Gastronomische Versorgung der durch Eurogress betreuten Drittveranstaltungen im Business- und Eventbereich im Tivoli

1. Ausgangssituation

Seit Juli 2013 vermarktet der Eigenbetrieb Eurogress Aachen den Business- und Eventbereich im Tivoli und mietet ihn zum Zweck der Durchführung von Veranstaltungen von der Aachener Stadion Beteiligungs GmbH (ASB GmbH). Der Eigenbetrieb Eurogress zahlt hierfür eine Miete in Höhe von 250.000 Euro pro Jahr an die ASB GmbH.

Der Business- und Eventbereich steht dem Eurogress bis vier Stunden vor und vier Stunden nach Heimspielen der Lizenzmannschaft der TSV Alemannia Aachen GmbH (Ligaspiele, Freundschaftsspiele, Turniere, Pokalspiele im DFB-Pokal oder im WFV-Pokal) zur Verfügung.

Zum Mietgegenstand gehören zusätzlich zu den Räumen, die wir für Veranstaltungen vermieten können, ein Büro für die Projektleitungen, Lagerräume sowie zwei Relaisküchen auf Ebene 2 und 3 (Verteilerküchen, in denen nicht produziert wird). Außerdem sind alle Thekenanlagen, Buffets etc. enthalten.

Im Rahmen dieser Mietkonstellation greifen die TSV Alemannia Aachen GmbH sowie deren Dienstleister und wir auf die gleiche Infrastruktur zu. Dies erfordert regelmäßige Abstimmung sowie einen kooperativen, lösungsorientierten Umgang miteinander.

2. Gastronomische Versorgung bei Veranstaltungen

Seit Übernahme der Vermarktung des Business- und Eventbereichs für Drittveranstaltungen haben wir ca. 1.000 Veranstaltungen durchgeführt. Wir „schnüren“ für die Kunden und Kundinnen ein „Gesamtpaket“ für ihre Veranstaltungen. D.h., dass wir neben der Vermietung der Räume auch Zusatzleistungen wie z.B. Technik, Personal und Eventmodule sowie die gastronomische Versorgung anbieten, so dass Kunden und Kundinnen ein „Rundum-Sorglos-Paket“ bei uns beziehen können.

Von 2013 bis 2016 haben wir für die gastronomische Versorgung der Veranstaltungen mit zwei Dienstleistern zusammengearbeitet. Von einem Dienstleister haben wir die Speisen, von dem anderen Dienstleister Getränke sowie Servicepersonal bezogen. Nachdem die TSV Alemannia Aachen GmbH ab der Saison 2016 einen neuen Cateringdienstleister hatte, haben wir bis Juni 2025 alle Leistungen bei diesem Dienstleister bezogen.

Da wir sowohl strategische und operative Ziele mit einer qualitativ guten gastronomischen Versorgung im Business- und Eventbereich im Tivoli verfolgen, haben wir uns im Mai 2025 entschieden, mit anderen Dienstleistern zusammen zu arbeiten oder die Leistung (z.B. Personal) selbst zu erbringen. Hiermit wollen wir sowohl die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden sowie der Veranstaltungsgäste als auch unseren wirtschaftlichen Erfolg sicherstellen und fördern.

a. Steigerung der Kundinnen- und Kundenzufriedenheit

Positive Erlebnisse schaffen: Hochwertige gastronomische Versorgung trägt wesentlich zur Gesamtatmosphäre der Veranstaltung bei und hinterlässt einen bleibenden positiven Eindruck.

Kundinnen- und Kundenbindung und Wiederbuchung: Zufriedene Kundinnen und Kunden sind eher bereit, ihre nächsten Veranstaltungen erneut bei uns zu planen.

b. Wettbewerbsvorteil und Differenzierung

Abheben von der Konkurrenz: Eine einzigartige und qualitativ hochwertige gastronomische Versorgung macht unsere Locations attraktiver und unterscheidet sie von Wettbewerbern.

Exklusivität und Prestige: Hochwertige gastronomische Versorgung unterstreicht das Premium-Image unserer Locations.

c. Erhöhung der Buchungszahlen

Veranstalterinnen und Veranstalter anziehen: Eine exzellente gastronomische Versorgung ist oft ein entscheidender Faktor bei der Wahl des Veranstaltungsortes.

Breiteres Zielpublikum: Flexible und vielseitige gastronomische Versorgung ermöglicht die Ausrichtung unterschiedlicher Veranstaltungsformate (z. B. Konferenzen, Weihnachtsfeiern) mit unterschiedlichen Budgets.

Zusammengefasst trägt eine hochwertige gastronomische Versorgung im Business- und Eventbereich im Tivoli dazu bei, diesen als Premium-Location zu etablieren, langfristige Kunden- und Kundinnenbeziehungen aufzubauen und zu stabilisieren und nachhaltiges Wachstum zu erzielen.

Unser oberstes Ziel ist es daher, dass die Kunden- und Kundinnenvorstellungen und -wünsche im Mittelpunkt stehen und diese für jedes Preissegment und jedes Veranstaltungsformat ein adäquates und qualitativ hochwertiges Angebot erhalten.

3. Anforderungen an eine hochwertige gastronomische Versorgung und Umsetzung im Business- und Eventbereich im Tivoli

Aus den o.a. Zielen ergeben sich folgende Anforderungen, die sowohl den kulinarischen Aspekt, den Service, die organisatorischen Abläufe und die Wünsche der Kundinnen und Kunden betreffen.

a. Frische und Qualität der Speisen: hochwertige Zutaten, kreative Angebotsgestaltung, attraktive Präsentation

b. Flexibilität und Individualität: Anpassung an Art und Größe der Veranstaltung, themenbezogene Konzepte z.B. für Weihnachtsfeiern

c. Kostentransparenz und Preis-Leistungsverhältnis: transparente Kalkulation für Kundinnen und Kunden, Balance zwischen Qualität und Budget des Veranstalters, preisliche Flexibilität

d. Professionalität des Personals: erfahrener Service, Schnelligkeit und Effizienz, Gästeorientierung

In der Vergangenheit hat mangelnde Qualität der gastronomischen Versorgung bei Drittveranstaltungen im Tivoli zu einer hohen Unzufriedenheit bei unseren Kunden und Kundinnen geführt.

Da dies ein hohes Risiko von Umsatzverlust aufgrund des Weggangs von Kundinnen und Kunden sowie einen Wettbewerbsnachteil bedeutet und um unsere Ziele und Qualitätsansprüche konstant und langfristig sicherstellen zu können, arbeiten wir im Business- und Eventbereich im Tivoli seit Juni 2025 mit folgendem Modell:

Die Eurogress Aachen Betriebs-GmbH wird vom Eigenbetrieb beauftragt, die gastronomische Versorgung für alle Drittveranstaltungen im Tivoli zu organisieren. Die Betriebs-GmbH hat das hierfür notwendige Personal (Projektleitung Gastronomie) eingestellt. Die Projektleitung Gastronomie führt die Absprachen mit Kunden und Kundinnen, erstellt Angebote, koordiniert die Beschaffung qualitativ hochwertiger Speisen und Getränke, plant das notwendige Servicepersonal, schult und leitet dieses an und betreut die Veranstaltung. D.h., der gesamte Prozess wird von uns gesteuert, wodurch wir eine maximale Kundenzufriedenheit sicherstellen.

4. Logistikkonzept

Im Business- und Eventbereich werden bei Heimspielen der Alemannia Aachen die Sponsoren und Businessgäste auf zwei Ebenen (Club Lounge-Ebene und Logen-Ebene) gastronomisch versorgt. Hierfür ist in den Räumlichkeiten die notwendige gastronomische Infrastruktur (Thekenanlagen, Kühlschränke, Buffets etc.) vorhanden und wird im Rahmen der Heimspiele von dem Cateringpartner genutzt, den die Alemannia Aachen hiermit beauftragt.

Wir greifen auf die gleiche Infrastruktur für die gastronomische Versorgung der Drittveranstaltungen zurück. Daher ist eine regelmäßige Abstimmung mit dem Cateringpartner der Alemannia Aachen unter Einbindung der Aachener Stadion Beteiligungs GmbH (ASB), die diese Infrastruktur im Rahmen unseres Mietvertrags an uns vermietet, bzgl. der Nutzung und Übergabe nach Heimspielen notwendig. Hierfür wurde ein Logistikkonzept – mit Beteiligung der ASB - erarbeitet, mit dem alle Beteiligten die gastronomische Versorgung wie von den Auftraggebern (Alemannia Aachen) bzw. den Kundinnen und Kunden des Eurogress gewünscht, sicherstellen können.

Das Konzept der Eurogress Aachen Betriebs-GmbH sieht wie folgt aus:

a. Getränkelogistik

Wir koordinieren die Getränkelogistik eigenständig. Wir bestellen Getränke bei einem Lieferanten aus der Region, lagern diese in eigenen Kühlschränken in Relaisküchen auf Ebene 2 und Ebene 3 und bestücken die Theken sowie Kühlschränke im Business- und Eventbereich veranstaltungsbezogen.

b. Speisenlogistik

Wir greifen auf drei Cateringpartner zurück, die die gewünschten Speisen und auch Zusatzleistungen wie z.B. Geschirr etc. veranstaltungsbezogen liefern. Für Zwischenlagerungen etc. stehen uns ebenfalls die Relaisküchen auf Ebene 2 und 3 zur Verfügung.

c. Personal

Wir beschäftigen Servicekräfte auf Minijob-Basis bzw. als kurzfristig Beschäftigte, schulen diese, statten sie mit Dienstkleidung aus und leiten sie während der Veranstaltungen an.

5. Evaluation der Kundenzufriedenheit

Seit Juni 2025 sind von der Eurogress Aachen Betriebs-GmbH insgesamt 9 Veranstaltungen gastronomisch versorgt worden. Darunter war eine zweitägige Tagung eines Stammkunden mit 200 Teilnehmenden sowie drei Weihnachtsfeiern mit 120, 280 und 500 Personen. Alle anderen Veranstaltungen wurden noch von unserem vorherigen Cateringpartner betreut, da für einige Veranstaltungen im 2. Halbjahr 2025 bereits Aufträge an diesen erteilt worden sind.

Das Feedback der Kundinnen und Kunden der Veranstaltungen, die wir betreut haben, war durchweg sehr positiv. Vor allem Stammkunden fiel eine deutliche Veränderung in der Präsentation und Qualität der Speisen sowie im Service während der Veranstaltung auf.

Auszug aus der Abfrage der Kundenzufriedenheit:

Weihnachtsfeier im November 2025 (Stammkunde):

„Von der Planung an, bis hin zur Betreuung vor Ort waren wir so zufrieden, dass wir 2026 wieder zu Euch in den Tivoli kommen möchten. Das Essen und die Servicekräfte vor Ort wurden sehr gelobt. Man kennt ja Veranstaltungen, wo man eine halbe Stunde auf sein Bier warten muss...hier ging immer alles sehr zügig. Immer präsent, aber nie aufdringlich! Somit...wir waren rundum zufrieden und happy!!! DANKE

Tagung im Oktober 2025 (Stammkunde):

„Wir sind rundum sehr zufrieden mit dem Service, dem Team und dem Ablauf. Auch das Catering war in diesem Jahr endlich wieder super. Weder auf Kundenseite noch intern gab es negatives Feedback, eher im Gegenteil.“

6. Ausblick

Da uns teilweise bekannt ist, wer aufgrund mangelnder Zufriedenheit mit der gastronomischen Versorgung im Business- und Eventbereich im Tivoli seine Veranstaltungen dort nicht mehr durchführt, werden wir diese Kundinnen und Kunden gezielt ansprechen und darüber informieren, dass wir die gastronomische Versorgung optimiert haben und auf diese Weise versuchen, sie wieder für die Durchführung ihrer Veranstaltungen im Tivoli zu gewinnen.