Allris Status-Update
FB 01/0287/WP18 · Kenntnisnahme
Beratung
zu 7 | Allris Status-Update |
Herr Achilles (Zukunft) stellt fest, dass das Thema „Allris“ nun schon seit 10 Jahren Politik und Verwaltung beschäftigt. Bei einem Termin im Juni 2019, wurde während eines interfraktionellen Gesprächs festgehalten, dass spätestens zur Kommunalwahl 2020 auf Allris 4 umgestellt sein soll, da der Funktionsumfang von Allris 3 nicht ausreicht, um ordentliche Gremienarbeit zu betreiben. Bisher hat sich noch nichts in der Richtung getan. Es ist unerlässlich, dass Software verfügbar ist, mit der auch zeitgemäß gearbeitet werden kann. Darauf wird bereits seit Jahren hingewiesen und gewartet. Die Vorlage beschreibt zwar, warum dieser Umstand so ist, dies ist jedoch dennoch enttäuschend. Es ist immens wichtig, dass nun Maßnahmen erfolgen, die eine zeitgemäße Gremienarbeit mit Allris ermöglichen, inklusive der Schaffung von Kooperationsmöglichkeiten, gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten, Verschlagwortung und mehr.
Herr Pilgram (Grüne) dankt Herrn Achilles für seinen Wortbeitrag und stimmt diesem zu.
Herr Kiemes (CDU) bestätigt ebenfalls, dass das Update überfällig ist und vermutet, dass es sich dabei auch um eines der Projekte handelt, welches aufgrund der Fokussierung auf die DMR-Projekte nicht intensiv genug verfolgt werden konnte. Er fragt sich, ob das Unternehmen, welches Allris verkauft, gefragt wurde, ob es bei Migration etc. unterstützen kann, und wenn ja, zu welchem Preis. Es ist wichtig, dass es hier voran geht, da Allris Grundlage für digitale Ratsarbeit ist.
Frau Meyer (Grüne) gibt zur Kenntnis, dass es mittlerweile auch Seiten gibt, welche ehrenamtlich erstellt wurden und besser über die öffentlich behandelten Themen aus Ausschüssen informieren, als es seitens der Stadt über Allris getan wird. Dies ist für sie unerklärlich.
Herr Pilgram (Grüne) erinnert daran, dass es bereits vor vielen Jahren einen Besuch der Herstellerfirma gegeben hat, bei dem gesagt wurde, dass die Updates bereitstehen.
Herr Pauels (Dez I) merkt an, dass es sich bei einem Update von Allris 3 auf Allris 4 um ein ganzes Projekt handelt. Es wurde bereits mit der regio iT zu dem Thema gesprochen. Wichtig ist zudem, dass auch Schulungen zu Allris 4 stattfinden. Es wurde weiterhin bereits eine Person gefunden, die vorbehaltlich der Zustimmung des Personalrats Mitte November, die Nachfolge von Frau Stühlen antreten kann. Nach Angaben des Herstellers der Software, sollte das Update in der sitzungsfreien Zeit durchgeführt werden und somit dann im Sommer 2023.
Herr Pilgram (Grüne) fasst zusammen, dass der Ausschuss unzufrieden mit dem Allris-Status ist und es als sehr wichtig befunden wird, dass die Verwaltung dieses Thema so schnell wie möglich vorantreibt.
Herr Rohde (FDP) merkt an, dass in Zukunft auch darauf geachtet werden sollte, dass die Updates regelmäßig gemacht werden.
Herr Pilgram (Grüne) hält fest, dass er davon ausgeht, dass nach den Sommerferien 2023 Allris 4 nutzbar ist.
Einstimmige Kenntnisnahme:
Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt die Ausführungen zur Kenntnis.
Beschlussvorschlag
Beschlussvorschlag:
Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.
Erläuterungen
Erläuterungen:
Die Verwaltung wurde vom Vorsitzenden gebeten, einen aktuellen Sachstand zur beabsichtigten Optimierung des Ratsinformationssystems dem Ausschuss vorzulegen. Die entsprechende Darstellung erfolgt nachfolgend:
Die Stadt Aachen bietet den Gremienmitgliedern in Ausschüssen und Rat und allen Interessierten seit mehr als einem Jahrzehnt ein Gremien- und Bürger*inneninformationssystem an.
Zurzeit basiert dieser so genannte Sitzungsdienst auf der Softwareanwendung ALLRIS in der Version drei, über die der gesamte interne Sitzungsdienst organisiert wird. Der Kernbereich der Organisation der Gremienarbeit mit der kompletten Terminplanung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen wird dabei ebenso unterstützt wie die Erstellung von Vorlagen und deren Einbringung in den Beratungsgang.
Zuletzt wurde durch Dez. I in der Sitzung des Ausschusses für Wissenschaft und Digitalisierung vom 14.04.2021 berichtet, dass im Kontext der aktuell auf den Weg gebrachten Änderungen im kommunalen Stadtrecht (Hauptsatzung und Geschäftsordnung des Rates) auch der Umstieg auf die Version Allris 4 empfohlen wird. Bereits in dieser Sitzung wurde durch FB 01 darauf hingewiesen, dass die organisatorische und finanzielle Umsetzung zu klären sind.
Im Folgenden wurde das Anliegen im FB 01 geprüft mit dem Ergebnis, dass ein solches Projekt nicht in der bestehenden Personalstruktur (Betreuung Ratsinformation) zusätzlich bearbeitet werden kann. Daher wurde kurzfristig mit sehr guter Unterstützung durch den FB 11 die Stelle entsprechend neu ausgerichtet und aufgewertet sowie zusätzliche Kapazitäten in das Stellenplanverfahren 2022 eingebracht.
Im August 2021 hat der Inhaber der Projektstelle im Zuge der beruflichen Weiterentwicklung den Fachbereich Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung verlassen. Trotz intensiver Bemühungen ist es nicht gelungen, die Stelle durch ein klassisches Stellenbesetzungsverfahren zu besetzen. Im Rahmen einer Priorisierung wurden für die Zeit der Vakanz die Aufgaben im FB 01/100, Abteilung Rat, Ausschüsse und Verwaltung, so umverteilt, dass zumindest die Pflichtaufgaben und das laufende Tagesgeschäft beim Ratsinformationssystem (insbesondere Betreuung Mandatsträger*innen und Verwaltung) gewährleistet werden konnte. Um auch die gewünschte fachliche Begleitung zur Migration zu ALLRIS 4 auf den Weg zu bringen, wurde Ende 2021, nach den erfolglosen Ausschreibungen, dann eine interne Umsetzung aus dem Bereich Wahlen geprüft, die allerdings erst zu Beginn der wahlfreien Zeit möglich war.
Durch diese Besetzung ab Juli 2022 konnten zwischenzeitlich kleinere Optimierung in ALLRIS 3 vorgenommen werden Zudem wurden drei Projektanträge (Einführung ALLRIS 4, Einführung Digitaler Workflow, Einführung Digitale Abrechnung Sitzungsgeld) formuliert und im September 2022 an das städtische IT-Projektmanagement (FB 11/400) weitergegeben. Sie liegen nun dort zur Prüfung vor. Im Fachbereichsgespräch mit dem CEO zur Digitalen Strategie wurden die Projekte zudem durch den FB 01 zur Priorisierung der Digitalprojekte angemeldet und entsprechend in die Empfehlung aufgenommen. Parallel wird weiterhin an einer dauerhaften Besetzung der Projektstelle ALLRIS im FB 01 gearbeitet. Hierzu gibt es eine gute Unterstützung durch FB 11.
Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen
JA | NEIN | ||
x |
Investive Auswirkungen | Ansatz 20xx | Fortgeschriebener Ansatz 20xx | Ansatz 20xx ff. | Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff. | Gesamtbedarf (alt) | Gesamtbedarf (neu) | |
Einzahlungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Auszahlungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Ergebnis | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
+ Verbesserung / - Verschlechterung | 0 | 0 | |||||
Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | ||||||
konsumtive Auswirkungen | Ansatz 20xx | Fortgeschriebener Ansatz 20xx | Ansatz 20xx ff. | Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff. | Folge-kosten (alt) | Folge-kosten (neu) | |
Ertrag | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Personal-/ Sachaufwand | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Abschreibungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Ergebnis | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
+ Verbesserung / - Verschlechterung | 0 | 0 | |||||
Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | ||||||
Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):
Klimarelevanz
Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die
Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)
Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine | positiv | negativ | nicht eindeutig |
x |
Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:
gering | mittel | groß | nicht ermittelbar |
Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine | positiv | negativ | nicht eindeutig |
Größenordnung der Effekte
Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.
Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):
gering | unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels) | ||
mittel | 80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels) | ||
groß | mehr als 770 t / Jahr(über 1% des jährl. Einsparziels) |
Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):
gering | unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels) | ||
mittel | 80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels) | ||
groß | mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels) |
Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:
vollständig | |||
überwiegend (50% - 99%) | |||
teilweise (1% - 49 %) | |||
nicht | |||
nicht bekannt |
Technische Details
ID: 115714
OParl URL:http://ratsinfo.aachen.de/public/oparl/agendaItems?id=115714
Hauptdokument
Sammeldokument öffentlich
2022-09-21 FB 01_0287_WP18 Allris Status-Update SAO.pdf
19.11.2024
132.9 KB
Metadaten
- TOP
- Ö 7
- Sitzung
- Sitzung des Ausschusses für Wissenschaft und Digitalisierung
- Gremium
- Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung
- Datum
- Do., 20.10.2022
- Uhrzeit
- 17:00
- Anlass
- Öffentliche/Nichtöffentliche Sitzung
- Vorlage
- Kenntnisnahme
- Beratung
- öffentlich
- Status
- gemischt
- Vorlageart
- Kenntnisnahme
- Federführend
- FB 01 - Fachbereich Verwaltungsleitung, Grundsatz und Dialog
- Geändert
- 25.2.2026
- Inhalt abgerufen
- 25. Februar 2026 um 12:42