Status digitales Sitzungsgeschäft: Update des Ratsinformationssystems
FB 01/0371/WP18 · Kenntnisnahme
Status digitales Sitzungsgeschäft: Update des Ratsinformationssystems
im Ratsinformationssystem anzeigenBeratung
Frau Klein (FB 01) ergänzt ihre Vorlage um den Hinweis, dass am heutigen Tag die regio iT GmbH ein Angebot eingereicht hat und mit den Geschäftsführungen der Ausschüsse Termine zu den Anforderungen an den digitalen Workflow in Allris 4 gemacht werden.
Herr Bogoczek (DIE Zukunft) und insbesondere Herr Kiemes (CDU) zeigen sich enttäuscht, dass die Migration nach Allris 4 bis zum Sommer 2024 statt Sommer 2023 dauern soll. Herr Kiemes bedauert, dass die Dezember- / Januar-Sitzungen weiterhin nicht papierlos sein werden.
Herrn Becker (SPD) interessieren neue Features und er weist daraufhin, dass der Anbieter von Allris damit wirbt, das System unterstütze digitale Sitzungen z. B. auch mit Umfragemöglichkeiten in den Sitzungen selbst. Herr Pilgram (Grüne) ist etwas skeptisch, ob es in Allris 4 einen echten digitalen Workflow geben wird und bittet, bei Problemen den Ausschuss zu informieren.
Laut Frau Klein werden die Vorlagenersteller und Geschäftsführungen der Ausschüsse schon früher als Sommer 2024 mit Allris 4 arbeiten.Herrn Pilgrams Frage nach Austausch mit anderen Kommunen verneint Frau Klein mit dem Hinweis, dass sie selbst erfahren in der Einführung von Allris 4 ist.
Herr Pilgram stellt den Beschlussentwurf zur Abstimmung.
Beschluss
Beschlussvorschlag
Beschlussvorschlag:
Der AWD nimmt die Ausführungen der Verwaltung zum Status Update des Ratsinformationssystems zur Kenntnis.
Erläuterungen
Erläuterungen:
Diese Vorlage beschäftigt sich mit den Themenbereichen des digitalen Sitzungsgeschäft als Inhalt der digitalen Strategie der Stadt Aachen.
Die Umsetzung des digitalen Sitzungsgeschäftes gliedert sich in die technische Umsetzung hybrider Sitzung und der entsprechenden Ausstattung der Sitzungsräume, welche bereits in der Sitzung am 23.03.2023 dargestellt wurden sowie dem Update des Ratsinformationssystems und Einführung digitaler Workflows, dessen Status in dieser Vorlage dargestellt wird.
Der Umstieg des Ratsinformationssystems von Allris 3 auf die neue Version Allris 4 ist für den Sommer 2024 geplant. Schon vorab werden die Verantwortlichen beginnen, Vorlagen und Sitzungen im neuen System vorzubereiten. Umfassende Schulungen sind geplant. Ein zeitweiser Parallelbetrieb beider Systeme ist unumgänglich und abhängig von den Sitzungszyklen der einzelnen Ausschüsse. Wenn die letzte Sitzung mit Genehmigung der Niederschrift in Allris 3 abgeschlossen wurde und auch die Vorlagen entschieden und abgeschlossen sind, können diese Restdaten nach Allris 4 übertragen und das Altsystem abgeschaltet werden, sodass der weitere Betrieb ausschließlich in Allris 4 fortgesetzt wird. Es gibt jedoch notwendige Parallelprozesse, die Auswirkungen auf unsere Projektplanung – und hier insbesondere auch auf die Zeitschiene – haben können. Dazu gehört zum einen der Relaunch aachen.de, zum anderen aber auch die Neuaufstellung des FB 15 und Kapazitäten bei den externen Dienstleistern.
Durch das Update soll eine grundsätzliche Performanceverbesserung und durch die Workflows eine schnellere Bearbeitungs- und Durchlaufzeit von Ratsanträgen und Vorlagen erreicht werden.Der Zugang für Sitzungsteilnehmer*innen erfolgt weiterhin mit der gleichen App auf mobilen Endgeräten. Das System im Hintergrund wird jedoch komplett neu aufgebaut.
Absolute Priorität während der gesamten Projektlaufzeit hat die Sicherstellung der Rechte auf Daten sowie die Vollständigkeit und Integrität der Daten. Informationen dürfen weder verloren, noch für Unbefugte, auch nicht kurzzeitig, zugänglich gemacht werden.
Im Fachbereich 01 wurde für das Projekt eine neue Stelle eingerichtet und in Q4/22 besetzt. Die Vorbereitungen der Projekte laufen seit Februar aktiv. Die Projektgruppe wurde gebildet. Es gab erste Termine mit der regio IT und dem Dienstleister cc-egov (Produkthersteller von Allris), um die Projektideen abzustimmen und in einen ersten Zeitplan zu skizzieren.
Wir werden mit dem Umstieg auf Allris 4 starten und im Laufe der Projektarbeit parallel an der Einführung der Workflows arbeiten mit dem Ziel, bei „Go-Live“ von Allris 4 einen Großteil der Workflows grundsätzlich im System einsatzbereit zu haben.
Mit dem Umstieg und der Migration wird das Rechte-Rollen-Konzept neu aufgebaut. Dabei wird die notwendige Aufschlüsselung von Rechten, die für die Workflows benötigt wird, bereits berücksichtigt.
Um aus den aktuellen Prozessabläufen in den Ausschussgeschäftsführungen Muster-Soll-Prozesse und letztendlich einen digitalen Workflow zu modellieren finden derzeit Termine mit den Ausschussgeschäftsführungen und der Projektgruppe, insbesondere den Mitarbeiter*innen des Fachbereichs FB 11/520 Organisation und Prozesse, statt. Diese Dokumentation und Modellierung wird dann die Grundlage für die Beauftragung zur Umsetzung der digitalen Workflows im Ratsinformationssystem bilden.
Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen
JA | NEIN | ||
x |
Investive Auswirkungen | Ansatz 20xx | Fortgeschriebener Ansatz 20xx | Ansatz 20xx ff. | Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff. | Gesamtbedarf (alt) | Gesamtbedarf (neu) | |
Einzahlungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Auszahlungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Ergebnis | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
+ Verbesserung / - Verschlechterung | 0 | 0 | |||||
Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | ||||||
konsumtive Auswirkungen | Ansatz 20xx | Fortgeschriebener Ansatz 20xx | Ansatz 20xx ff. | Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff. | Folge-kosten (alt) | Folge-kosten (neu) | |
Ertrag | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Personal-/ Sachaufwand | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Abschreibungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Ergebnis | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
+ Verbesserung / - Verschlechterung | 0 | 0 | |||||
Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | ||||||
Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):
Klimarelevanz
Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die
Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)
Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine | positiv | negativ | nicht eindeutig |
Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:
gering | mittel | groß | nicht ermittelbar |
Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine | positiv | negativ | nicht eindeutig |
Größenordnung der Effekte
Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.
Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):
gering | unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels) | ||
mittel | 80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels) | ||
groß | mehr als 770 t / Jahr(über 1% des jährl. Einsparziels) |
Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):
gering | unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels) | ||
mittel | 80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels) | ||
groß | mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels) |
Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:
vollständig | |||
überwiegend (50% - 99%) | |||
teilweise (1% - 49 %) | |||
nicht | |||
nicht bekannt |
Technische Details
ID: 120104
OParl URL:http://ratsinfo.aachen.de/public/oparl/agendaItems?id=120104
Hauptdokument
Sammeldokument öffentlich
2023-05-09 FB 01_0371_WP18 Status digitales Sit SAO.pdf
19.11.2024
137.3 KB
Metadaten
- TOP
- Ö 5
- Sitzung
- Sitzung des Ausschusses für Wissenschaft und Digitalisierung
- Gremium
- Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung
- Datum
- Do., 15.06.2023
- Uhrzeit
- 17:00
- Anlass
- Öffentliche/Nichtöffentliche Sitzung
- Vorlage
- Kenntnisnahme
- Beratung
- öffentlich
- Status
- gemischt
- Vorlageart
- Kenntnisnahme
- Federführend
- FB 01 - Fachbereich Verwaltungsleitung, Grundsatz und Dialog
- Geändert
- 8.2.2026
- Inhalt abgerufen
- 8. Februar 2026 um 19:36