Einführung eines strategischen Prozessmanagements

Prozessmanagement als solches ist keine neue Aufgabe, sondern wird in der Verwaltung bereits seit Jahren praktiziert. Einen wichtigen Meilenstein stellte dabei die Reorganisation des FB 11/500 – Organisationsmanagement – im November 2022 dar. In diesem Zuge wurde eine zusätzliche Teamleitung mit dem Schwerpunkt Prozessmanagement eingerichtet (FB 11/520 – Organisation und Prozesse) und mit zunächst 2,0 VZÄ Sachbearbeitung ausgestattet.

Im Rahmen der überörtlichen Prüfung der gpaNRW 2024/2025 - 3. Informationstechnik wurden weitere Ausbaufelder des Prozessmanagements in der Stadt Aachen festgestellt und u.a. eine enge Verknüpfung des Prozessmanagements mit der IT angeregt. Auch vor diesem Hintergrund wurde der bereits begonnene Auftrag konsequent weiterverfolgt. Im Stellenplan 2026 wurden zusätzliche 2,0 VZÄ Sachbearbeitung zur Einrichtung empfohlen, um das Prozessmanagement gezielt zu stärken.

Mit der aktuellen und nachstehenden beschriebenen Ausrichtung wird das Prozessmanagement nun auf ein neues strategisches Niveau gehoben. Durch eine noch gezieltere Steuerung und Optimierung der Prozesse können Ressourcen bestmöglich genutzt, Abläufe in standardisierter Form beschleunigt, vorhandenes Wissen in den Organisationseinheiten bewahrt und die Zufriedenheit der Bürger*innen und weiteren Kund*innen deutlich gesteigert werden.

1. Strategisches Prozessmanagement

Im FB 11/520 - Organisation und Prozesse wurde dazu ein Team mit hoher Expertise verankert, welches sich gezielt um das Themenfeld des Prozessmanagements kümmert (Prozessmanager*innen). Dieses Team soll dafür sorgen, dass die Prozesse langfristig auf die Strategie der Stadt Aachen ausgerichtet und Abläufe kontinuierlich optimiert und beschleunigt werden. Im Rahmen des Prozessmanagements wird zugleich eine Aufgabenkritik durchgeführt, also analysiert, ob bestehende Aufgaben erforderlich, zweckmäßig gestaltet und effizient in den Gesamtprozess eingebunden sind oder ob sie vereinfacht, automatisiert oder weggelassen werden können.

Dazu wurden ein Konzept, Ziele und eine Vorgehensweise entwickelt, die nun umgesetzt und laufend optimiert werden – und das über einen Zeitraum von mehreren Jahren hinweg, wobei Verbesserungen möglichst frühzeitig greifen sollen.

Neben der Festlegung der strategischen und der operativen Ausrichtung werden die organisatorischen Grundlagen sowie die Prozessstandards und Prozesswerkzeuge des Prozessmanagements von FB 11/500 entwickelt und vorgegeben. Ergänzend zu der originären Organisationsarbeit stellt die Abteilung Standards, Arbeitshilfen und Beratungsangebote zur Verfügung. Es sollen Impulse und Hilfestellungen gegeben werden, um das Thema Prozessmanagement mit den Organisationseinheiten gemeinsam umzusetzen und dieses langfristig als Organisationsentwicklungsinstrument bei der Stadt Aachen zu etablieren. In den Organisationseinheiten wandelt sich mehr und mehr die Verantwortlichkeit für die Aufbauorganisation (Zuständigkeit) in die Gesamtverantwortung für Geschäftsprozesse (Prozesseigner*in mit Blick auf Ziele,

Leistungen und Zielgruppen).

2. Konzept des strategischen Prozessmanagements

FB 11/500 hat ein Konzept zur Einführung eines strategischen Prozessmanagement entwickelt:

Im März 2025 wurde die Prozessmanagementsoftware „Picture“ produktiv gesetzt. Diese ist die systemische Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung des Prozessmanagements. Die Prozesse können den Bereichen dauerhaft online zur Verfügung gestellt und von diesen genutzt werden.

Prozessmanagement darf von den Organisationseinheiten nicht als lästige Nebenaufgabe betrachtet werden, sondern vielmehr als zentrale und lebendige Kernaufgabe einer modernen Verwaltung, die sich kontinuierlich verbessert und weiterentwickelt. Da die Prozesse dynamisch sind, muss im operativen Geschäft – sowohl von FB 11/500 als auch von den Organisationseinheiten – kontinuierlich angepasst und verfolgt werden.

Daher ist es wichtig, die vorgesetzten Personen und Mitarbeiter*innen aktiv in den Veränderungsprozess einzubinden, um eine nachhaltige Akzeptanz zu sichern. Die Mitarbeitenden werden durch gezielte Kommunikation umfassend über das Prozessmanagement informiert und aktiv zur Mitwirkung gewonnen.

Hierzu werden unter anderem eine eigene Seite im Mitarbeitendenportal eingerichtet sowie Informationsveranstaltungen durchgeführt.

3. Implementierung des Prozessmanagements

Im Rahmen des strategischen Prozessmanagements wurde eine einheitliche und strukturierte Vorgehensweise für das operative Prozessmanagement konzipiert, abgestimmt und verbindlich festgelegt.

Diese bildet die Grundlage für eine konsistente Umsetzung, Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung der operativen Prozesse in der Stadtverwaltung Aachen.

Nach Kenntnisnahme des Verwaltungsvorstands im Mai 2025 startete eine Pilotphase. Nach erfolgreichem Abschluss der Prozessidentifikation in den Pilotbereichen wurden die gewonnen Erfahrungen genutzt, um das Prozessmanagement schrittweise auf alle Organisationseinheiten der Allgemeinen Verwaltung auszuweiten.

Hierzu wurde ein Roll-Out Plan entwickelt, der stetig fortgeschrieben wird.

Auf Basis von Vergleichswerten aus anderen Großstädten ähnlicher Größe wird davon ausgegangen, dass die Stadt Aachen über insgesamt rund 2.500 Geschäftsprozesse verfügt. Aktuell sind 516 Prozesse gescreent worden.

4. Zusammenarbeit zwischen FB 11 und FB 15

Die enge Zusammenarbeit zwischen den Bereichen FB 11/500 und FB 15 wird konsequent weiter vorangetrieben. Beide Bereiche arbeiten bereits Hand in Hand, um schnell und zielgerichtet auf neue Anforderungen und Veränderungen zu reagieren. Diese Zusammenarbeit ist nicht nur harmonisiert, sondern auch auf Agilität ausgelegt, um flexibel und effizient auf die Herausforderungen im kommunalen Alltag reagieren und eingehen zu können. Der proaktive, praxisorientierte Ansatz stellt sicher, dass die beiden Bereiche nicht nur reaktiv handeln, sondern aktiv die richtigen Weichen für eine erfolgreiche Umsetzung stellen. Durch den kontinuierlichen Abgleich der Ergebnisse des laufenden Prozessscreenings in FB 11/500 mit den strategischen Zielen von FB 15 wird ein klarer, gemeinsamer Kurs definiert, der dann zielstrebig verfolgt wird.

5. Langfristige Perspektive

Die Einführung eines professionellen Prozessmanagements ist kein kurzfristiges Projekt, sondern eine strategische Investition in die Zukunft der Stadt Aachen. Sie hilft, organisationsübergreifend effizienter zu arbeiten, Kosten zu reduzieren, eine saubere Grundlage für die Digitalisierung zu schaffen und unsere Wettbewerbsfähigkeit mit Qualitätsblick auf unsere städtischen Dienstleistungen langfristig zu sichern. Zudem schafft sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, die Innovationen fördert und unsere Organisation resilienter macht. Darüber hinaus werden wichtige Erkenntnisse für die Identifizierung kritischer sowie korruptionsgefährdeter Prozesse geliefert.

In der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses wird ein Rückblick auf bisherige Erfahrungen und Entwicklungen gegeben sowie wesentliche Grundgedanken und Kerninhalte des strategischen Prozessmanagements vorgestellt. Im Rahmen der Präsentation werden dabei insbesondere das grundlegende Konzept, Ziele und Nutzen sowie die operative Vorgehensweise näher erläutert. Über diese Rahmenbedingungen hinaus wird ein Einblick in die genutzte Prozessmanagementsoftware gegeben.