Sachstandsbericht Aufbau Bürger*innendialog im FB 01

Erläuterungen:

Die Stadt Aachen hat sich auf den Weg gemacht, eine innovative Kommune des Bürger*innendialogs zu werden und die Zukunft der Stadt gemeinsam mit der Stadtgesellschaft gestalten:Wie viele deutsche Städte befindet sich Aachen in einem grundlegenden Wandel. So müssen in der Innenstadtentwicklung, in der Mobilität, beim Wohnen, bei der Digitalisierung, beim Klima und bei Themen der Bildung und sozialen Gerechtigkeit Antworten auf die drängenden Fragen der Zeit gefunden werden. Diesen Wandel können nur Politik, Verwaltung und Stadtgesellschaft gemeinsam gestalten.Zugleich wächst die Erwartung an Mitbestimmung und es entsteht eine Vielzahl an bürgerschaftlichen Initiativen, die sich einbringen möchten. Um zu befürchtende Abkopplungseffekte bestimmter Bevölkerungsteile zu verhindern und die Identifikation mit der örtlichen Demokratie zu stärken gilt es, die großen Themen und Veränderungsprozesse der Stadt eng mit der Bürger*innenschaft zu diskutieren und Entscheidungen und Planungen transparent zu kommunizieren. Gleichzeitig bietet die Stadtgesellschaft – insbesondere in einer Hochschulstadt wie Aachen – ein großes Potenzial, Lösungen gemeinsam zu erarbeiten und in die Umsetzung zu bringen, indem sie eine Vielzahl eigener Ressourcen einbringt. Solche kooperativen Prozesse wurden bereits erfolgreich im Projekt Büchel (Stichwort: Stadtmacher*innen) und in verschiedenen Entwicklungsprozessen in den Stadtbezirken und Quartieren auf den Weg gebracht. Zudem gewinnen Ermöglichungs- und Zukunftsräume (Stadtteilbüros, Oecher Lab, Planbar, Stadtsaal, Maker Space etc.) immer mehr an Bedeutung. Die Zukunft der Stadt ist eine Gemeinschaftsaufgabe, die Politik, Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft nur im engen Schulterschluss bewältigen kann. Gleichzeitig müssen in der großen Fülle der Akteure und Formate die großen Linien und die Beteiligungsmöglichkeiten identifizierbar bleiben.

Eines steht fest: ein erfolgreicher Bürger*innendialog erfordert Expertise und Ressourcen. Bürger*innendialog muss auf Augenhöhe erfolgen, allen die gleiche Chance zur Teilhabe eröffnen und eine Wirkungsorientierung beinhalten. Gleichzeitig müssen Umfang und Grenzen der Beteiligung für die Beteiligten vorab transparent sein. In diesem Sinne gilt es zum einen die politischen Beschlüsse mit ihren Zielen, Potenzialen und Folgen zu vermitteln und zum anderen Anregungen und Potenziale aus Bürger*innenschaft, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft zu identifizieren und zu fördern, die dann wiederum in die politische Willensbildung einfließen können.

Bündelung und Gründung einer Fachabteilung

Um dieses komplexe Themenfeld innerhalb der Stadtverwaltung strategisch auszurichten, zu fördern, zu steuern und zu koordinieren hat die Oberbürgermeisterin eine zentrale Fachabteilung „Stadt der Zukunft und Bürger*innendialog“ auf den Weg gebracht. Um eine enge Verzahnung mit den Themen der Verwaltungsleitung (strategische Zielsteuerung) zu gewährleisten, wurde diese im FB 01 verortet. So wurde zur aktuellen Ratsperiode und mit der Neubesetzung der neuen Fachbereichsleitung im Januar 2021 das Aufgabenprofil des FB 01 hinsichtlich einer stärkeren inhaltlich-strategischen Ausrichtung geschärft und um das Themengebiet des Bürger*innendialogs erweitert (s. auch Vorlage aus der Sitzung des Hauptausschusses vom 16.12.2020). Als Ausdruck dieses neuen Verständnisses trägt der Fachbereich seitdem die Bezeichnung „Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung.“ Die Gestaltung der Zukunftsthemen gemeinsam mit der Stadtgesellschaft ist inzwischen in einer Vielzahl von bundesdeutschen Kommunen gestartet. Beispielgebend für all diese Foren und Formate zur Entwicklung von Zukunftsstrategien ist die Stadt Münster. Gute Erfahrungen mit einer zentralen Koordination und Steuerung des Bürger*innendialogs hat bereits die Stadt Bonn gemacht, die bereits 2010 einen Fachbereich Bürgerbeteiligung beim Oberbürgermeister aufgebaut hat.

Ein Sachstandsbericht zum Aufbau des Bürger*innendialogs und zur Gründung der Fachabteilung „Stadt der Zukunft und Bürger*innendialog“ wurde zuletzt am 09.06.2021 in den Hauptausschuss eingebracht und fraktionsübergreifend sehr positiv aufgenommen. Auf dieser Basis wurde der Prozess insbesondere organisatorisch und konzeptionell weiter vorangebracht. Die Stelle der „Gesamtsteuerung Bürger*innendialog“ ist seit dem 21.09.2021 besetzt. Die bisher zurückgestellte Stelle „Stadt der Zukunft“ wurde nun – nach konzeptioneller Schärfung, Prüfung durch FB 11 und Beratung im Verwaltungsvorstand - in die Stellenplanvorlage 2022 (1. Lesung) aufgenommen. Gleichzeitig ist eine Organisationsbegleitung des FB 01 durch FB 11 (inkl. Mitarbeitendeninformation) erfolgt. Der derzeitige Sachstand des Abteilungsaufbaus mit den jeweiligen Themenfeldern und beabsichtigten Tätigkeitsschwerpunkten kann der Anlage (Abb. 1) entnommen werden. Dabei liegt ein besonderer Schwerpunkt auch auf der strategischen Zielsteuerung (Stadt der Zukunft), auf der Innenstadtentwicklung und auf der Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements und der kooperativen Stadt. Aus zeitlichen Gründen werden sich die weiteren Ausführungen der Vorlage für das Bürgerforum nun jedoch insbesondere auf den Themenschwerpunkt „Bürger*innendialog und Bürgerforum“ fokussieren, wobei auch Schnittstellen zu den anderen Bereichen – insbesondere zur Stadt der Zukunft - aufgezeigt werden. Für Fragen und Erläuterungen zu den weiteren Themen steht in der Sitzung die Fachbereichsleiterin des FB 01 zur Verfügung. Der komplexe Prozess der Innenstadtentwicklung wird zudem in der nächsten Sitzung des Hauptausschusses in einer separaten Vorlage vorgestellt.

Skizze zu den Elementen des Aachener Bürger*innendialogs

Parallel zum laufenden verwaltungsinternen Organisationsprozess soll nun auch die Ausgestaltung der bestehenden Formate und Elemente des Bürger*innendialogs strukturiert und optimiert werden. Um hierzu eine Grundlage zu schaffen, wurde in einem ersten Schritt – wie durch das Bürgerforum angefragt - ein Entwurf eines Schaubildes zum Zusammenwirken der einzelnen Elemente des Bürger*innendialogs erstellt. Aufgrund der Vielzahl der immanenten Schnittstellen zwischen Politik, Verwaltung und Bürger*innenschaft wurden dabei – komplexitätsreduzierend und schematisch - insbesondere die Schnittstellen und Synergien mit dem Bürgerforum visualisiert (s. Anlage 1, Skizze 2). Dabei ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gründung und die Ausgestaltung eines Bürgerrates noch in der politischen Beratung befindet. Das Schaubild wird in der Sitzung erläutert.

Politische Beschlüsse und Anträge zur Weiterentwicklung des Bürger*innendialogs:

Bisher gab es keine zentrale Fachabteilung, die stadtweit konzeptionell und strategisch das Themengebiet des Bürger*innendialogs bearbeitet hat. Gleichzeitig ist die Notwendigkeit zur Strukturierung und Aufwertung des Bürger*innendialogs auch durch die verschiedenen Ratsfraktionen bereits seit 2018 erkannt und formuliert worden. Im Kontext des v. g. Themas sind seit 2018 folgende Ratsanträge bei der Stadt Aachen eingegangen (chronologisch):

