten Empfehlungen befinden sich aktuell bereits 32 (35%) in Umsetzung. Weitere 51 Empfehlungen (55%) wurden einer Priorisierung zugeführt und mit konkreten Zeitschienen versehen. Lediglich neun Empfehlungen (10%) wird aus nachvollziehbaren Gründen nicht gefolgt.

Neben den Ergebnissen der Mitarbeitendenbefragung selbst zeigen auch die erarbeiteten Handlungsempfehlungen deutlich, an welchen Stellen bestehende Strukturen, Abläufe und Kommunikationswege als hemmend erlebt werden und liefern somit wertvolles Potenzial für die Entwicklung hin zu einer moderneren Verwaltung – beginnend bei effizienteren Prozessen über verbesserte digitale Ausstattung bis hin zu optimierter interner Kommunikation und Zusammenarbeit. Folgende Themenschwerpunkte sind hierbei besonders hervorzuheben:

1. Digitalisierung voranbringen und Prozesse beschleunigen

Die Themen Digitalisierung und Prozessoptimierung sind unerlässlich, um als Stadt Aachen weiterhin effizient, transparent und bürger*innennah agieren zu können. Als Grundvoraussetzung spricht sich die Verwaltung daher für eine bedarfsorientierte Ausstattung aller Mitarbeitenden mit entsprechender Hard- und Software sowie einen konsequenten Ausbau der technischen Infrastruktur aus. Auch werden – im Sinne von Entbürokratisierung – bestehende Prozesse und Abläufe künftig noch konsequenter hinterfragt, bei Bedarf optimiert und - soweit möglich - digitalisiert. In Form eines gesamtstädtischen und ganzheitlichen Prozessmanagements sollen bestehende Verwaltungsvorgänge und Arbeitsschritte im Detail erhoben und auf konkretes Verbesserungspotenzial hin überprüft werden. Durch eine transparente Darstellung der Mehrwerte profitiert somit nicht nur der betroffene Fachbereich, sondern die gesamte Verwaltung.

2. Kommunikation und Zusammenarbeit stärken

Ein größerer Teil der städtischen Mitarbeitenden fühlt sich unzureichend informiert, nicht genügend eingebunden oder gesehen. Die Ursachen liegen in fehlender oder unzureichender Kommunikation, mangelnder Transparenz oder zu starren Kanälen. Dies liegt unter anderem darin begründet, dass nicht alle Mitarbeitenden an das städtische Netz angebunden sind bzw. über einen städtischen Mailzugang verfügen. Die Verwaltung spricht sich daher klar für die Schaffung eines möglichst reibungslosen Kommunikation- und Informationsflusses innerhalb der Stadt Aachen aus, der u.a. durch die Etablierung einer Mitarbeitenden-App sichergestellt werden soll. Auch soll die Planung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen künftig noch gezielter und individueller angegangen werden, um möglichst alle Mitarbeitenden zu erreichen. Darüber hinaus wird vermehrt auf Dialogformate gesetzt, die den Austausch mit den Mitarbeitenden - auch und vor allem bereichsübergreifend - fördern.

3. Arbeitsbedingungen verbessern

Eine konsequente Sanierung/Modernisierung der bestehenden Verwaltungsstandorte ist aus Sicht der Verwaltung unerlässlich, um den städtischen Mitarbeitenden ein motivierendes und wertschätzendes Arbeitsumfeld zu bieten. Gleichbedeutend ist die Schaffung entsprechender Erholungs- und Versorgungsmöglichkeiten. Daher sollen möglichst alle Bereiche Zugang zu Teeküchen, Pausen- /Aufenthaltsräumen und Verpflegungsmöglichkeiten (Wasser, Kaffee, kalte und/oder warme Mahlzeiten) erhalten.

Sowohl die Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung selbst als auch die nun vorliegenden Handlungsempfehlungen thematisieren nicht nur strukturelle oder organisatorische Verbesserungsansätze, sondern auch grundlegende kulturelle Themen – wie z. B. die Art der Zusammenarbeit, den internen Umgang mit Informationen, das Vertrauen zwischen Ebenen und Bereichen oder das städtische Führungs- und Selbstverständnis. Wirkliche Veränderung ist hier nicht durch die alleinige Umsetzung der beschriebenen Einzelmaßnahmen zu erreichen, sondern vielmehr durch eine ganzheitliche Auseinandersetzung mit der gelebten Unternehmenskultur. Daher sind die Handlungsempfehlungen auch als fester Bestandteil der Gesamtstrategie der Stadtverwaltung zu verstehen, da sie die Stimmen der Mitarbeitenden mit den strategischen Zielen der Stadt Aachen verbinden und so die Grundlage schaffen für eine zukunftsorientierte, nachhaltige und somit erfolgreiche Weiterentwicklung der Stadt Aachen.

Die 83 ausgearbeiteten Empfehlungen sowie die auf dieser Basis durch den Verwaltungsvorstand gesetzten Themenschwerpunkte sollen künftig als langfristige Steuerungsinstrumente dienen, um die Arbeitszufriedenheit und Innovationsfähigkeit der Mitarbeitenden zu erhalten und die Arbeitgeberattraktivität zu steigern. Damit diese auch wirklich greifen können, setzt die Verwaltung vor allem auf breitere Mitarbeitendenbeteiligung, ein zentrales Controlling sowietransparentere Kommunikation und Information.

Die vielfältigen Kompetenzen, Fachkenntnisse und Praxiserfahrungen innerhalb der städtischen Belegschaft sollen künftig im Sinne einer neuen Kultur der Wissenseinbringung strukturiert und kontinuierlich einbezogen werden, um Verbesserungen und Innovationen noch gezielter zu fördern.Aufgrund ihrer diversen Zusammensetzung stellen die Arbeitsgruppen bereits jetzt ein Spiegelbild der städtischen Belegschaft dar. Daher sollen diese in Zukunft im Sinne eines "Früherkennungssystems" immer wieder eingebunden werden, um die weitere Be- und Ausarbeitung der Handlungsempfehlungen zu validieren und auf Verständlichkeit/praktische Umsetzbarkeit hin zu überprüfen. Darüber hinaus sollMitarbeitendenbeteiligung als fester Bestandteil der städtischen Organisations- und Unternehmenskultur verstanden werden, in dem neue transparente Beteiligungs- und Dialogformate erarbeitet und eingeführt und Räume eröffnet werden, in denen Ideen, Feedback und Verbesserungsvorschläge systematisch aufgenommen werden.Regelmäßig stattfindende Bereichs- und/oder Impulsbefragungen sollen darüber hinaus eine systematische und quantifizierbare Erfassung der Stimmung und Zufriedenheit innerhalb der Mitarbeitendenschaft sowie eine Beurteilung der Effektivität der umgesetzten Maßnahmen ermöglichen.

Um den Erfolg der Maßnahmen auch langfristig zu sichern, braucht es darüber hinaus ein nachhaltiges, strukturiertes und transparentes Monitoring und Controlling. Durch eine kontinuierliche Beobachtung und Bewertung der Umsetzungsfortschritte soll gewährleistet werden, dass die Maßnahmen nicht nur gestartet, sondern auch erfolgreich implementiert und konsequent weiterentwickelt werden.

Abschließend gilt es, die Mitarbeitenden regelmäßig, leicht zugänglich und verständlich über aktuelle Entwicklungen und Fortschritte zu informieren, um die Akzeptanz und das Engagement aufrechtzuerhalten und mehr Transparenz zu schaffen. Hierzu soll im Mitarbeitendenportal eine eigene Seite entwickelt werden, auf welcher der bisherige Prozess in Form einer visuellen Roadmap dargestellt wird und die drei großen Themenfelder "Arbeitsbedingungen", "Kommunikation und Zusammenarbeit" sowie "Digitalisierung voranbringen und Prozesse beschleunigen" nochmals detailliert vorgestellt werden. Neben der Auflistung der erarbeiteten Handlungsempfehlungen soll die Seite durch regelmäßige Updates und Stories - bezogen auf die einzelnen Handlungsfelder - ergänzt und durch Stimmen aus der Mitarbeitendenschaft, kleine Videos und einen Feedback-Bereich im Sinne eines "Echtzeit-Stimmungsbarometers" abgerundet werden.

Ende 2027 soll die Wirksamkeit der Maßnahmenumsetzung über eine erneute gesamtstädtische Mitarbeitendenbefragung evaluiert werden.