Preissystem Aachen Event

Aachen Event erhebt in seinen vier Veranstaltungsstätten (Eurogress Aachen, Kurhaus Aachen, Bendplatz Aachen, Business & Event Bereich des Tivoli-Fußballstadions) Entgelte für die Nutzung dieser Spielstätten. Das Preislistengefüge ist bewusst differenziert aufgebaut, um der Vielfalt der Veranstaltungsformate, den unterschiedlichen Ausstattungsanforderungen und den gesetzlichen Sicherheitsverpflichtungen gerecht zu werden. Darüber hinaus ist das Preislistensystem ein komplexes, mehrdimensionales Gefüge, das die Vielfalt des Veranstaltungsgeschäfts widerspiegelt. Die Komplexität ist funktional begründet und entspricht der Bandbreite der Leistungen, die Aachen Event für die vier Spielstätten anbietet.

I. System:

Das Preislistensystem gliedert sich in drei Hauptbereiche:

Hauptbereich 1 – Raummieten nach Veranstaltungsformat und Spielstätte

Hauptbereich 2 – Zusatzleistungen (Personal, Technik, Ausstattung)

Hauptbereich 3 – Sonderentgeltordnungen (Brauchtum / Öcher Bend/ Historischer Jahrmarkt)

1) Preislisten für Raummieten:

Für jede der vier Veranstaltungsstätten existieren separate Preislisten für die Raummieten. Diese sind jeweils nach den drei nachfolgend beschriebenen Veranstaltungsformaten differenziert, da sich die Betriebsanforderungen, der Personalaufwand und die technische Ausstattung je nach Format erheblich unterscheiden.

Veranstaltungsformate:

a) Gastspielveranstaltungen

Gastspielveranstaltungen umfassen kommerzielle Bühnenproduktionen, Konzerte, Shows und vergleichbare Fremdveranstaltungen, bei denen ein*e externe*r Veranstalter*in die Spielstätte als Gastgeber*in nutzt. Die Raummiete orientiert sich in diesem Segment typischerweise an:

• der Kapazität und Ausstattungsklasse der Spielstätte,
• dem gebuchten Zeitraum (Proben, Aufbau, Veranstaltung, Abbau),
• branchenüblichen Tarifen für professionelle Gastspielnutzung.

b) Gesellschaftliche Veranstaltungen

Gesellschaftliche Veranstaltungen sind Feiern, Gala-Abende, Empfänge, Bälle, Firmenevents und vergleichbare Anlässe. Sie erfordern in der Regel eine besondere Bestuhlung, Gastronomieinfrastruktur und ggf. Bühnenelemente. Die Preisgestaltung berücksichtigt:

• Saalgröße und Konfiguration,
• Nutzungszeit und Bewirtschaftungszeiten,
• besondere Anforderungen an Dekoration und Nebenräume.

c) Tagungen, Kongresse und Seminare

Tagungsformate haben eigene Anforderungen an Bestuhlung (Parlamentarisch, U-Form, Reihe), Medientechnik und Nebenräume. Diese Formate sind häufig mehrtägig, was eigene Tarife für Mehrtagesbuchungen erforderlich macht. Relevante Faktoren sind:

• Anzahl der Seminar- und Breakout-Räume,
• Anforderungen an Medien-, Ton- und Übersetzungstechnik,
• Verpflegungspakete in Verbindung mit Cateringinfrastruktur.

2) Preislisten für Zusatzleistungen:

Neben den reinen Raummieten existieren Preislisten für Zusatzleistungen, die im Rahmen einer Veranstaltung in Anspruch genommen werden können oder müssen. Diese Leistungen werden gesondert ausgewiesen, um Transparenz über den tatsächlichen Leistungsumfang herzustellen und den unterschiedlichen Buchungsbedarfen der Kundinnen und Kunden gerecht zu werden.

Leistungen:

a) Verpflichtende Zusatzleistungen

Bestimmte Leistungen sind nicht optional, sondern aus Sicherheitsgründen für jede Veranstaltung verbindlich vorgeschrieben. Prototypisches Beispiel sind Hosts/Hostessen, die im Rahmen des Sicherheits-/ Räumungskonzepts für die geordnete Räumung des Gebäudes zuständig sind. Die Verpflichtung zur Buchung von Sicherheitspersonal ergibt sich aus den jeweiligen Konzepten einzelner Spielstätten. Eine Abweichung ist rechtlich nicht möglich.