-22.03.2018 (CDU + SPD + Grüne + Linke + FDP + Piraten): Aufwertung des Bürgerforums

-02.08.2018 (Linke): Einführung von Leitlinien zur Bürgerbeteiligung

-29.04.2019 (CDU + SPD): Junge Menschen besser an der Kommunalpolitik beteiligen

-26.11.2019 (Grüne): Erweiterung der Zielfeldkarte zum Haushalt zum Thema Klimaschutz

-25.02.2020 (Allemand): Bürger*innenbeirat Aachen

-06.11.2020 (SPD): Bürger*innenbeirat

-06.11.2020 (SPD): Einführung eines Kinder- und Jugendparlamentes

-24.02.2021 (CDU): Bürgernähe in Zeiten der Pandemie

02.03.2021 (SPD): Öffentlichkeitsarbeit (Gesamtkonzept für Bürger:innenbeteiligung und Öffentlichkeitsarbeit)

Beim Amtsantritt der neuen Oberbürgermeisterin stand das Thema somit auch politisch im Fokus und kann nun im FB 01 strukturiert bearbeitet werden.

Die organisatorische Bündelung und der erste Sachstandsbericht sind somit als Beginn zu verstehen, um das Thema konzeptionell und strategisch neu aufzustellen. Dabei soll erst einmal ein Konsens über die Eckpunkte des Bürger*innendialogs, die Grobstrukturen und Formate (s. Schaubild) sowie die zukünftige Ausrichtung des Bürgerforums erzielt werden. Die Feinjustierung und die Beantwortung der einzelnen Anträge sollen sodann fortlaufend erfolgen.

Auf Basis der derzeit bestehenden Strukturen und der Institutionen des Bürger*innendialogs sowie der aktuellen Bestrebungen seitens der Ratsfraktionen und der Verwaltungsleitung schlägt die Verwaltung vor, den weiteren Prozess entlang der nachstehenden Eckpunkte zu gestalten:

Eckpunkte Bürger*innendialog:

1. Die Stadt Aachen (Politik und Verwaltung) steht für einen offenen und transparenten Bürger*innendialog und wird die Zukunft der Stadt gemeinsam mit der Stadtgesellschaft gestalten. Als Ausdruck dieses Selbstverständnisses wurde in der Innenstadt ein Bürger*innentreff der Oberbürgermeisterin, der Bürgermeister*innen, des Bürgerforums und der Verwaltung eingerichtet, der eine niederschwellige, offene Anlaufstelle für die Bürger*innenschaft ist, zukünftig verstärkt auch Themenschwerpunkte aus den Fachbereichen aufgreift und perspektivisch ein Schaufenster für Zukunftsthemen auf Basis regelmäßig zu erstellender, kennzahlenbasierter Zukunftsberichte bietet.
2. Um den Bürger*innendialog verwaltungsseitig professionell und zentral zu steuern, und die Co-Kreation mit der Stadtgesellschaft zu stärken, wurde im Fachbereich Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung eine Fachabteilung „Stadt der Zukunft und Bürger*innendialog“ gegründet (Aufgaben und Inhalte s. Anlage, Abb. 2).
3. Bzgl. des in der Skizze veranschaulichten Elements „Bürger*innendialog als laufendes Verwaltungshandeln“ wird angestrebt, in einen extern moderierten Leitlinien-Prozess unter Federführung FB 01 und Einbezug weiterer Fachbereiche (z. B. 61, 36, 45, 02, 56) einzutreten. Ein Beratungsangebot mit interkommunaler Ausrichtung zum Thema „Systematisierung, Weiterentwicklung und Qualifizierung kommunaler Leitlinienprozesse“liegt vom Deutschen Institut für Urbanistik vor. Eine Beauftragung wird geprüft. Bei Eintritt in den Prozess wird auch die Schnittstelle zum Bürgerforum (und ggf. Bürgerrat) mitbetrachtet. Das Bürgerforum und der Hauptausschuss werden fortlaufend über den Leitlinien-Prozess informiert, der voraussichtlich zwei Jahre dauern wird (Frühjahr 2022 bis Ende 2023).
4. Eine besondere Relevanz hat beim Aufbau des Bürger*innendialogs eine Beteiligung, die über eine Betroffenheitsbeteiligung hinausgeht. Zudem sollte eine stärkere Repräsentativität der Beteiligungsgruppen sichergestellt werden. Solche Formate finden bisher bei der Stadt Aachen nur punktuell Verwendung und werden nicht integriert/ gesamtstädtisch betrachtet. Einen besonderen Mehrwert haben dabei repräsentative Bevölkerungsumfragen. Neben den Fachbefragungen sollen dazu ab 2023 Umfragen zu gesamtstädtischen Themen auf den Weg gebracht und zentral im FB 01 koordiniert werden. Auf die Erfahrungen aus dem Oecher-Panel kann dabei aufgebaut werden. Zudem ist im Sinne der Erreichung neuer Beteiligungsgruppen der Ansatz des Aufbaus eines Bürgerrates nach dem Losbürgerverfahren weiter zu verfolgen. Die Ergebnisse der Arbeitsgruppen des Bürgerforums sind dabei einzubeziehen. Auch die Stärkung des Themenfeldes der Jugendpartizipation hat in der Schnittstelle zum Aufbau des Bürger*innendialogs eine besonders hohe Relevanz und wird in Begleitung des federführenden Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule vorangebracht.
5. Das Bürgerforum hat als Dialogformat zwischen Bürger*innenschaft, Politik und Verwaltung im Zusammenwirken der verschiedenen Institutionen eine Schlüsselrolle und wird weiter gestärkt.Dazu wird der interfraktionelle Antrag zur Aufwertung des Bürgerforums umgesetzt (s. Exkurs: Aufwertung Bürgerforum).Ob parallel zur Einrichtung einer zentralen Fachabteilung für den Bürger*innendialog auch – wie mehrfach thematisiert - das Bürgerforum zum Fachausschuss für Bürger*innendialog werden soll, ist politisch zu beraten und ggf. in den Erarbeitungsprozess der Zuständigkeitsordnung einzubringen.
6. FB 01 wird laufend im Bürgerforum und im Hauptausschuss über die Weiterentwicklung der Fachabteilung und die verschiedenen Aktivitätendes Bürger*innendialogs berichten.
7. Die Angebote zum Bürger*innendialog/ zur Bürgerpartizipation werden auf einer zentralen Beteiligungsplattform gebündelt. Zudem erfolgt kontinuierlich eine begleitende Kommunikation in enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Kommunikation und Stadtmarketing: im Rahmen der zur Verfügung stehenden Ressourcen wird über Inhalte, Aktivitäten und Beteiligungsmöglichkeiten u. a. regelmäßig in sozialen Medien und Pressemeldungen informiert.

Exkurs: Aufwertung Bürgerforum

Eine wichtige institutionelle Säule des Bürger*innendialogs ist das Bürgerforum, welches nach dem Kommunalverfassungsrecht ein Ausschuss ist, jedoch in seinen Sitzungen und durch die besondere Geschäftsordnung eine in NRW wegweisende Form der unmittelbaren Beratung zwischen Politik, Verwaltung und Bürger*innen zu aktuellen Bürgereingaben, Planungen, Projekten und Beschlüssen bietet. Aus Sicht der Verwaltung ist es sinnvoll und geboten, diese wertvolle Ressource der kommunalen Partizipationslandschaft weiter zu stärken. In diesem Sinne wurden nahezu alle Anregungen des interfraktionellen Antrag vom 22.03.2018 (s. Anlage 2) seit der aktuellen Ratsperiode in enger Abstimmung von Politik und Verwaltung umgesetzt, dabei flossen die Erfahrungen aus den Sitzungen der vergangenen Ratsperiode in die Weiterentwicklung ein.Zudem wurden der Fachbereichsleitung 01 im Kontext des konzeptionellen Aufbaus des Bürger*innendialogs im April 2021 eine Ideenskizze durch die Sprecher*innen der Fraktionen zum „Bürgerforum als zentraler Baustein moderner Bürgerbeteiligung“ zugesandt, deren Anregungen ebenfalls in die unmittelbare Umsetzungeingeflossen sind. Seit 2021 wurden folgende Aufwertungen des Bürgerforums vorgenommen:

-Das Bürgerforum ist ein zentrales Element des Bürger*innendialogs, an den Sitzungen des Bürgerforums nimmt daher regelmäßig die Oberbürgermeisterin und die Fachbereichsleiterin Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung teil.

-Seit der aktuellen Ratsperiode tagt das Bürgerforum einmal monatlich. Jede Sitzung hat einen Themenschwerpunkt, der durch den Vorsitzenden im Benehmen mit der Oberbürgermeisterin festgelegt wird. Bei der Themenfindung sind alle Stadtbezirke zu berücksichtigen. Der Sitzungsort wird nach Möglichkeit in räumlicher Nähe der Bürger*innen organisiert, die vom wesentlichen Beratungspunkt betroffen sind. Der Beginn der Sitzungen des Bürgerforums wird bürger*innenfreundlich und passend zum Themenschwerpunkt festgelegt. Der Sitzungsraum soll einem kommunikativen Austausch zwischen Ausschuss, Verwaltung und Bürger*innen ermöglichen. Eine formale Sitzordnung ist nicht erforderlich.

-Neben den regulären Sitzungen finden anlassbezogen Ortstermine des Bürgerforums statt.

-Der Vorsitzende des Bürgerforums lädt regelmäßig zu Bürger*innensprechstunden imBürger*innentreff ein.

-Klärungsstelle und Bürgerforum bleiben eng organisatorisch und inhaltlich verzahnt Die Klärungsstelle hat – ebenso wie der Bürger*innentreff – eine wichtige Funktion als Seismograph und als verwaltungsseitige Mediationsstelle bei der Oberbürgermeisterin für besonders brisante und dringende Bürger*innenanliegen, die über eine Einzelfallproblematik hinausreichen. Als Schnittstelle zum Bürgerforum werden hier relevante Themen frühzeitig identifiziert und zielgruppengerecht geklärt, in welcher Form die weitere Bearbeitung erfolgt.

-Die Dezernate bereiten aktiv und regelmäßig Projekte, die für eine breite Öffentlichkeit von Interesse sind, im Vorfeld der Sitzungen des Bürgerforums auf, um die Bürger*innen frühzeitig über anstehende Planungen mit besonderer Tragweite und unmittelbarer Betroffenheit oder Themen von besonderer Brisanz zu informieren, und stellen diese in den Sitzungen vor.

-Das Bürgerforum und der Bürger*innendialog sind in die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Stadt eingebunden. Über Inhalte und Beteiligungsmöglichkeiten wird regelmäßig, u. a. in sozialen Medien und Printmedien, informiert.

Aufgrund der vorgenannten Maßnahmen zur Aufwertung des Bürgerforums (Erhöhung Sitzungsfrequenz, zusätzliche Ortstermine, konzeptionelle Aufbereitung der einzelnen Themenschwerpunkte, Sprechstunden von Bürgerforum und Klärungsstelle im Bürger*innentreff, Vorbereitung begleitender Öffentlichkeitsarbeit, ggf. Begleitung der Arbeitsgruppen zum Bürgerrat) entsteht ein zusätzlicher Personalbedarf im Bereich Bürgerforum/ Klärungsstelle im Umfang von mindestens 1,0 VZÄ. Die Stelle wurde verwaltungsseitig geprüft und wird im Rahmen einer Veränderungsnachweisung zum Stellenplan 2022 ff. in die 2. Lesung des Stellenplanentwurfes eingebracht. Es gilt der Haushaltsvorbehalt.

Weiteres Vorgehen:

Der vorliegende Sachstandsbericht wird im Bürgerforum beraten. Auf Basis der Anmerkungen und der Diskussion wird eine Vorlage für die nächste Sitzung des Hauptausschusses erstellt. Bis Mitte 2022 werden voraussichtlich alle Stellen der Abteilung besetzt sein. Ende 2022 erfolgt ein Sachstandsbericht im Bürgerforum und Hauptausschuss, um notwendige Anpassungen und Weiterentwicklungen zu thematisieren. Ggf. ist eine Überarbeitung der Geschäftsordnung des Bürgerforums im Anschluss sinnvoll.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Zusätzlicher Personalbedarf im FB 01, lt. Stellenplan

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz: