Digitalisierung im Eurogress Aachen
E 88/0075/WP18 · Kenntnisnahme
Beratung
Frau Wulf verweist auf die Erläuterungen, die an die Betriebsausschussmitglieder im Vorfeld der Sit-zung verschickt worden sind. Sie führt aus, dass der Schwerpunkt bei der Auseinandersetzung mit dem Thema Digitalisierung die Frage war, was Digitalisierung konkret für die Arbeit im Eurogress Aachen bedeutet. Vor allem die Frage, wie interne Abläufe und Prozesse effizienter mit vorhandenen und neuen Tools (ohne Medienbrüche und unter Vermeidung von Insellösungen) gestaltet werden können. Darüber hinaus wurde auch Wert auf die Steigerung der Zufriedenheit sowohl bei den Kundinnen und Kunden als auch bei der Mitarbeiterschaft gelegt.
Die daraus resultierende Beschaffung eines neuen Veranstaltungsbuchungssytems für den Geschäftsbereich Veranstaltungen führte zu einer erheblichen Verschlankung der Prozesse und dazu, dass dieses System jetzt das Führende ist. Die komplette Bearbeitung einer Veranstaltung, von der ersten Anfrage über die Erstellung der Verträge bis zur Abrechnung, wird seit Anfang 2021 digital abgebildet. Auch die anderen Geschäftsbereiche nutzen neue Tools, z.B. im Bereich Personal ein Zeiterfassungssystem, bei dem neuerdings die Nutzung via App möglich ist. Der Geschäftsbereich Marketing prüft derzeit sinnvolle Einsatzmöglichkeiten von KI-Systemen und beschäftigt sich mit den Rahmenbedingungen für den Einsatz von KI. Im Geschäftsbereich Technik ist aktuell die Optimierung der Gebäudetechnik in Bearbeitung.
Frau Wulf betrachtet die Digitalisierung im Eurogress als Change-Managementaufgabe, bei der alle Mitarbeitenden mitgenommen und nicht aus dem Blick verloren werden dürfen. Als ein weiteres Bei-spiel führt sie den Wandel bei den Ablaufplänen an. Vor der Umstellung wurden diese ausgedruckt und an die verschiedenen Gewerke verteilt. Bei Änderungen mussten jeweils Nachträge oder komplett neue Versionen zur Verfügung gestellt werden. Jetzt können alle Mitarbeitenden die aktuellen Daten ständig abrufen, was zu einer erheblichen Arbeitsentlastung und effizienterem Arbeiten führt.
Frau Crumbach-Trommler fragt nach wie die Datensicherheit erfolgt bzw. wie vor Hacker-Angriffen geschützt wird.
Frau Wulf erklärt, dass das neue System cloudbasiert ist und nicht auf einem eigenen Server läuft.
Frau Verbracken findet es gut, dass die Mitarbeiterschaft von Anfang an mitgenommen und beteiligt worden ist. Sie fragt nach, wie es um den Datenschutz bestellt ist, wenn die eingesetzten Tools aus Nicht-EU-Staaten stammen.
Frau Hennefeld, als Datenschutzkoordinatorin des Hauses, führt dazu aus, dass die Firma Un-gerboeck, jetzt Momentus, vertraglich im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung zugesichert hat, dass die Daten auf Servern im EU-Ausland gehostet werden. Weiterhin erklärt sie, dass im Eurogress vorrangig Daten von juristischen Personen, weniger personenbezogene Daten, verarbeitet werden. Alle Kundinnen und Kunden werden über die Verarbeitung ihrer Daten aufgeklärt bzw. deren Zustimmung eingeholt. Bei anderen genutzten Anwendungen, z.B. DATEV, sind die Server in Deutschland. Grundsätzlich sei aber eine hohe Sensibilität im Umgang mit Daten im Eurogress gegeben.
Herr Pilgram fragt nach, ob das Eurogress bei diesem Projekt die Dienste der Stadt Aachen bzw. der regio iT in Anspruch genommen hat. Außerdem möchte er wissen, ob in Zukunft noch einmal Work-shopsmit Kundinnen und Kunden geplant sind.
Frau Wulf erklärt, dass weder die Stadt Aachen noch die regio iT an diesem Projekt beteiligt waren. Die regio iT ist vor vielen Jahren gefragt worden, ob sie das Eurogress betreuen könne, hat dies aber abgelehnt, da sie keinen Support 24/7, wie im Eurogress benötigt, bereitstellen könne. Alle Tätigkeiten werden in Eigenregie mit eigener IT und Unterstützung von Fachfirmen ausgeführt. Die verschiedenen Workshops wurden von 2017 bis 2019 durchgeführt. Inzwischen haben sich die Prozesse so verselbstständigt, dass kontinuierlich an ihnen weitergearbeitet wird. Sobald neue Fragestellungen auftauchen, bilden sich interdisziplinäre Projektgruppen.
Herr Pilgram möchte wissen, ob weitere Marketingkanäle, außer der Homepage, bespielt werden.
Frau Wulf bestätigt, dass weitere Kanäle (Facebook, Instagram etc.) genutzt werden.
Beschluss
Beschlussvorschlag
Beschlussvorschlag:
Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt die Ausführungen der Betriebsleitung zur Kenntnis.
Erläuterungen
Erläuterungen:
Bei der Digitalisierung handelt es sich um den Prozess, bei dem ein Unternehmen digitale Tools, Technologien und Ökosysteme einsetzt, um Kunden und Kundinnen wie auch Mitarbeitenden einen Mehrwert durch Optimierung und Effizienz zu bieten.
Die Digitalisierung hat sich in den letzten Jahren auch bei uns stetig weiterentwickelt. Da wir erkannt haben, dass die Transformation in der digitalen Ära nicht nur eine Notwendigkeit ist, sondern auch zahlreiche Chancen für Wachstum und Effizienz bietet, haben wir im Jahr 2017 sowohl mit Mitarbeitenden als auch Kundinnen und Kunden „Zukunfts-Workshops“ durchgeführt. Gemeinsam haben wir Aufgabenfelder identifiziert, bei denen Arbeits- bzw. Kollaborationsprozesse u.a. durch Digitalisierung effizienter, aber auch zu mehr Zufriedenheit für die Mitarbeitenden sowie die Kundinnen und Kunden durchgeführt werden können. Durch den Einsatz von Automatisierungstechnologien konnten wir manuelle Prozesse deutlich reduzieren. Dies führte nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern minimierte auch Fehlerquellen.
Zudem haben wir den Fokus in diesem Prozess auch auf die Bedürfnisse unserer Kunden und Kundinnen sowie Besucher*innen gelegt.
Im Folgenden werden nur einige Beispiele von Maßnahmen genannt, die wir – ausgehend von unserem Zukunfts-Workshop – seit 2017 sukzessive umgesetzt haben.
Arbeitsfeld | Maßnahme | Effekt |
Veranstaltungs-organisation | Umstellung auf eine neue Veranstaltungsbuchungssoftware (Momentus) | Die Veranstaltungsakten werden ausschließlich digital geführt; alle Mitarbeitenden können sich immer aktuell über die Veranstaltung informieren. |
Einführung der digitalen Vertragsunterzeichnung mittels DocuSign | Ausschließlich digitaler Vertragsversand | |
Schnittstelle Momentus zum Veranstaltungskalender Homepage | Automatische Übertragung der Veranstaltungsdaten in den Veranstaltungskalender auf der Homepage. | |
Digitales Wegeleitsystem | Differenzierte Bespielung der digitalen Bildschirme möglich | |
Einführung der Software Marktmeister Pro für die Verwaltung des Öcher Bends | Gesamte Planung für den Öcher Bend vom Vergabeverfahren bis zur Rechnungsstellung sowie Standplanung in einem System | |
Digitale Einlasskontrolle mittels Scanner | Minimierung von Fehlerquellen (z.B. Einlass von Besucher*innen mit ungültigem Ticket) | |
Einführung der Software Vectorworks zur Entwicklung und Präsentation von Bühnen-, Licht- oder Videogestaltung sowie für die Anfertigung von technischen Plänen jeder Art | Anschauliche und verständliche 3D-Darstellung von Plänen jeglicher Art für Kundinnen und Kunden | |
Finanzbuchhaltung | Einführung DATEV SmartTransfer zur Digitalisierung des Rechnungsprozesses (Eingangsrechnungen, Gutschriften etc.) | Ausschließlich digitale Verwaltung von Rechnungen und Gutschriften |
Nutzung der bereits vorhandenen Software easyjob auch für das Bestellwesen | Materialdisposition im Bereich Veranstaltungstechnik sowie digitale Bestellmöglichkeit und Verwaltung der Bestellungen | |
Einführung der Software Pins | Digitale Passwortverwaltung | |
Personalwesen | Umstellung auf die Zeiterfassungs-Software ATOSS | Alle Prozesse wie z.B. Antragsstellung Urlaub etc. erfolgen ausschließlich digital; Mitarbeitende haben zudem mittels App immer einen aktuellen Überblick über ihre Daten |
Besucher*innen und Kunden und Kundinnen | Einführung von SumUp an der Garderobe | Bargeldlose Bezahlung an der Garderobe |
Digitale Besucher*innenbefragung | Fragebogen online auf der Homepage ausfüllbar | |
Digitale Kunden- und Kundinnenzufriedenheitsbefragung mittels Microsoft Forms | Fragebogen in Microsoft Forms ausfüllbar; unmittelbare Übernahme der Daten in die Auswertung | |
Veranstaltungstechnik | Netzwerkbasierte digitale Übertragung aller Videosignale in alle Räume | Einspeisung und Darstellung an jedem Ort mit Netzwerkanschluss |
Umstellung auf ein 10 Gbit/s-Netzwerk | Schnelle Übertragung von Audio- und Videodaten im gesamten Gebäude | |
Gebäudetechnik | Anschluss an das städtische System e2watch | Automatische und transparente Darstellung von Verbrauchsdaten in Echtzeit; Umsetzung für Wasseranschluss ist bereits erfolgt |
Marketing/Kommunikation | Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) zur Erstellung von Texten, Ansagetexten und Bildern | Erstellung von telefonischen Ansagetexten mit Hilfe einer computergenerierten Stimme Texterstellung im Bereich Social Media |
Grafische Erstellung eigener Flyer, Plakate und Anzeigen mit Adobe | Einsatz vor allem bei wiederkehrenden Vorlagen wie z.B. für den Öcher Bend oder Anzeigen für Eigenveranstaltungen in Printmagazinen |
Weitere Digitalisierungsprojekte werden sich aus unserem Anspruch, Arbeitsprozesse durch Digitalisierung zu optimieren, sowie aus den Anforderungen unserer Kundinnen und Kunden ergeben. Nach Abwägung von Kosten und Nutzen werden wir insofern auch weiterhin sinnhafte Digitalisierungsprojekte umsetzen.
Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen
JA | NEIN | ||
X |
Investive Auswirkungen | Ansatz 20xx | Fortgeschriebener Ansatz 20xx | Ansatz 20xx ff. | Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff. | Gesamtbedarf (alt) | Gesamtbedarf (neu) | |
Einzahlungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Auszahlungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Ergebnis | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
+ Verbesserung / - Verschlechterung | 0 | 0 | |||||
Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | ||||||
konsumtive Auswirkungen | Ansatz 20xx | Fortgeschriebener Ansatz 20xx | Ansatz 20xx ff. | Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff. | Folge-kosten (alt) | Folge-kosten (neu) | |
Ertrag | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Personal-/ Sachaufwand | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Abschreibungen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Ergebnis | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
+ Verbesserung / - Verschlechterung | 0 | 0 | |||||
Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden | ||||||
Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):
Klimarelevanz
Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die
Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)
Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine | positiv | negativ | nicht eindeutig |
X |
Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:
gering | mittel | groß | nicht ermittelbar |
X |
Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung
Die Maßnahme hat folgende Relevanz:
keine | positiv | negativ | nicht eindeutig |
X |
Größenordnung der Effekte
Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.
Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):
gering | unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels) | ||
mittel | 80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels) | ||
groß | mehr als 770 t / Jahr(über 1% des jährl. Einsparziels) |
Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):
gering | unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels) | ||
mittel | 80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels) | ||
groß | mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels) |
Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:
vollständig | |||
überwiegend (50% - 99%) | |||
teilweise (1% - 49 %) | |||
nicht | |||
nicht bekannt |
Technische Details
ID: 121521
OParl URL:http://ratsinfo.aachen.de/public/oparl/agendaItems?id=121521
Hauptdokument
Sammeldokument öffentlich
2023-09-08 E 88_0075_WP18 Digitalisierung im E SAO.pdf
31.10.2024
179.1 KB
Metadaten
- TOP
- Ö 5
- Sitzung
- Sitzung des Betriebsausschusses für das Eurogress
- Gremium
- Betriebsausschuss Eurogress
- Datum
- Di., 26.09.2023
- Uhrzeit
- 17:00
- Anlass
- Öffentliche/Nichtöffentliche Sitzung
- Vorlage
- Kenntnisnahme
- Beratung
- öffentlich
- Status
- gemischt
- Vorlageart
- Kenntnisnahme
- Federführend
- E 88 - Eurogress
- Geändert
- 8.2.2026
- Inhalt abgerufen
- 8. Februar 2026 um 20:10