Diese verpflichtenden Leistungen:

• werden bei der Angebotserstellung von den Projektleitungen eingepreist und unterscheiden sich in den jeweiligen Veranstaltungsstätten,
• sind nicht abdingbar und können nicht durch eigenes Personal des Kunden/der Kundin ersetzt werden,
• basieren auf der jeweiligen Saalkapazität und der Dauer der Veranstaltung,
• erhöhen den Mindestpreis einer Veranstaltung gegenüber der reinen Raummiete.

b) Optionale Zusatzleistungen

Der weit überwiegende Teil der Zusatzleistungen ist optional und wird bedarfsgerecht gebucht. Hierzu gehören insbesondere:

• Ton- und Lichttechnik,
• Bühnenaufbauten, Podeste und Podien,
• Bestuhlung in Sonderkonfigurationen,
• Garderobenpersonal,
• Reinigungsleistungen,
• Medientechnik (Beamer, LED-Walls, Videoübertragung),
• Simultandolmetschanlagen,
• Stromanschlüsse für Aussteller*innen im Rahmen von kongressbegleitenden Ausstellungen.

3) Sonderentgeltordnungen für Brauchtum, Öcher Bend und Historischen Jahrmarkt:

a) Brauchtumsveranstaltungen

Für Vereine, Traditionsgesellschaften und kulturelle Organisationen, die Brauchtumsveranstaltungen (z. B. Karnevalssitzungen) durchführen, existiert eine eigene Preisliste. Sie gilt für Veranstaltungen im Eurogress und im Kurhaus und weicht bewusst von den regulären Tarifsätzen ab, um mit vergünstigten Konditionen eine Förderung lokaler Kultur- und Traditionsveranstaltungen zu ermöglichen sowie kulturelle Vielfalt und die Vereinsarbeit im Bereich der Brauchtumspflege zu fördern.

b) Öcher Bend und Historischer Jahrmarkt

Über die Veranstaltungsräume hinaus organisiert Aachen Event zwei Volksveranstaltungen mit eigenem Charakter und eigenem Preisregime:

• Öcher Bend

Der Öcher Bend ist eine traditionelle Kirmes. Die Entgeltordnung regelt die Standmieten für Schausteller*innen und Händler*innen, untergliedert nach Themenbereichen und Standgrößen.

• Historischer Jahrmarkt

Der Historische Jahrmarkt unterliegt einer eigenen Entgeltordnung, die das besondere Erscheinungsbild und die Qualitätsvorgaben des Veranstaltungsformats (historische Optik, handwerkliches Angebot) widerspiegelt. Regelungsgegenstände sind:

• Standmieten für Schausteller*innen und Händler*innen, untergliedert nach Themenbereichen und Standgrößen sowie die
• Stromversorgungs- und Infrastrukturentgelte.

II. Ursachen der Systemkomplexität und nicht-öffentliche Preislisten:

Die Gesamtheit der Preislisten ist bewusst mehrdimensional aufgebaut. Dies führt dazu, dass der Endpreis einer Veranstaltung von einer Vielzahl von Parametern abhängt und nicht durch eine einfache Tabelle darstellbar ist.

III. Begründung für die nicht-öffentliche Bereitstellung der Preislisten:

Die Preislisten von Aachen Event werden nicht auf der Homepage veröffentlicht. Dies ist eine bewusste unternehmerische Entscheidung, die auf folgenden Überlegungen beruht:

• Irreführungspotenzial: Eine Teilveröffentlichung einzelner Listenpreise ohne den jeweiligen Kontext (z.B. ohne verpflichtende Zusatzleistungen) würde bei Kundinnen und Kunden falsche Erwartungen hinsichtlich des Endpreises wecken.
• Beratungsintensität: Die korrekte Preisermittlung setzt eine individuelle Analyse der Veranstaltungsanforderungen voraus. Diese Beratung kann nicht durch eine statische Online­Preisliste ersetzt werden.
• Flexibilität: Individuelle Verhandlungsspielräume und Rahmenverträge mit Stammkunden/-kundinnen erfordern Diskretion und Fachlichkeit.

IV.Fazit:

Kundinnen und Kunden erhalten auf Anfrage individuelle Angebote auf Basis der gültigen Preislisten. Die Preisermittlung erfolgt stets transparent im Rahmen der persönlichen Beratung.