Evaluation der Konzessionsvergabe an Kitafino

Erläuterungen:

1. Ausgangslage

In Anlehnung an die bisherigen Vorlagen hinsichtlich des Abschlusses einer Dienstleistungskonzession zur digitalen Bestellung und Abrechnung von Verpflegungsgeldern für das Mittagessen in den eigenen städtischen Tageseinrichtungen für Kinder (Kita)[s. hierzu Vorlage vom 24.08.2021, Vorlagen-Nr.: FB45/0128/WP18; Vorlage vom 04.04.2022, Vorlagen-Nr.: FB 45/0214/WP18; Vorlage vom 14.02.2023, Vorlagen-Nr.: FB 45/0322/WP18; Vorlage vom 25.04.2023, Vorlagen-Nr.: FB 45/0346/WP18] wurde eine Evaluation drei Monate nach Einführung des neuen Systems von Kitafino vorgesehen. Hierbei wurden auch die Fragestellungen des JAEBs entsprechend der Vorlage vom 25.04.2023 berücksichtigt.

2. Ziel der Evaluation

Seitens der Abteilung Kitas und Tagespflege wurde und wirddieImplementierungsphase vonKitafinoinsbesondere seit der Einführung des Systems zum 01.04.2023 eng begleitet. Mit Blick auf die angestrebte Entlastung bei den Kita-Leitungen und den Verbesserungensowieder Transparenz bei den Elternbzw. Sorgeberechtigten wurde eine Evaluation nach drei Monaten vorgesehen. Dabei war das Ziel einen aktuellen Eindruck von den Auswirkungen dieses neuen Systems im Kita-Alltag zu erhalten, um hieraus mögliche Verbesserungen für die zukünftige Arbeit mit dem System von Kitafino zu erhalten, Prozessabläufe innerhalb der Kita zu vereinfachen und weiterhin sowohl Kita-Leitungen als auch Eltern bzw. Sorgeberechtigte bestmöglich zu unterstützen.

3. Durchführung der Evaluation

Durch die Abteilung Kitas und Tagespflege wurde ein entsprechender Fragebogen erstellt (s. Anlage). Es wurden auch die Fragen des JAEBs berücksichtigt. Die Umfrage wurde mit Hilfe des Programms Grafstat online – via QR-Code und Link - durchgeführt. Hierbei gab es die Möglichkeit den Fragebogen in deutsch und englisch zu erhalten und auszufüllen. Zudem wurde bei Bedarf ein Papierfragebogen zur Verfügung gestellt. Dieser wurde jedoch nicht benötigt.

Aufgrund der unterschiedlichen Schließzeiten der Kitas in den Sommerferien wurde die Umfrage nach den Sommerferien in der Zeit vom 07.08.2023 – 25.08.2023 durchgeführt.

Die Umfrage richtete sich sowohl an die Kita-Leitungen als auch an die Eltern/Sorgeberechtigten, um ein umfassendes Bild aller Beteiligten zu erhalten.

4. Ergebnisse der Evaluation

An der Umfrage haben sich insgesamt 495 Personen beteiligt, hiervon 37 Kita-Leitungen. Dies entspricht einer prozentualen Beteiligung bei den Eltern/Sorgeberechtigten von rund 15 % und bei den Kita-Leitungen von rund 66 %.

4.1 Nutzung und Zufriedenheit mit der Anwendung von Kitafino

Bei der Frage nach der Nutzung des Systems von Kitafino konnte ein sehr erfreuliches Ergebnis erzielt werden: 98 % der Befragten gaben an das neue System zu nutzen.

Hierbei sind insgesamt 82 % der Nutzer*innen grundsätzlich mit der technischen Anwendung von dem System Kitafino (sehr) zufrieden bzw. beurteilen die Anwendung als „in Ordnung“.

Eine genauere Aufteilung des Meinungsbildes kann der beigefügten Grafik (Grafik 1) entnommen werden.

Bei einer Betrachtung der Rückmeldungen der Kita-Leitungen fällt auf, dass hier sogar knapp 90 % der befragten Kita-Leitungen die technische Anwendung mit (sehr) zufrieden bzw. als „in Ordnung“ beurteilen.

Das Ziel einer Entlastung der Kita-Leitungen und einer Unterstützung durch das digitale System konnte daher erreicht werden.

4.2 Bestellverhalten

Ein wichtiger Punkt der Evaluation lag neben der Zufriedenheit und der damit verbundenen Usability des neuen Systems auch auf möglichen Veränderungen des Bestellverhaltens der Eltern bzw. Sorgeberechtigten durch das neue System. Die Eltern bzw. Sorgeberechtigten können nun täglich die zur Verfügung stehenden Menüs einsehen. Gleichzeitig sind sie in der Verantwortung die Bestellungen auszuführen. Dadurch ist mehr Transparenz über die Art der Mittagsverpflegung, aber auch über die Kosten gegeben.

Aus nicht erfassten Gründen haben hier lediglich nur rund 70 % der Befragten eine Rückmeldung zu dieser Fragestellung abgegeben.

Bei den erfolgten Rückmeldungen gaben gut 80 % der Befragten an, dass keine Veränderung des Bestellverhaltens eingetreten ist und täglich für das/die Kind/er bestellt wird.

Die Gründe (Mehrfachnennungen waren möglich), die bei einer Reduzierung der Bestellung angegeben wurden, sind der beigefügten Grafik zu entnehmen (Grafik 2).

Hierbei ist auffällig, dass zahlreiche Eltern/Sorgeberechtigte die Bestellung vom jeweiligen Tagesmenü abhängig machen. Eltern/Sorgeberechtigte scheinen darauf zu achten, welche Art der Mittagsverpflegung für ihr/e Kind/er angeboten werden und nutzen die gesteigerte Transparenz bei der Essensbestellung durch das neue System von Kitafino.

Lediglich ein geringer Anteil gibt an, die Anzahl an Bestellungen aus Kostengründen zu reduzieren.

BuT-Leistungen und der Härtefallfonds können auch über das neue System von Kitafino in Anspruch genommen werden. Wird in der Kita davon Kenntnis genommen, dass entsprechende Bedarfe bei den Eltern bzw. Sorgeberechtigten bestehen, so erfolgen Unterstützungs- und Informationsleistungen – insbesondere auch bei der Antragsstellung. Auch das Jobcenter oder der Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration stehen für die betroffenen Eltern/Sorgeberechtigten für Rückfragen und Unterstützung zur Verfügung. Eine Abrechnung findet jeweils rückwirkend durch Kitafino direkt mit dem Jobcenter der Städteregion bzw. dem Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration statt, so dass die Gelder nicht über die Eltern/Sorgeberechtigten fließen müssen.

4.3 Preiserhöhungen des Caterers

Eine Preiserhöhung des Caterers für das Mittagessen in der Kita gaben rund 54 % der Befragten an.

Als Gründe hierfür wurden primär die steigenden Preise u.a. im Lebensmittelbereich benannt (s. Grafik 3).

Ein geringerer Teil gab zudem an, dass Preiserhöhungen sich aufgrund der Umstellung der Caterer auf das neue System von Kitafino ergeben habe. Dies kann zum einen darauf zurückgeführt werden, dass zwei Kitas den Anbieter mit der Einführung von Kitafino wechseln mussten, wodurch sich ein veränderter Preis je Mittagessen ergeben hat. Zudem wurden vorher in einzelnen Kitas insgesamt eine geringere Anzahl an Mittagessensportionen bestellt als Kinder tatsächlich vor Ort waren (z.B. je Kind nur ¾ Portion o.ä.) und eine Art Mischkalkulation vorgenommen. Dies ist durch das neue System von Kitafino nicht mehr möglich, da pro Kind eine Essensportion bestellt werden muss. Hierdurch erhöht sich im Endeffekt der Preis pro Bestellung bei den Eltern, allerdings ist dies nicht einer Preiserhöhung pro Mittagessensportion durch den Caterer geschuldet. Die Möglichkeit derhälftigen oder anteiligen Portionsbestellung ist nicht mehr gegeben. In den betroffenen Kitas ist es daher umso wichtiger (mit Blick auf die Vermeidung zusätzlicher Lebensmittelreste), dass Kita-Leitung gemeinsam mit Caterer die Portionsgrößen gut im Blick hat, um diese ggf. anzupassen. Mit Blick auf 4.4 erfolgt dies bereits in einem guten Umfang.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch zu benennen, dass hier fast 50 % der Befragten keine Antwort gegeben haben. Dies könnte darauf zurückgeführt werden, dass vielfach die Essenspreise vor der Einführung von Kitafino nicht bekannt waren und durch die Zahlung von Pauschalen für die Eltern/Sorgeberechtigten z.T. keine differenzierte Betrachtung möglich war. Die gesteigerte Kostentransparenz durch das neue Systemvon Kitafino lässt Preiserhöhungen nun auch unmittelbar für die Eltern/Sorgeberechtigten sichtbar werden.

Gleichzeitig wird deutlich, dass auch das Mittagessen in den städtischen Kitas nicht von den generellen Preiserhöhungen in der aktuellen Zeit verschont geblieben ist. Hier ist weiterhin ein besonderes Augenmerk auf die Kinder und Familien zu legen, die finanziell keine großen Spielräume haben und nicht in der Lage sind täglich für das Mittagessen aufzukommen. Im Bedarfsfall greift weiterhin die Unterstützung durch Bildung und Teilhabe Leistungen oder den Härtefallfonds, allerdings sollten auch Familien im Blick gehalten werden, die nicht durch diese Leistungen unterstützt werden und dennoch nicht ausreichend Geld zur Verfügung haben.

Beruhigend ist in diesem Zusammenhang, dass in Bezug auf das veränderte Bestellverhalten die am wenigsten genannte Begründung die Kostenersparnis ist (s. 4.2).

4.4 Auswirkungen auf die Lebensmittelreste

Da grundsätzlich das Thema Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle spielt, wurde durch die Umfrage auch ein Blick auf eine mögliche Erhöhung der Essensreste beim Mittagessen geworfen.

Vorweg muss erwähnt werden, dass hier ein Großteil der Befragten – knapp 50 % - keine Antwort auf diese Frage gaben. Entsprechend der individuellen Rückmeldungen unter „Sonstiges“ kann davon ausgegangen werden, dass dies zum Großteil daran lag, dass die Eltern/Sorgeberechtigten hierzu keinen detaillierten Einblick haben. Daher wurde neben der Auswertung aller Rückmeldungen auch gezielt die Rückmeldungen der Kita-Leitungen betrachtet.

Insgesamt gaben gut 42 % an, dass sich die Menge an Lebensmittelresten nicht erhöht hat. Weitere gut 38 % nutzen die Antwortmöglichkeit „Sonstiges“. Bei den individuellen Antworten zu diesem Punkt fällt auf, dass hier gut 58 % der Befragten angaben, diese Frage nicht beantworten zu können bzw. keine Angaben dazu machen zu können. Die übrigen individuellen Antworten zeigten auf, dass die Stornierungsfristen seitens der Eltern/Sorgeberechtigten stellenweise als unzureichend angesehen wurden, da kurzfristige Stornierungen durch kurzfristige Erkrankungen von Kindern nicht immer möglich sind.

Die Abteilung Kitas und Tagespflege plant hierzu mit den Kita-Leitungen insGespräch gehen, um gemeinsam mit den Caterern eine weitere Verbesserung bei den Stornierungsfristen zu erreichen. Hier stehen z.T. die individuellen Interessen der Caterer (bessere Planbarkeit, weniger Verluste) den Interessen der Kita (Nachhaltigkeit – weniger Lebensmittelreste) bzw. der Eltern/Sorgeberechtigten (hohe Flexibilität, Kostenersparnis) konträr gegenüber.

Die Darstellung der Rückmeldungen der Kita-Leitungen auf diese Frage kann der Grafik 4 entnommen werden.

Bei den Rückmeldungen der Kita-Leitungen wurde am häufigsten angegeben, dass sich die Menge an Lebensmittelresten nicht erhöht hat.

Zu einem geringen Teil werden die Portionsgrößen seitens der Kita-Leitungen als zu großbeurteilt. Dies wird auch bei den Angaben zu „Sonstiges“in den individuellen Antworten ausgeführt.

Ebenfalls zu einem geringen Teil stornieren die Eltern bzw. Sorgeberechtigten zu spät, so dass zu viele Portionen geliefert werden. Aber auch - wie den Angaben unter „Sonstiges“ entnommen werden kann -liegt dies an den z.T.unzureichenden Stornierungsfristen.

Auch hier wird deutlich, dass sich eine weitere Absprache zwischen Kita-Leitung und Caterer hinsichtlich Stornierungsfristen und Portionsgrößen lohnen würde, um ggf. weitere Verbesserungen zu erzielen.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: