Haus der Neugier - Sachstandsbericht

I.Hochbau

Generalplaner

Das Vergabeverfahren ist erfolgreich abgeschlossen worden. Eine Mitteilung über die Vergabe an BM+P Generalplanung GmbH haben die Mitglieder des Haupt- und Finanzausschusses bereits im Juli erhalten. Das Generalplanungsunternehmen BM+P ist gemeinsam mit seinen Fachplanenden und der Haus der Neugier GmbH intensiv in die Planung eingestiegen.

II.Umfeld Haus der Neugier

Siehe hierzu die in der heutigen Sitzung eingebrachte Beschlussvorlage FB 61/0049/WP19 - Östliche Innenstadt: Integriertes Stadtentwicklungskonzept „Altstadtquartier Büchel und Umfeld Haus der Neugier“ - Hier: Kernmaßnahme „Umfeldgestaltung Haus der Neugier - Sachstand und Rahmensetzungen.“

III. Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

Führungen

Weiterhin finden monatlich öffentliche Gruppenführungen statt. Angesichts langer Wartelisten sind diese um weitere Termine ergänzt worden. Die ebenfalls monatlich stattfindenden Mittagspausenführungen für Mitarbeitende der Stadt Aachen erfreuen sich ebenfalls großer Beliebtheit und sind durchweg ausgebucht. Zusätzlich finden auf Einladung oder Nachfrage Spezialführungen für geschlossene Gruppen statt, darunter auch für fachlich interessierte Gäste aus anderen Kommunen (z.B. Planungsteam Kaufhof Stadt Wuppertal, Stadtplaner Köln). Auch im Rahmen des Viertelfests der IG Hotmannspief werden wieder eigene Führungen im Angebot sein.

Medien

Die Lokalzeit des WDR hat am 23.07. eine öffentliche Führung begleitet und dem Bericht ein Interview mit Gerd Wittfeld, Geschäftsführer kadawittfeldarchitektur, zur Seite gestellt. Auch die Zeitung „wirklich aachen“ hat an einer Führung teilgenommen und darüber berichtet.

In Kooperation mit der Aachener Zeitung findet am 17.09. eine Reihe von Führungen und eine anschließende Diskussionsrunde für den Freundeskreis der Aachener Zeitung statt.

Mitarbeitendeninformation

Am 2. September 2026 haben Dezernat IV, die Haus der Neugier GmbH und die Leitungen von VHS und Bibliothek die Mitarbeitenden über die im Hauptausschuss anstehende politische Entscheidung zur Betriebsform, den Sachstand und die nächsten Meilensteine und Beteiligungsmöglichkeiten im Organisationsprozess informiert. Zu diesem Termin wurden auch FB 11, der Personalrat und die Beauftragten (Gleichstellung, Schwerbehinderung, Arbeitsschutz) eingeladen.

IV. Betreibermodell

Neben der baulichen Ausgestaltung des Haus der Neugier ist die räumliche, organisatorisch-personelle und programmatische Zusammenführung von Volkshochschule und Stadtbibliothek eine besondere Herausforderung im Gesamtprojekt Haus der Neugier. Es gilt ein grundständiges Organisations- und Betriebskonzept zu entwickeln, das die neue Einrichtung bedarfsgerecht und zukunftsfähig aufstellt. Mit dieser Aufgabe ist das Projektteam Haus der Neugier betraut, das sich aus Dezernat IV (Projektleitung), Haus der Neugier GmbH, den Leitungen von VHS und Kulturbetrieb/Stadtbibliothek zusammensetzt.

Eine Grundlage des Konzepts ist das Leitbild des Haus der Neugier, das deutlich über eine bloße räumliche Zusammenlegung der bestehenden Einrichtungen hinausgeht. Vielmehr soll ein integrierter Bildungs-, Begegnungs- und Kulturstandort entstehen, der die Kompetenzen, Angebote und Ressourcen von Volkshochschule und Stadtbibliothek zusammenführt, Kooperationen mit Dritten mitdenkt und auf die Bedürfnisse der späteren Besucher*innen ausgerichtet ist (s. Anlage 1).

