Digitale Essensgeldabrechnung in städtischen Kindertageseinrichtungen

Erläuterungen:

1. Ausgangslage

In den 56 städtischen Kindertageseinrichtungen (Kitas) wurden in den letzten drei Kindergartenjahren durchschnittlich 3.683 Kinder betreut. Im ganztägigen Besuch der Einrichtungen nutzen die Kinder verschiedene Verpflegungsangebote wie Getränke, Mittagessen, Snacks, u.ä..Die Abwicklung der von den Eltern zu zahlenden Verpflegungsgelder erfolgt – neben dem Erwerb und der Bestellung von Obst, Getränken u.ä. – für das Mittagessen als durchlaufender Posten treuhänderisch über die Leitungen der Einrichtungen. Dabei handelt es sich je nach Größe der Einrichtung um teilweise erhebliche vierstellige Summen.Hierunter fällt auch die Abrechnung von Drittmitteln in Form von Bildungs- und Teilhabeleistungen (BuT). Fürdiese Tätigkeiten steht aktuell keine IT-Lösung zur Verfügung. DieErfassung und Abrechnung erfolgt händischüber Kassenbücher, städtische Girokonten und Erfassungslisten. Auch aufgrund der in den letzten Jahren immer weiter gestiegenen quantitativen und qualitativen Anforderungen, kommen die Kita-Leitungen hieran ihre Kapazitätsgrenzen.

Aufgrund der folgendenAspekte wird eine Veränderung der bestehenden Vorgehensweise für notwendigerachtet:

Reduzierung des händischen Aufwands durch IT-Verfahren

Die Abrechnung und Dokumentation der Verpflegungsgelder nehmen große Zeitanteile der Kita-Leitungen und derständigen Stellvertretungen ein. Die Verpflegungsgelder werden inklusive der BuT-Leistungen mitunter monatlichabgerechnet. Die hierfür aufgewendeten Zeiten werden dringend für andere Aufgaben im Rahmen vonBetreuungs- und Bildungsarbeit,Erziehungspartnerschaft und Personalführung benötigt.

Reduzierung von Fehlerpotentialen

Die Kita-Leitungen und ständigen Stellvertretungen haben einen pädagogischen Schwerpunkt im Rahmen ihrer Ausbildung genossen. Bei der Abrechnung und Dokumentation übernehmen sieklassische Verwaltungstätigkeiten, was in gewissem Rahmen innerhalb von administrativen Leitungsaufgaben durchaus erforderlich ist. Aufgrund der hohen Anzahl an Bezahlvorgängen wohnt diesemhändischen System mit fachfremden Kräften jedoch ein großes Fehlerpotential inne, welches es zu vermeiden gilt. Dies kann durch eine IT-Lösungdeutlich reduziert werden.

Reduzierung des Konfliktpotentials

Die Kommunikation rund um die Bezahlung des Verpflegungsgeldes, um evtl. Außenstände oder Rückerstattungswünsche der Eltern fälltüberwiegend in die „Hol“- und„Bring“-Phase der Kinder. Hier stehen viele Eltern bereits unter erheblichem Zeitdruck. Gleichzeitigsind nahezu ständig andere Elternteile anwesend, so dass es kaum möglich ist, dieses sensible Themaadäquat anzusprechen. Dies birgt teils erhebliche Konfliktpotentiale; im Sinne der Kinder istjedoch eine zielführende Abstimmung notwendig, um allen Kindern das Wahrnehmen der Verpflegungsangebote zu ermöglichen.

Korruptionsprävention

Die Kita-Leitungen verwalten und verausgaben teils erhebliche Geldbeträge. Da es sich um die Leitung einer Außenstellehandelt, befindet sich i. d. R. kein*e Vorgesetzte*r vor Ort. Um die Kita-Leitungen vor möglichen Konflikten/Vorwürfen zu schützen und eine Rechtfertigungsrolle zu vermeiden, könnte durch eine IT-Lösung ein für Eltern, Kita-Leitung und Fachbereich (FB 45) transparentes und sicheres System geschaffen werden.

2. Geplante Maßnahme

Wie bereits im Sachstandsbericht zur Kassenprüfung in Kitas (Vorlage vom 24.08.2021, Vorlagen-Nr.: FB45/0128/WP18) beschrieben, ist die Vergabeeiner Dienstleistungskonzessionzur digitalen Bestellung und Abrechnung vonVerpflegungsgeldern für das Mittagessenin den eigenen städtischen Kitas geplant.Angestrebt wird eine IT-Lösung in Form einer niedrigschwelligen, internetgestützten Plattformlösung, die nicht selbst von der Stadt Aachen betrieben wird. Ein Einsatz einer entsprechenden IT-Lösung ist zum 01.01.2023 in allen städtischen Kitas geplant.

Damit wirdden Eltern eine deutlich komfortablere Lösung angeboten, bei der sie dieerforderlichen Tätigkeiten von zu Hause oder unterwegs erledigen können. Die Eltern verfügen über ein Guthabenkonto und erhaltenjederzeit in digitaler Form Transparenz über den Stand der Abrechnung und die Bestellung der Mittagessen. Auch die Bestellung der Mittagessen selber würde in digitalerForm transparenter erfolgen können.

Über das Abrechnungsprogramm ist auch eine direkte Verrechnung der BuT-Leistungen möglich, so dass sich hier der aktuelle Aufwand in den Kitaserheblich reduzieren wird.

Es wird beabsichtigt, eine entsprechend definierte Dienstleistungskonzessionfür die Dauervon drei Jahren mit einer stadtseitigen Verlängerungsoption zu vergeben.

Hierzu soll zunächst eine Verhandlungsvergabe mit Teilnehmerwettbewerb erfolgen. Die gemeinsamen Abstimmungen mit FB 60 und FB 14 und FB 11 finden bereits statt.

Erste Recherchen haben ergeben, dass es verschiedene Anbieter gibt, die diese Anforderungen ineiner datenschutzkonformen Lösung erfüllen könnten. Dabei agieren die bekannten Dienstleister direkt ineinem Dreiecksverhältnis mit den Eltern und den Caterern.

Entsprechende Anpassungen, die das System verdeutlichen, werden dementsprechendim Rahmen der Betreuungsverträge erforderlich sein.Hier ist bereits ein Hinweis in den Betreuungsverträgen für das Kita-Jahr 2022/2023 angedacht.

Durch Erfahrungswerte anderer Träger ist bekannt, dass für die Dienstleistung der Abrechnung ein durchschnittlicher Betrag von 20-25 Cent pro Mittagessen erhoben wird. Dieser Betrag wird pro bestelltem Mittagessendirekt von dem Guthaben basierten Benutzerkonto abgebucht.Der so entstehende Mehraufwand für die Familien würde zwischen 3€ bis 5€ pro Monat liegen.Gleichzeitig ist durch die Nutzung dieser Anwendung eine Spitzabrechnung möglich, d.h. die Eltern zahlen keine Pauschale, sondern tatsächlich nur für die bestellten Mittagessen.Zudem könnten die Eltern jederzeit eine transparente Übersicht über die entstandenen Kosten für die bestellten Mittagessen ihrer Kinder aufrufen. Darüber hinaus würde ein erheblicher Arbeitsaufwand, der aktuell überwiegend bei den Leitungen der Einrichtungen liegt, eingespart und in die Betreuungs- und Bildungsarbeit mit den Kindern investiert werden können.

Selbstverständlich wird wie bisher dafür Sorge getragen, dass grundsätzlich allen Kindern die Teilnahme am Mittagessen ermöglicht wird.

Freie Träger aus der Regionarbeiten bereits – zum Teil auch schon seit mehreren Jahren –mit solchen Abrechnungssystemen und können auf positive Erfahrungen mit allen Beteiligten zurückschauen, so dass sie die jeweiligen IT-Lösungen nicht missen wollen. Die Kita-Leitungen betonen den Trägern gegenüber die positiven Auswirkungen hinsichtlich erheblicher Einsparungen des Arbeitsaufwandes,und auch die Familien profitieren von der vereinfachenden und übersichtlichen IT-Lösung.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: