Status digitale Ratsarbeit: hybride Sitzungsformate & technische Ausstattung der Sitzungsräume

Erläuterungen:

Diese Vorlage beschäftigt sich mit den Themenbereichen der digitalen Rats- und Ausschussarbeit Streaming von Sitzungen, Hybride Sitzungsformate und technische Ausstattung von Sitzungsräumen. Diese Themen wurden bisher im Dez I. von Herrn Pauels betreut. Mit dem Wechsel von Herrn Pauels ins Dez. V ist die Zuständigkeit in der Veraltung neu festzulegen.

Streaming von Sitzungen:

Bei der letzten Beratung des Themas im Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung am 9.9.2021 hatte die Verwaltung vorgeschlagen ein „Reallabor“ durchzuführen um die Auswirkungen einer Videoaufzeichnung bzw. eines Livestreamings auf die Sitzung des Rates und den Ablauf der Sitzung zu überprüfen. Da in der Zwischenzeit keine Ratssitzungen im Ratssaal stattgefunden haben, und die Auswirkungen durchaus von den Gegebenheiten des Sitzungssaales abhängig sind, hat dieses Unterfangen bisher geruht.

Nachdem der Rat nun wieder im Ratssaal tagt wird vorgeschlagen in einem ersten Schritt in eienm Praxistest zwei Szenarien bei Sitzungen zu testen. Diese Sitzungen werden erst einmal lediglich aufgezeichnet und nicht live gestreamt. So kann im Nachgang die Funktionalität geprüft werden.

1. Im Ratssaal werden eine Reihe kleiner ferngesteuerter Kameras aufgestellt. Diese werden so programmiert, dass jeder Platz eines Ratsmitgliedes ins Bild gesetzt werden kann. Erteilt die Oberbürgermeisterin das Wort, schaltet der Kameraoperator die entsprechende Position frei. Ansonsten wird immer der Platz der Sitzungsleitung gezeigt.
2. Es werden zwei Redner*innenplätze eingerichtet. Bei einer Wortmeldung begibt sich das Ratsmitglied zu dem jeweils nächsten Redner*innenplatz. Kameras zeigen nur Sitzungsleitung und Redner*innenplätze.

Mit diesen beiden Szenarien ist es auch möglich bei einer Verweigerung des Einverständnisses zur Aufnahme des Bildes dieses Recht zu wahren.

Eine erste Kostenschätzung geht von ca. €7.500,- pro Sitzung aus. Somit entstehen für diesen Praxistest Kosten in Höhe von €15.000,-. Diese sind im PSP-Element 4-010101-904-8 hinterlegt.

Bei einer späteren regelmäßigen Durchführung einer Sitzung mit Streaming könnten sich die Kosten bei Abschluss eines Rahmenvertrages oder der Beauftragung einer größeren Anzahl von Sitzungen reduzieren.

Hybride Sitzungen:

Mit der Änderung der Gemeindeordnung NRW vom 25.4.2022 ist es nun grundsätzlich auch möglich Gremienarbeit hybrid (in Präsenz und als Videokonferenz) durchzuführen. Für Rat und Hauptausschuss ist dies lediglich im Katastrophen- oder Pandemiefall zulässig. Für alle anderen Gremien ist dies auch sonst möglich, sofern die Hauptsatzung entsprechend angepasst wird.

Voraussetzung ist ein digitales Abstimmungssystem und eine Videokonferenz-SW welche durch das Gemeindeprüfungsamt NRW zugelassen werden müssen. In der Version ALLRIS 4 gibt es ein solches Abstimmungssystem. Für dieses wurde auch beim GPA eine Zulassung beantragt. Der Antrag ist noch in der Bearbeitung. Für eine Videokonferenz-SW gibt es zurzeit noch gar keinen Antrag beim GPA. Die Firma Zoom beabsichtigt einen solchen Antrag zu stellen und ist dazu auch im Kontakt mit dem GPA.

Es ist somit noch nicht absehbar wann bei der Stadt Aachen hybride Sitzungen stattfinden können. Nach einer Zulassung von Videokonferenz-SW ist zu prüfen ob die im „Reallabor“ getesteten Szenarien die Anforderungen des GPA erfüllen. Hier wird eine externe Beratung für die finale technische Lösung erforderlich sein. Hierzu stehen Mittel unter PSP-Element 4-010101-904-8 hinterlegt. Für die dauerhafte Umsetzung sind noch personelle und finanzielle Ressourcen zu ermitteln. Dies ist abhängig vom politischen Willen, ob und in welchen Ausschüssen hybrid getagt werden soll.

Technische Ausstattung von Sitzungssälen

Es wurde durch die Verwaltung ein Konzept erstellt, um Sitzungssäle mit umfangreicher Technik auszustatten. Dazu gehört je nach Raumgröße auch Technik für Videokonferenzen. In einem Piloten in zwei Räumen mit unterschiedlicher Größe soll das Konzept überprüft werden (VG Katschhof Raum 106/107 & 305) und danach als Standard weiter ausgerollt werden. Im September 2022 wurde regio iT mit der Umsetzung des Piloten beauftragt. Eine Installation ist Mitte Januar 2023 erfolgt. Leider hat sich die Lieferung der Projektionsflächen verzögert. Zudem stehen noch immer Elektroarbeiten durch E26 aus. Geplant ist noch im Monat März erste Tests durchzuführen um dann eine Entscheidung über das weitere Rollout zu treffen. Bei den Tests werden die Fraktionen mit einbezogen, da diese die Hauptnutzenden sein werden.

Zusätzlich wurden für die Sitzungssäle in Brand und Eilendorf Angebote für neue Beamer und Projektionsflächen angefordert. Auf Grund des Grundrisses dieser Räume macht dort eine Videokonferenztechnik keinen Sinn bzw. ist nur sehr aufwendig umsetzbar.

Finanzielle Mittel für diese Maßnahmen stehen als investive Mittel im PSP-Element 5-010101-900-00100-900-1 zur Verfügung.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: