IT-Hausmeister*Innen - Anforderungsprofil

Zu diesem Tagesordnungspunkt ist Herr Koch von der regio-IT anwesend.

Herr Fagot berichtet von dem Arbeitsauftrag aus der letzten Ausschusssitzung und den erfolgten Arbeitsschritten. Unmittelbar nach der letzten Ausschusssitzung sei kurzfristig ein Termin mit Vertretungen der Grundschulen, Herrn Lennartz vom städtischen Fachbereich Personal und Organisation, Frau Griepentrog und Vertrter*innen des Fachbereichs Kinder, Jugend und Schule koordiniert worden, um die bestehenden Anforderungen gemeinsam zu erörtern und zu definieren. Er verweist darauf, dass sich die Ergebnisse aus diesem konstruktiven Dialog, die von Seiten der Grundschulen kommuniziert worden seien, in der Vorlage fänden. Diese seien anschließend mit der regio iT abgestimmt worden mit der Fragestellung, ob die genannten Anforderungen so umsetzbar seien. Nach erster Aussage der regio-iT sei dies grundsätzlich möglich.

Herr Rohé dankt der Verwaltung für die Erstellung des Konzepts. Dies sei aus seiner Sicht eine Lösung, mit der man gut leben könne. Er befürwortet, dass es eine zentrale Ansprechperson für die Grundschulen gebe. Das vorgelegte Konzept sei noch nicht in allen Belangen perfekt, aber ein guter Anfang. Er spricht sich dafür aus, die Erfahrungen aus den Grundschulen abzuwarten und perspektivisch im Bedarfsfall die Möglichkeit einer Erweiterung zu prüfen.

Herr Brantin dankt der Verwaltung ebenfalls dafür, dass sie unmittelbar nach der letzten Sitzung in die weitere Bearbeitung eingestiegen sei. Im Beschluss sei allerdings festgehalten worden, dass die Politik in einer gewissen Breite einzubinden und die regio-iT ebenfalls zu beteiligen sei. Die in der Vorlage benannten Punkte seien nachvollziehbar und gut, würden aber noch keine Grundlage für konkrete Regelungen oder die Erstellung einer Leistungsvereinbarung liefern. Er bittet daher darum, dass ein Gespräch unter Einbezug von Politik und regio-iT nachgeholt werde.

Frau Keller schließt sich den Ausführungen der CDU an. Es sei bereits gute Arbeit geleistet worden. Gleichzeitig würden Fragen offen bleiben. Auch ihre Fraktion wäre gerne bei einem weiteren Gespräch involviert, so dass sie den Wunsch nach einem Gespräch mit Politik und regio-iT unterstütze.

Frau Griepentrog äußert ihren Eindruck, dass bei einem weiteren Gespräch die gleichen Punkte zusammenkämen. Sofern es ungeklärte Fragen an die regio-iT gebe, könnten diese konkret benannt und unmittelbar geklärt werden, da Herr Koch anwesend sei. Fraglich sei, ob es in einem weiteren Gespräch zu einer besseren Klärung kommen könne. Ziel solle sein, dass die IT-Hausmeister nach den Sommerferien an den Start gehen könnten. Sie bittet Herrn Koch um eine Einschätzung in Bezug auf die mögliche zeitliche Umsetzung.

Frau Opitz erklärt, dass sie mit dem in dieser kurzen Zeit erarbeiteten Ergebnis zufrieden sei, da dies eine ausreichende Grundlage für die Umsetzung in den Grundschulen darstelle.

Herr Auler betont, dass Einigkeit darüber bestünde, den Grundschulen eine Unterstützung zukommen zu lassen. Der in der Vorlage aufgeführte Katalog enthalte gute Punkte. Dieser stelle jedoch kein Anforderungsprofil dar. Ein solches sei konkreter als ein Katalog. Aus diesem Grund habe man sich in der letzten Sitzung für ein gemeinsames Gespräch unter Beteiligung von Personen entschieden, die sich im IT Bereich konkret auskennen – u.a. auch mit der regio iT. Hierbei sei zu berücksichtigen, was innerhalb des Budgets möglich sei. Der aktuelle Katalog sei aus seiner Sicht eher ein Wunschzettel. In der Vorlage habe man lediglich mit der regio-iT abgestimmt, ob die formulierten Anforderungen leistbar seien. Unklar wäre aber weiterhin, ob dies innerhalb des Budgets möglich wäre. Auch die Frage der Skalierbarkeit sei nicht berücksichtigt. Es gebe keine Flexibilität für die Zukunft – diese werde aber benötigt. Herr Auler verweist darauf, dass der Beschlussentwurf aus der letzten Sitzung anders formuliert gewesen sei.

Frau Griepentrog formuliert, dass sie aus dem Beschluss den Auftrag verstanden habe, dass ein Anforderungsprofil erstellt werden sollte und zu klären gewesen sei, was beide Seiten voneinander erwarten würden. In der Kürze der Zeit sei aus ihrer Sicht nicht mehr leistbar gewesen. Auch sei die zuvor geforderte Detailtiefe von den Schulen nicht leistbar. Der Termin, der stattgefunden hat, habe dazu gedient, dass die Schulen ihre Probleme schildern konnten.

Herr Koch benennt zwei Möglichkeiten der Herangehensweise. Die erste Option sei (wie in diesem Fall in der Vorlage formuliert), dass die Stadt die regio-iT unter Einsatz von zwei VZÄ und der Information, welche Aufgaben zu bearbeiten sind, beauftrage. Die zweite Option sei, dass ein Serviceheft erstellt werde, in dem die Anforderungen konkret definiert und im nächsten Schritt geprüft würden, welche Kosten auf dieser Grundlage zu kalkulieren seien. Für welche Herangehensweise sich der Ausschuss bzw. die Verwaltung entscheide, sei davon abhängig, wo der Fokus gelegt werde.

Herr Rohé spricht sich dafür aus, die Vorlage mit dem aktuellen Beschlussentwurf zu beschließen. Es sollten weiterhin Gespräche zu diesem Thema stattfinden. Gleichzeitig könne es nicht die Aufgabe der Politik sein, ein Serviceheft zu definieren.

Herr Koch ergänzt den Vorschlag, dass eine Vertragslaufzeit von drei Jahren vereinbart, jedoch nach einem Jahr die Option der Überprüfung und Anpassung eröffnet werden könne. Bei dieser Vorgehensweise sei ein schneller Start möglich und es bestünde gleichzeitig die Option nachzusteuern.

Frau Schmitt-Promny weist darauf hin, dass ihrer Ansicht nach mit den Ausführungen aus der Vorlage die Bedarfslagen in den Grundschulen benannt worden seien. Daran müsse sich nun anschließen, welche Dienstleistungen dafür erforderlich sind. Die Vorlage stelle hierfür die Basis dar, die im nächsten Schritt in eine Konzeption umgesetzt werden müsse.

Herr Jacoby merkt an, dass es grundsätzlich der richtige Weg gewesen sei, die Ausschussvorsitzende einzuladen. Im Gespräch mit den Grundschulen seien die Bedarfe abgefragt und gesammelt worden. Die Idee der letzten Beschlussfassung sei gewesen, die Fachleute aus den einzelnen Fraktionen einzubinden und gemeinsam mit der regio-iT den Rahmen festzulegen. Der erste Schritt sei aus seiner Sicht gemacht, die regio-IT müsse nun ein Angebot unterbreiten, das die Bedarfe der Grundschulen berücksichtige.

Frau Griepentrog verweist darauf, dass es aus ihrer Sicht zwei Eckpfeiler gebe. Zunächst den Beschluss zum Haushalt, entweder Personal oder die Kosten im Haushalt zur Verfügung zu stellen. Der zweite Pfeiler sei dann die Frage, was die Grundschulen benötigen. Was fehle, sei zurzeit noch die Leistungsvereinbarung der regio-iT, welche Leistungen konkret angeboten würden. Sie fragt, ob die Erstellung einer solchen Leistungsvereinbarung in einem nächsten Schritt von der Verwaltung gemeinsam mit der regio-IT übernommen werden könne. Bestenfalls unter Berücksichtigung einer dynamischen Anpassung. Sofern ein weiteres Gespräch unter Einbindung der Politik gewünscht sei, müsse hier die Auswirkung auf die zeitliche Realisierung mit bedacht werden.

Herr Auler erläutert, dass im Folgenden definiert werden müsse, was konkret gewünscht werde. Entweder der Einsatz von zwei VZÄ Stellen bei der regio-iT,oder gewisse Qualitätsstandards. Von Seiten der regio-iT müsse geprüft werden, mit wie viel Personalkapazitäten dies leistbar wäre. Bei der Festlegung eines Leistungsstandards würde z.B. eine Mindestreaktionszeit festgelegt. Personal würde in diesem Fall bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt werden.

Herr Brötz ergänzt, dass zusätzlich auch die Refinanzierungskomponente über den Digitalpakt ein Thema sei. Dafür seien jedoch bestimmte Voraussetzungen zu berücksichtigen, damit eine Förderfähigkeit gegeben ist. Dies sollte bei weiteren Überlegungen mit einfließen. Die Entscheidung über die Leistungsvereinbarung sei über den Personal- und Verwaltungsausschuss zu treffen.

Frau Griepentrog gibt den Hinweis, dass für die Schulen ein Vorwärtskommen in dieser Sache wichtig sei.

Es wird folgender geänderter Beschlussvorschlag formuliert:

1. Der Ausschuss für Schule und Weiterbildung nimmt das in der Vorlage formulierte Anforderungsprofil zustimmend zur Kenntnis.

2. Der Ausschuss für Schule und Weiterbildung beauftragt die Verwaltung Verhandlungen mit der regio-IT auf Grundlage des formulierten Anforderungsprofils der Schulen zu führen und eine Leistungsvereinbarung unter Berücksichtigung der verfügbaren Haushaltsmittel zu erarbeiten. Hierbei soll nach Möglichkeit die Refinanzierbarkeit von Leistungen über den Digitalpakt geprüft und berücksichtigt werden.

Anschließend erfolgt die Beschlussfassung im Personal- und Verwaltungsausschuss. Der Ausschuss für Schule und Weiterbildung erhält die Leistungsvereinbarung zur Kenntnisnahme.

Herr Auler weist darauf hin, dass aus seiner Sicht frühzeitig die Bildung eines Arbeitskreises, bestehend aus Fachleuten der Fraktionen, erfolgen sollte, wenn der große Leistungsschein mit der regio-iT erstellt werde. Sinnvoll könnte hier eine Trennung zu inhaltlichen Fragestellungen und zu IT Fragestellungen sein, um die einzelnen Fachexpertisen einbinden zu können.