Status "digitale Strategie" bzw. Sachstandbericht

Herr Pilgram (Die Grünen) erläutert, dass das Thema bereits im letzten Jahr auf der Agenda stand, er es aber nochmal auf der Tagesordnung für diese Sitzung haben wollte, da es eines der wichtigsten Themen für diesen Ausschuss ist. Die Entwicklung beim Thema Digitalisierung ist sehr dynamisch und aus diesem Grund muss die digitale Strategie regelmäßig behandelt werden. Weiterhin dient sie auch als Orientierung für die Arbeit des Ausschusses.

Herr Pauels (FB 01) bedankt sich für die einführenden Worte und erläutert, dass er nun seine letzte Präsentation von September nicht wiederholen, sondern nur zeigen möchte, was sich seitdem getan hat.

Nach der Präsentation von Herrn Pauels bedankt Herr Pilgram (Die Grünen) sich für den Vortrag. Er weist darauf hin, dass Herr Bruch einen weiterführenden Antrag vorbereitet hat. Der folgende Beschlussvorschlag wird für alle Ausschussmitglieder sichtbar eingeblendet:

„Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt den Bericht zur digitalen Strategie zur Kenntnis. Der Ausschuss bittet die Verwaltung, einen interfraktionellen Workshop durchzuführen, um Impulse hinsichtlich neuer digitaler Entwicklungen in die Strategie mit aufzunehmen und die digitale Vision als Leitbild der digitalen Strategie zu aktualisieren. Der Ausschuss bittet die Verwaltung, zeitnah einen Zeitplan zur Aktualisierung der digitalen Strategie vorzulegen und im Ausschuss regelmäßig über die Fortschritte der Aktualisierung zu berichten. Außerdem bittet der Ausschuss die Verwaltung, dem Ausschuss im Anschluss an die Aktualisierung regelmäßig über die Umsetzung und kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen Strategie zu berichten.“

Herr Bruch (Die Grünen) bedankt sich für den Überblick sowie den Vortrag und betont, dass auch die Grüne Fraktion die Aktualisierung der digitalen Strategie als sehr wichtig erachtet. Aus diesem Grund soll die Verwaltung mit dem vorgestellten Beschluss beauftragt werden. Wichtig ist, dass die groben Ziele der Strategie auch im interfraktionellen Gespräch besprochen werden.

Herr Kiemes (CDU) bedankt sich ebenfalls für den Vortrag und insbesondere für die letzten beiden Folien der Präsentation. Er äußert den Wunsch, dass zusätzlich Prozentsätze genannt werden, die den Fortschritt der einzelnen Projekte dokumentieren und somit auch einen Überblick über die allgemeine Zielerreichung geben. Er stellt fest, dass es viele Projekte gibt, bei denen die Ziele bereits erreicht wurden und schließt daraus, dass es in die richtige Richtung geht. Dann fragt Herr Kiemes, wie es bezüglich des „digitalen Stadtarchivs“ weiter geht.

Herr Pauels (FB 01) erläutert, dass das Projekt „digitales Stadtarchiv“ auf dem Weg und in der Zeitschiene ist. Das Projekt ist dabei zweigeteilt. Der eine Teil ist die digitale Langzeitarchivierung, die am Ende weiterbetrieben werden muss und für die dann auch Mittel zur Verfügung stehen müssen. Das ist wichtig, damit das Stadtarchiv seinem Auftrag nachkommen kann. Der zweite Teil ist die digitale Unterstützung bei der Bewertung von Akten auf ihre Archivwürdigkeit. Dieser Teil ist abgeschlossen.

Herr Pilgram (Die Grünen) erklärt, dass er beabsichtigt das Thema „Digitales Stadtarchiv“ auf die Tagesordnung für die nächste Sitzung zu setzen. Es gibt aus seiner Sicht in jedem Fall ein Haushaltsproblem, was gelöst werden muss, es muss jedoch ein digitales Stadtarchiv geben.

Herr Christoph Klingbeil (CDU) erfragt den Planungsstand beim elektronischen Rechtsverkehr, insbesondere in Hinblick auf die Kanzleien. Er sieht es als sinnvoll an, wenn das System, welches die Kanzleien aktuell schon mit den Gerichten nutzen müssen, auch mit den Behörden genutzt werden würde. Es besteht die Befürchtung, dass sonst zwei Systeme in Nutzung sein werden. Er fragt, ob im Verbund mit anderen Kommunen etwas geplant ist. Weiterhin würde er gerne wissen, wie weit die Stadt mit der digitalen Akte ist.

Herr Pauels (FB 01) gibt an, dass das beBPo seit 01.01.2022 Pflicht und in Aachen auch bereits eingeführt ist.

Herr Klingbeil (CDU) wirft ein, dass Anwält*innen aber noch nicht eingebunden sind.

Herr Pauels (FB 01) erläutert, dass dies die Vorgabe vom Land ist. Er erklärt weiterhin, dass die digitale Sozialakte fertig ist und dass FB 11 das Dokumenten Management System (DMS) nun fast vollständig eingeführt hat.

Herr Bruch (Die Grünen) fragt nach warum Microsoft 365 weiterverfolgt wird, wenn es Skepsis über den Datenschutz dieser Cloud-Lösung gibt.

Herr Pauels (FB 01) antwortet, dass es seitens der regio iT Druck gibt, dass Groupwise langfristig nicht unterstützt werden soll und auch aus diesem Grund nach Alternativen geschaut wird.

Herr Achilles (Die Zukunft) erklärt, dass die regio IT auch Alternativlösungen zu Microsoft 365 in anderen Bereichen anbietet. Es gibt offensichtlich einen großen Markt, damit solche Programme auch für Verwaltungen angeboten werden können. Er fragt, ob es nicht möglich ist, an dieser Stelle anzusetzen.

Herr Paules (FB 01) antwortet, dass nach Alternativen geschaut wird, aber auch die Einbindung des DMS eine große Herausforderung ist, da Onedrive keine Schnittstelle zum DMS anbietet.

Herr Kiemes (CDU) wirft ein, dass es ja auch bei Schulen Lösungen gibt, in Form einer Cloudlösung, die lokal gehostet wird. In der Wirtschaft ist Microsoft 365 ein Standardprodukt. Es lohnt sich in jedem Fall der Dialog, denn wenn es in den Schulen möglich ist, sollte es auch in der Verwaltung möglich sein.

Herr Ebade-Esfahani (FDP) stellt die Frage, wie sich die Zusammenarbeit zwischen Herrn Pauels, Herrn Begaß und dem Ausschuss gestaltet, da beide Herren zu den Themen digitale bzw. Smart City Strategie vorgetragen haben.

Herr Pauels (FB 01) antwortet, dass es regelmäßige Abstimmungen zwischen den Fachbereichen gibt, wie auch im Vorgang zu dieser Präsentation.

Herr Pilgram (Die Grünen) bedankt sich nochmal bei Herrn Pauels und fragt, ob es weitere Wortmeldungen gibt. Dies ist nicht der Fall. Der Beschlussentwurf wird in der Präsenzveranstaltung im Nachgang einstimmig beschlossen.