KI-gestützte Begleitung von Bürger*innen durch Verwaltungsprozesse – Gastvortrag von Prof. Dr. Bernhard Rumpe (RWTH Aachen) (Antrag zur Tagesordnung der Fraktion 'Die Grünen' vom 10.06.2026)

Im Rahmen der anstehenden Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung am 17.09.2026wird Herr Professor Dr. Bernhard Rumpe einen Gastvortrag zum Thema „KI gestützte Begleitung von Bürgerinnen und Bürgern durch Verwaltungsprozesse“ halten.
Der Vortrag beleuchtet, wie KI-gestützte Assistenzsysteme Bürger*innen durch Verwaltungsprozesse begleiten und die Schnittstelle zwischen Bürger*innen und Verwaltung verbessern können.

Zur Einordnung seines Vortrages im Ausschuss führt Herr Prof. Bernhard Rumpe vorab aus:

Verwaltungsprozesse sind für Bürger*innen häufig schwer verständlich: Zuständigkeiten, Voraussetzungen, Formulare, Fristen und Bearbeitungsstände sind nicht immer transparent. KI-gestützte Assistenzsysteme können hier eine neue Schnittstelle zwischen Bürger*innen und Verwaltung schaffen. Sie begleiten Anliegen dialogorientiert, erklären Abläufe verständlich und unterstützen bei der vollständigen und korrekten Antragstellung. Dabei sind folgende Punkte interessant:

• Vom Verwaltungsportal zum persönlichen Verwaltungsassistenten: Ein KI-System erfasst das Anliegen in natürlicher Sprache, identifiziert passende Leistungen und führt schrittweise durch den Prozess.

• Individuelle Unterstützung und Beratung: Informationen können situationsbezogen, ggf. mehrsprachig und in unterschiedlichen simplifizierten Formen bereitgestellt werden.

• Begleitung des gesamten Prozesses: Die Unterstützung reicht von der ersten Orientierung über die Antragstellung und das Nachreichen von Unterlagen bis zur Erklärung des Bearbeitungsstands und des Bescheids.

• Zusammenspiel von KI und Verwaltungssoftware: KI verbindet nutzerfreundliche Dialoge mit Fachverfahren, Registern, Formularen und digitalen Identitäten.

• Indirekt auch Entlastung und Effizienzsteigerung der Verwaltung: Vollständigere Anträge, weniger Rückfragen können Mitarbeitende von Routinekommunikation entlasten.

Voraussetzungen:

• Klar definierte und digital zugängliche Verwaltungsprozesse. Idealerweise auf die Digitalisierung zugeschnitten und entschlackt.

• Vertrauen und Verantwortung: Datenschutz, Informationssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Nichtdiskriminierung müssen von Beginn an berücksichtigt werden. Rechtsverbindliche Entscheidungen verbleiben bei den zuständigen Stellen.

• Optimale Unterstützung durch Kontext-Wissen und Interaktions-Historie der Bürger*innen

• Klare Unterscheidung von KI-Unterstützung für die Bürger*innen versus KI-Unterstützung für die Verwaltung, auch wenn beides gleichzeitig erreichbar ist.

Kernthese: Eine gute KI digitalisiert nicht lediglich bestehende Formulare. Sie macht Verwaltungsprozesse verständlicher, zugänglicher und bürger*innenorientierter – während die Verwaltung transparent, verantwortlich und entscheidungsfähig bleibt.

Die Stadt Aachen verfolgt mit den Tätigkeiten ihrer KI-Beauftragten und der ProIT-Arbeitsgruppegenau diesen Ansatz. Die dargestellten Inhalte und Zielsetzungen entsprechen den Grundsätzen, die auch innerhalb der Stadtverwaltung Aachen sowohl strategisch als auch operativ verfolgt werden. Im Mittelpunkt stehen dabei eine bürger*innenorientierte Gestaltung digitaler Verwaltungsprozesse, der verantwortungsvolle Einsatz von KI sowie die Entlastung der Mitarbeitenden durch nachvollziehbare, sichere und praxistaugliche Lösungen.