Aufzeigen der Kriterien für die Auswahl neuer Software in der Stadtverwaltung (Antrag zur Tagesordnung der Fraktion 'Die Grünen' vom 02.09.2026)

Die Auswahl neu anzuschaffender Software erfolgt grundsätzlich gemäß den Regularien des IT-Projektmanagementhandbuch der Stadt Aachen. Dieses orientiert sich an gängigen Methoden zum IT-Projektmanagement .

1. nach welchen Kriterien neu anzuschaffende Software innerhalb der Verwaltung bewertet wird

Die Auswahl einer neuen Software orientiert sich an den konkreten fachlichen und technischen Anforderungen sowie der IT-Strategie der Stadt Aachen. Diese Anforderungen werden in einem verbindlich vorgeschriebenen Anforderungsprofil in Abstimmung mit dem jeweiligen Fachbereich und den verbindlich festgelegten Beteiligten Stellen /Stakeholdern (Datenschutzbeauftragte*r, Informationssicherheitsbeauftragte*r, IT-Sicherheitsbeauftragte*r, Personalrat, etc.) abgestimmt.

2. ob die Auswahl einem einheitlichen Schema oder Scoring folgt

Das Schema ergibt sich aus dem unter Punkt 1. genannten Anforderungsprofil. Dieses dient als Grundlage für die Auswahl /Vergabe gemäß einem Leistungsverzeichnis.

3. inwiefern Folgekosten, Lizenzmodelle und Wartungsaufwand berücksichtigt werden

Die formale Produktauswahl erfolgt über einen vorgegebenen Prozess, an dem die erweiterte Projektgruppe beteiligt ist. Aus dem Anforderungsprofil wird eine Bewertungsmatrix erstellt, die neben den fachlichen Anforderungen auch die einmaligen und laufenden Kosten berücksichtigt. Nach den Produktpräsentationen wird die Bewertungsmatrix pro Produkt durch die erweiterte Projektgruppe gemeinsam erstellt. Aus der Punktebewertung ergibt sich rechnerisch das geeignetste Produkt.

4. wie die Kompatibilität mit der bestehenden IT-Architektur, vorhandenen Fachverfahren und Schnittstellen bewertet wird

Im Rahmen der Produktpräsentationen und Bewertung (vgl. Frage 3) wird auch die Kompatibilität bewertet.

5. ob vor einer Neubeschaffung geprüft wird, ob bereits vorhandene städtische Software oder eine gemeinsame Lösung genutzt bzw. erweitert werden kann.

Bevor ein IT-Projekt formal initiiert wird, wird der Projektantrag durch FB 15/200 und das Produktmanagement geprüft, ob die Anforderungen durch Ergänzungen (Module) oder geringfügige Erweiterungen abgedeckt werden können.

Die Vereinheitlichung und Standardisierung der IT-Systemlandschaft ist ein prioritäres Ziel des FB 15. Insbesondere im Hinblick auf die aktuelle finanzielle Lage der Stadt Aachen und die hohen Anforderungen an die IT-Sicherheit muss hier weiterhin kritisch hinterfragt werden, ob für jede Anforderung ein neues System zu beschaffen ist oder ab mit hinnehmbaren Abstrichen auch vorhandene Lösungen genutzt werden können.