Prüfbericht der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW)Überörtliche Prüfung der Informationstechnik der Stadt Aachen im Jahr 2021

Zum nächsten Tagesordnungspunkt begrüßt Ratsherr Pilgram (Die Grünen) Herrn Alsdorf von der Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen sowie Herrn Dödtmann, Leiter des städtischen Informations- und Kommunikationsmanagements beim Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie (FB 11). Herr Alsdorf stellt sich vor und betont, dass eine Kürzung des Berichts angesichts des Umfangs des Prüfberichts eine Herausforderung sei. Anschließend beginnt er mit der Präsentation, die der Struktur des Berichts folgt. Der Ausschussvor-sitzende bedankt sich für den Vortrag und bemerkt eine überraschende Diskrepanz zwischen seinem persönlichen Eindruck von der IT der Stadt und dem Ergebnis der Prüfung.

Ratsherr Holger Kiemes (CDU) richtet ein Lob an die Verwaltung für den vorgestellten Bericht und möchte wissen, inwieweit die Empfehlungen aktuell umgesetzt werden. Zum Beispiel interessiere ihn ein Preisvergleich mit der regio iT, zumal der Bericht die Abhängigkeit von der regio iT kritisiere. Herr Alsdorf antwortet, viel laufe über Kommunikation, die Gemeindeprüfungsanstalt könne die Umsetzung nicht überprüfen, Konzepte etc. seien jedoch ein Anhaltspunkt für geplante Umsetzungen. Er erläutert, alle im Bericht enthaltenen Empfehlungen seien für die Stadt Aachen nicht neu – sie sei in der Regel bereits auf dem Weg der Umsetzung. Was das Störungsmanagement angehe, habe die regio iT ein ausführliches Ticket-System und eine Dokumentation. Er empfehle nur, noch weiter zu gehen. Um die Abhängigkeit von der regio iT zu reduzieren, könne sich die Stadt Aachen im Einzelfall die Preise anderer Anbieter einholen. Aktuell würden entsprechende Preisvergleiche eher als Verhandlungsgrundlage mit der Regio iT genutzt. Herr Dödtmann merkt an, die Empfehlungen seien aufgenommen und eine Stellungnahme zu den Empfehlungen der Gemeindeprüfungsanstalt erstellt worden. Die Stadt Aachen werde nicht alle gleichzeitig umsetzen können, aber in jedem Falle sämtlich Empfehlungen verfolgen. Hierzu werde Anfang 2022 ein Überblick sowie eine Roadmap erstellt. Ratsherr Kiemes (CDU) bedankt sich bei Herrn Alsdorf für die ausführliche Prüfung. Der Politik falle es oft äußerst schwer, in diese Blackbox hineinzuschauen. Er freue sich daher sehr über den Bericht und darüber, dass Aachen so fortschrittlich sei, auch wenn er daran nicht gezweifelt hätte. Anschließend wendet er sich an Herrn Dödtmann und erkundigt sich, inwiefern tatsächlich eine Roadmap geplant sei. In der Stellungnahme zu den Empfehlungen habe es sich eher so angehört, dass diese nicht zielführend sei. Herr Dödtmann stellt richtig, dass sehr wohl eine Roadmap im Sinne eines Ablaufplans dessen, was in 2022 realistisch umsetzbar sei, erstellt werde. Er halte es jedoch für sämtliche Kommunen unrealistisch, sämtliche Prozesse gemäß der Vorgabe bis Ende des Jahres 2022 zu digitalisieren. Ratsherr Kiemes (CDU) möchte weitergehend wissen, wie viele Prozesse bereits digitalisiert seien? Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung sei gerne dazu bereit, die Verwaltung bei der Digitalisierung zu unterstützen, dafür sei jedoch Transparenz notwendig. Er würde gerne eine Übersicht über sämtliche zu digitalisierende Prozesse inklusive des jeweiligen Status sehen. Man brauche mehr Informationen, um die Transition ggf. auch politisch auf Landes- und Bundesebene unterstützen können.

Herr Alsdorf erklärt, genau das sei Gegenstand der Roadmap, das sei mit der Soll-Vorstellung gemeint. Dazu gehöre auch, dass gewisse Dinge nicht schaffbar seien. Damit möchte er die Prognose von Herrn Dödtmann unterstützen: „Sowohl wir als Prüfer als auch alle Kommunen zweifeln daran, dass das was erwartet wird, bis Ende 2022 möglich ist.“ Bezüglich der hohen Telekommunikationskosten der Stadt Aachen erläutert Ratsherr Kiemes, diese seien so hoch, weil die Mitarbeiter*innen im Homeoffice ihre Telefone auf ihre privaten Handys umleiteten. Soweit er wisse, nutze die Stadt bereit Voice over ID – sei es nicht möglich, den Mitarbeiter*innen Softfirms auf ihren Endgeräten zu installieren? Herr Dödtmann antwortet, die Umstellung auf VDI sei bereits erfolgt. Die komplette Rechner-leistung werde auf Server umgeleitet, bei den Mitarbeiter*innen stehe nur noch ein Thinclient. Dadurch war es möglich, viele Mitarbeiter*innen ins Homeoffice zu schicken. Gleichzeitig müssten aber an anderer Stelle städtische Telefone auf private Nummern umgestellt werden. Die Techniken beißen sich, man versuche nun, die Arbeitsplätze über Soft Phone anzubinden. RatsherrKiemes antwortet, VDI sei keine effiziente Lösung, um das Telefon umzuleiten. Herr Dödtmann erklärt, die Kosten sollten ursprünglich durch VDI reduziert werden, Mobilgeräte passten jedoch nicht in diese strategische Entscheidung jedoch nicht rein und sorgten nun für Mehrkosten, hierfür sei in der Tat eine Lösung notwendig.

Herr Klee (Dez. I) bringt sich ein und erklärt, die Mitarbeiter*innen benutzten bei der VDI-Anwendung ihre eigenen Endgeräte. Die Stadt spare somit Kosten, da die Mitarbeiter*innen eigenen Strom etc. zahlten. Seiner Meinung nach täte sich da unter dem Strich nicht viel. Ratsherr Holger Kiemes entgegnet, es ginge nicht um die Frage, wie man Mehrkosten durch andere Kosteneinsparungen ausgleichen könne, die Prüfung der zu hohen Kosten sei unabhängig davon.

Ratsherr Hermann Josef Pilgram (Die Grünen) bedankt sich für die angeregte Diskussion und fragt, ob es Einwände gegen den Beschlussvorschlag gebe. Dies ist nicht der Fall.