Eine weitere Grundlage für die Steuerung des Projekts ist ein ebenfalls von der Projektgruppe Haus der Neugier entwickelter Gesamtplan mit den wesentlichen Aspekten des Organisations- und Transformationsprozesses. Wo es technisch relevante Aspekte gibt, die Einfluss auf die bauliche Planung haben, werden diese agil vorgezogen und bereits jetzt bearbeitet (z.B. Schließsysteme, Videoüberwachung, Alarmanlage, Ausstattung von Seminar- und Büroräumen, Personaleingang und Anmeldeterminals).

Organisations- und Transformationsprozess

Aktuell verfügen Volkshochschule und Stadtbibliothek über historisch gewachsene Organisationsformen, unterschiedliche Prozesse, Zuständigkeiten, Arbeitsweisen und digitale Systeme. Diese Strukturen sind jeweils auf die spezifischen Anforderungen der einzelnen Einrichtungen ausgerichtet. Für den Betrieb im Haus der Neugier müssen sie neu betrachtet und – wo sinnvoll und möglich – konzeptionell auf gemeinsame Ziele ausgerichtet werden.

Zielsetzung ist, die bisherigen Strukturen, Prozesse, Angebote und Ressourcen beider Einrichtungen zu analysieren, Digitalisierungspotenziale zu erschließen sowie Vorschläge für eine gemeinsame Ablauforganisation einschließlich Rollen, Verantwortlichkeiten und Umsetzungsfahrplan zu erarbeiten. Schnittstellen müssen identifiziert, Synergiepotenziale vor allem in den Bereichen Service, Verwaltung, Digitalisierung, Programmgestaltung, Veranstaltungsmanagement, Öffentlichkeitsarbeit, Infrastruktur, Facility Management und Sicherheit geprüft werden. Gemeinsame Service- und Nutzungskonzepte sollen die Bedarfe der Besucher*innen und Kooperationspartnerschaften klar im Blick haben.

Entscheidend für den Erfolg der Maßnahme ist ein stufenweises Umsetzungs- und Change Management-Konzept, das Prioritäten, Meilensteine und Handlungsempfehlungen detailliert und präzise formuliert und die Mitarbeitenden beider Einrichtungen im gesamten Verlauf der Transformation fair, transparent und bestmöglich begleitet und beteiligt. Ein wesentlicher Baustein für das Gelingen wird sein, die Mitarbeitenden der Stadtbibliothek und der Volkshochschule über ein gemeinsam zu erarbeitendes Selbstverständnis zu einem Haus der Neugier-Team zu entwickeln, das die Idee des Haus der Neugier lebt und nach außen trägt.

Aufgaben des Organisationsprozesses

1.Personal

Die umfangreichste Einzelaufgabe im Organisationsprozess besteht darin, die neuen Anforderungen im Haus der Neugier zu definieren, mit den vorhandenen Prozessen, Aufgaben und Stellenprofilen ins Verhältnis zu setzen und sie anzupassen oder neu aufzustellen. Das betrifft im Schwerpunkt Schnittstellen in Verwaltungsbereichen ebenso wie bei Services, Veranstaltungsmanagement, Veranstaltungstechnik und Öffentlichkeitsarbeit. Eine besondere Beachtung sollen hier Synergie- und Digitalisierungspotenziale finden, die die gemeinsame Arbeit erleichtern und effizienter gestalten helfen.

2.Organisation

Die Ablauforganisation analysiert regelmäßige oder tägliche Routinen und entwickelt Modelle dafür. Von entscheidender Bedeutung für die Routineabläufe ist die Aufstellung des Facility Managements und seiner mit der Bewirtschaftung des Hauses verbundenen Verantwortlichkeiten. Die Ablauforganisation betrachtet auch Raumbuchungen und Arbeitsplatzverwaltung, stellt eine Hausordnung auf, klärt Aspekte rund um Haftung, Versicherung, Datenschutz, Datensicherheit und Arbeitsschutz.

3.Öffnungszeiten

Eng verbunden mit Routinen und Services und gleichzeitig für einen Dritten Ort wie das Haus der Neugier ein Herzstück des Konzepts sind großzügig angelegte Öffnungszeiten. Die daraus resultierenden Rahmenbedingungen und Konsequenzen sind in Bezug auf Bedarf, personelle Ressourcen, Wirtschaftsplan und Zusammenspiel mit Kooperationspartnern im Detail zu untersuchen.

4.Besucher*innenservice

Insbesondere ist zu prüfen, inwieweit die offene architektonische Struktur und das gemeinsame Angebot von Volkshochschule und Stadtbibliothek im Sinne von Themenfeldern auf allen Ebenen des Hauses neue Anforderungen an die Ausrichtung der bislang in den Einrichtungen vorhandenen Servicestellen nach sich ziehen. Das gilt in erster Linie für den Infopoint im Erdgeschoss. Er ist die erste und zentrale Anlaufstelle im Haus der Neugier. Der Empfang der Besucher*innen soll die Werte des Hauses widerspiegeln. Dafür braucht es eine gemeinsam mit den Mitarbeitenden entwickelte Willkommenskultur und ein definiertes inhaltliche Zusammenspiel mit den Servicedesks der anderen Stockwerke. Die Ausrichtung des persönlichen Besucher*innenservices ist eng mit den Bausteinen 1 bis 3 verknüpft. Als Aushängeschild für das Haus benötigt sie jedoch besondere Beachtung.

5.Veranstaltungsmanagement

Volkshochschule und Stadtbibliothek bieten bereits gemeinsame Veranstaltungsformate an. Die neuen Veranstaltungsflächen im Erdgeschoss mit ihren variablen Größen und auch weitere Kooperationspartner oder Anbieter einzubeziehen, gehört zur Zielsetzung des Haus der Neugier. Die Programmplanung wird unter diesem Gesichtspunkt neu betrachtet, gestaltet und verwaltet werden. Das betrifft auch die technischen, organisatorischen und personellen Rahmenbedingungen.

6.Sicherheit

Notfallpläne und Sicherheitsmaßnahmen sowohl für Gebäude als auch für die Menschen in diesem Gebäude sind wichtige Aspekte des Betriebs eines öffentlichen Hauses. Die Lage, die Offenheit und die gewünschten erweiterten Öffnungszeiten des Hauses ziehen eine besondere Betrachtung der Sicherheitslage nach sich. Dazu gehört auch die Einrichtung einer Videoüberwachung unter den damit verbundenen Rahmenbedingungen des Datenschutzes und eine Bedarfsanalyse für Securitydienste.

Ein solch komplexer und zeitintensiver Transformationsprozess erfordert neben konzeptioneller, organisatorischer und kommunikativer Expertise auch Erfahrungen in der Zusammenführung bislang unabhängig voneinander agierender Einrichtungen im kommunalen Umfeld. Gefragt sind spezifische Kompetenzen in den Bereichen Organisationsberatung, Verwaltungsmodernisierung, Prozessmanagement, Digitalisierung, Straffung von Verwaltungsabläufen und Change Management. Um organisationsübergreifend tragfähige Lösungen entwickeln und eventuelle Interessenskonflikte moderieren zu können, bedarf es zudem einer unabhängigen Betrachtung der bestehenden Strukturen.

Mit der Durchführung des Organisationsprozesses soll aufgrund der Größe des Projektes in Kooperation mit dem Fachbereich Personal und Organisation ein externer Dienstleister beauftragt werden, der die komplexen Veränderungsschritte in enger Zusammenarbeit mit der Verwaltung zielgerichtet und zeitgerecht durchführt. Ergebnis soll eine zukunftsorientierte Organisationsstruktur sein, die den Bedürfnissen der Einrichtungen und ihrer Mitarbeitenden ebenso gerecht wird wie denen der Besucher- und Nutzer*innen.

Die Projektstruktur bindet neben dem Projektteam themenspezifisch stadtinterne Expert*innen zur Organisations- und Personalentwicklung ein, um sicherzustellen, dass die Besonderheiten der Verwaltung berücksichtigt werden. Der Fachbereich Personal und Organisation wird das Projekt also eng begleiten. Beteiligt werden unter anderem auch die Fachbereiche Digitale Verwaltung und IT-Steuerung, Arbeitssicherheit sowie Personalrat, Gleichstellung und Schwerbehindertenvertretung. Je nach Schwerpunkt im Projektverlauf werden weitere Fachbereiche eingebunden und fachliche Arbeitsgruppen eingerichtet.

Mittel für eine externe Beratung sind im Wirtschaftsplan 2026 sowie in der Mittelfristplanung der Haus der Neugier GmbH eingeplant.

Weitere Bausteine des Betreiberkonzepts

Über das Aufgabenprofil der externen Organisationsberatung hinaus sind weitere Bausteine bis zur Eröffnung des Hauses zu bearbeiten.

1.Digitale Besucher*innenservices

Die vielfältigen Angebote der beteiligten Institutionen sollen über eine gemeinsame digitale Plattform nicht nur sichtbar, sondern vor allem leicht zugänglich sein. Ziel ist unter anderem, ein Single Sign On-Verfahren zu implementieren, das die bislang unabhängig voneinander angebotenen Apps und Plattformen bündelt und über eine zentrale Anmeldefunktion zugänglich macht, damit digitale Services jeglicher Art, vom Veranstaltungsticket bis zur Kurs- oder Raumbuchung, ohne lästige Mehrfachanmeldung möglich sind. Erste Elemente eines Anforderungsprofils für eine WebApp, die diese Anforderungen bedienen kann, befinden sich bereits in der Prüfung. Über den Fortlauf der Konzeption des digitalen Frontends wird zu einem späteren Zeitpunkt berichtet.

2.Kommunikation und Erscheinungsbild

Die Phase bis zur Eröffnung des Haus der Neugier erfordert ein Kommunikationskonzept, das Meilensteine benennt, den Entstehungsprozess des Hauses kontinuierlich begleitet und auch nach der Eröffnung die Grundlage für seine Kommunikation bildet. Eine besondere Bedeutung kommt der Bauphase zu, die vor allem mit Blick auf den umliegenden Handel sorgfältig moderiert werden muss. Es wird ein adäquates Erscheinungsbild zu entwickeln sein, das die bisher sehr unterschiedlich aufgestellten Designs von Volkshochschule und Stadtbibliothek ersetzt und dem neuartigen Konzept der Einrichtung gerecht wird.

3.Potenzialflächen und Gastronomie

Sowohl im Erdgeschoss als auch im vierten Obergeschoss soll es gastronomische Angebote geben. Zielsetzung ist ein wirtschaftlich tragfähiger Betrieb auf diesen Ebenen. Wünschenswert ist ein zum Konzept des Hauses und seiner Besucher*innen passendes Profil, also eine zeitgemäße Auswahl an Speisen und Getränken, die die Vielfalt der Menschen und ihrer finanziellen Möglichkeiten anspricht. Wünschenswert ist auch eine Offenheit für Kooperationen oder eigene Programmpunkte, die ihrerseits zum Profil des Hauses passen und es bereichern. Der Betrieb der Gastronomie soll daher möglichst nach einem Konzeptverfahren vergeben werden. Die Haus der Neugier GmbH steht in Zusammenarbeit mit dem Citymanagement bereits mit Unternehmen in Kontakt. Gleiches gilt für die Potenzialfläche. Die Interessenlage gestaltet sich insgesamt positiv.

4.Netzwerke und Kooperationen

Die freie Szene der Stadt Aachen ist bereits frühzeitig in die Planung des Haus der Neugier einbezogen worden und soll auch weiter einbezogen werden. Im Sinne der Einbindung kooperierender Anbieter*innen aus dem Bildungsbereich sind Gespräche mit dem Bildungsbüro der Städteregion Aachen geführt und auch schon erste Ideen entwickelt worden. Geplant ist zudem die Entwicklung eines Ehrenamtskonzepts, über das sich engagierte Bürger*innen einbringen können.

5.Umfeldgestaltung

Das direkte Umfeld bedarf einer Neugestaltung, die zum Zeitpunkt der Eröffnung eine Aufenthaltsqualität ebenso berücksichtigt wie Verkehrsführung, Parken, Außengastronomie und die Bedarfe von Stadtbibliothek und Nahversorger für eine Anlieferung.

6.Betriebsstart

Mit der Einrichtung des Eigenbetriebs kann bereits vor dem Umzug ein Probebetrieb eingeleitet werden. Der eigentliche Umzug und die Eröffnung sind gesondert zu betrachten und organisatorisch aufzustellen.