Konzessionsvergabe digitale Essensgeldabrechnung in städtischen Kindertagesstätten

Erläuterungen:

In Anlehnung an die bisherigen Vorlagen hinsichtlich des Abschlusses einer Dienstleistungskonzession zur digitalen Bestellung und Abrechnung von Verpflegungsgeldern für das Mittagessen in den eigenen städtischen Tageseinrichtungen für Kinder (KiTa)[s. hierzu Vorlage vom 24.08.2021, Vorlagen-Nr.: FB45/0128/WP18; Vorlage vom 04.04.2022, Vorlagen-Nr.: FB 45/0214/WP18; Vorlage vom 14.02.2023, Vorlagen-Nr.: FB 45/0322/WP18] werden aufgrund von einigen Rückfragen aus der Elternschaft und des Jugendamtselternbeirates (JAEB) weitere Punkte im Rahmen dieser Thematik ausgeführt.

Durchführung des Vergabeprozesses

Bei der Vergabe der Dienstleistungskonzession handelte es sich um eine Vergabe gemäß § 8 abs. 4 Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO). In diesem Zusammenhang galt es vorab bestimmte zu erfüllende Rahmenparameter - sogenannte Mindestanforderungen - festzulegen. Dazu wurde im Vorfeld zwecks Erstellung der Leistungsbeschreibung und der Definition dieser Mindestanforderungen eine Markterkundung durchgeführt. Zudem wurde eine Arbeitsgruppe bestehend aus Mitarbeitenden der Abteilung KiTas und Tagespflege –unter Einbindung von KiTa-Leitungen aus unterschiedlichen Sozialräumen gebildet. Dort wurden die gemeinsam mit dem Fachbereich Rechnungsprüfung und dem Fachbereich Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement angedachten Mindestanforderungen und die entworfene Leistungsbeschreibung näher geprüft und mit den Erfahrungen aus der Praxis abgeglichen. Entsprechende Änderungen und Ergänzungen wurden vorgenommen, um Leistungsbeschreibung und Mindestanforderungen möglichst praxisnah an ein neues digitales System zu definieren.

Die KiTa-Leitungen, teilweise selber Mütter in Kindertagesstätten, nahmen hinsichtlich der Praxistauglichkeit sowohl den Leitungs- als auch Eltern-Blickwinkel ein. Eine unmittelbare Einbindung von Eltern fand in diesem Prozessstadium nicht statt.

Einführung von Kitafino

Im Rahmen des Vergabeprozesses wurde der Zuschlag schlussendlich an Kitafino als bestgeeigneten Anbieter erteilt.

Derzeit werden die durch die KiTa-Leitungen und im Anschluss mit den Caterern abgestimmten Stammdaten im System von Kitafino hinterlegt, so dass die Anmeldung der Eltern im System inkl. Erstellung eines Nutzer*innenkontos erfolgen.

Ziel der Einführung des neuen Systems von Kitafino ist die Übertragung der bisherigen Bestell- und Stornierungsfristen. Eine Verlängerung dieser bisher vereinbarten Fristen ist damit nicht verbunden. Dies wurde gegenüber den KiTa-Leitungen kommuniziert, da diese die Verträge mit den Caterern eingehen und sie dieersten Ansprechpersonen im unmittelbaren Kontakt mit diesen sind.

Durch die Nutzung des Systems von Kitafino ergeben sich für die Caterer keine zusätzlichen Aufwände oder Kosten. Die Übermittlung der Anzahl bestellter Mittagessen erfolgt zur vereinbarten Fristsetzung unmittelbar durch das System anstatt wie aktuell durch die KiTa-Leitung. Auch bei der Erstellung des Menüplans ergeben sich keine zusätzlichen Aufwände, da dieser unmittelbar an Kitafino zur Erfassung im System versandt wird anstatt wie aktuell an die KiTa-Leitung. Darüber hinaus besteht auch weiterhin die Möglichkeit den Menüplan an die KiTa-Leitung zu übersenden, sofern die KiTa selbst eine Menüauswahl im Vorfeld vornehmen möchte. Der abschließend abgestimmte Menüplan wird dann durch die KiTa-Leitung an Kitafino versandt.

Da mit dem neuen System eine Einheitlichkeit in allen städtischen KiTas hinsichtlich des Bestellprozesses erfolgen soll, werden alle Caterer angehalten das neue System Kitafino zu übernehmen. Bislang ist kein Caterer bekannt, der nicht bereit ist dieses zu nutzen. Lediglich zwei KiTas werden unabhängig von der Einführung von Kitafino aufgrund des grundsätzlichen catererbedingten aufwendigen Bestellprozesses zu einem neuen Caterer wechseln.

Nutzung von Kitafino

Für die Nutzung des Systems von Kitafino entstehen Kosten i.H.v. 20 Cent pro Bestellung. Diesentspricht einem Betrag von etwa 4€ pro Monat bei der täglichen Bestellung des Mittagessens. Durch das System wird den Eltern ein besserer Überblick über die Bestellungen und auch die Möglichkeit Bestellungen kurzfristig zu stornieren geboten. Hierdurch können die bestellten Mittagessen nun in allen städtischen KiTas spitz abgerechnet werden. Daherwird auch trotz der v.g.Kosten für die Nutzung des Systems insgesamt von einer finanziellen Entlastung der Eltern ausgegangen. Oftmals berichteten KiTa-Leitungen von Diskussionen mit Eltern, ob ein Mittagessen rechtzeitig abbestellt wurde oder nicht. Zudem kommt es vor, dass in den Morgenstunden das Telefon nicht durchgängig besetzt ist, die KiTa-Leitung aufgrund der Situation in der KiTa nicht dazu kommt, die aktuellen Bestellungen durchzugeben. Abgesehen von dieser Belastung auf Seiten des KiTa-Personals haben nun die Eltern die Möglichkeit und Gewissheit einer rechtzeitigen Stornierung.

Dass Caterer die Frist zur Stornierung im Rahmen der Umstellung verändern, ist sehr ärgerlich und für die Fachabteilung nicht nachvollziehbar; es wird deshalb im konkreten Fall nachgefragt werden, jedoch liegt dies letztendlich im Ermessen des Caterers.

Die in den letzten Monaten evtl. erfolgten Erhöhungen der Essensgelder durch den Caterer sind für viele Familien herausfordernd, stehen jedoch in keinem Zusammenhang zur Einführung dieser App. Auch die Caterer sind von den gestiegenen Energie- und Lebensmittelkosten betroffen, und waren gezwungen die Preissteigerungen auf die Essen umzulegen. Die Verwaltung bedauert die zusätzliche Belastung für viele Familien sehr.

Die Kalkulation für das Mittagessen erfolgt in den verschiedenen städtischen KiTas bisher sehr unterschiedlich. Durch die Nutzung des Systems von Kitafino soll dies für die KiTa-Leitungen harmonisiert erleichtert werden.Den Eltern wird die Möglichkeit gegeben die konkreten Preise für das Mittagessen besser nachvollziehen zu können. Bei Besonderheiten der Bestellung einzelner Essensportionen (z.B. zu große oder zu kleine Portionen, Wunsch der Kinder nach mehr/weniger Beilagen o.ä.), können diese seitens der KiTa-Leitung weiterhin mit dem Caterer kommuniziert werden und so ggf. schon Anpassungen im Vorfeld vorgenommen werden.

Hinsichtlich der Verwertung von Essensresten finden weitere interne Abstimmungen statt. Ziel ist es, die Menge an Essensresten möglichst gering zu halten und gleichzeitig alle Kinder gut zu versorgen. Hierzu erfolgen derzeit Umfragen in den städtischen KiTas, um den aktuellen Anforderungen in der Praxis gut begegnen zu können.

Familien, die über Leistungen zur Bildung-und-Teilhabe (BuT) unterstützt werden, können ebenfalls im System von Kitafino vereinfacht berücksichtigt werden. Die Bewilligungsbescheide werden hier unmittelbar durch Kitafino nach Übersendung dieser durch die Eltern (oder bei Zustimmung durch andere dritte Personen) im System erfasst und ermöglichen für den Zeitraum der Bewilligung die Bestellung eines Mittagessens pro Tag ohne das Guthaben auf dem Nutzer*innenkonto vorhanden sein muss. Die Abrechnung erfolgt jeweils zum Monatsende direkt zwischen Kitafino und dem Jobcenter bzw. dem Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration. Bisher mitunter mehrere Monate andauernde Auszahlungen von BuT-Leistungen an die KiTa-Leitungen sind somit passé.

Evtl. Verzögerungen in der Antragsstellung werden durch die Fachabteilung mit den betreffenden Bereichen thematisiert und nach Möglichkeit minimiert.

Parallel zur digitalen Anwendung von Kitafino wird bereits vereinzelt in den städtischen KiTas die App „Kita Kompass“ genutzt. Diese dient der Kommunikation zwischen KiTa und Familien, und es können Kinder bei Erkrankung digital abgemeldet werden. Zum aktuellen Zeitpunkt war eine Verknüpfung beider Funktionen noch nicht möglich.Trotzdem erscheint die Nutzung zweier Apps nicht wesentlich aufwändiger als der manchmal wiederholte Versuch, die KiTa telefonisch zu erreichen.

Derzeit steht der Rollout für den Kita Kompass in den meisten städtischen KiTas noch aus, so dass diese App noch nicht flächendeckend zur Verfügung steht. Aufgrund erheblicher Abstimmungsprozesse mit den verschiedenen Bereichen wurde entschieden zunächst den Kita Kompass als App abschließend zu entwickeln und in allen städtischen KiTas zu implementieren, ehe eine Erweiterung zusätzlicher Basis-Funktionen erfolgt. Eine zukünftige Kombination beider Funktionen wird allerdings nicht ausgeschlossen.

Evaluation von Kitafino

Seitens der Abteilung KiTas und Tagespflege wird die Implementierungsphase von Kitafino eng begleitet. Mit Blick auf die angestrebte Entlastung bei den KiTa-Leitungen und den Verbesserungen sowie der Transparenz bei den Eltern ist eine Evaluation nach drei Monaten (Juli 2023) vorgesehen.

Hierbei sollen u.a. auch die Fragestellungen seitens des JAEBs berücksichtigt werden:

1. Haben Sich alle Caterer auf Kitafino eingelassen?
2. Hat sich das Essensgeld zusätzlich zu den Transaktionskosten der App erhöht?
3. Werden mehr Essen abbestellt, obwohl die Kinder die KiTa besuchen?
4. Wird mehr Essen weggeschmissen?

Eine Rückmeldung zu den Ergebnissen der Evaluation erfolgt im KJA entsprechend nach der Auswertung im August oder September im Rahmen einer gesonderten Vorlage.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: