Grundsätze der Zusammenarbeit zwischen Rat, Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungsprüfungsamt (Tagesordnungsantrag der CDU-Fraktion vom 08.11.2023)

Erläuterungen:

Die Gemeindeordnung regelt umfassend die Aufgaben des Rats, des Rechnungsprüfungsausschusses und der örtlichen Rechnungsprüfung. Hierbei wird insbesondere auch die herausgehobene Stellung der Rechnungsprüfung in ihrer Abgrenzung zur Verwaltung und besonderen Verantwortung dem Rat und Rechnungsprüfungsausschuss gegenüber definiert.

Primärer Träger der örtlichen Prüfung ist der Rat aufgrund seiner generellen Überwachungspflicht gegenüber der Verwaltung. Er überwacht die Durchführung seiner Beschlüsse und die der Ausschüsse sowie den Ablauf der Verwaltungsangelegenheiten. (§ 55 GO NRW). Hierzu ist die Bildung eines Rechnungsprüfungsausschusses gem. § 57 Abs. 2 GO NRW vorgeschrieben. Zur operativen Umsetzung der Überwachungsfunktion ist die Einrichtung einer örtlichen Rechnungsprüfung gem. § 101 Abs. 1 GO NRW normiert. Die Leitung und die Bediensteten werden vom Rat unmittelbar bestellt. Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in seiner sachlichen Tätigkeit unmittelbar unterstellt. Von fachlichen Weisungen ist er frei und in der Beurteilung der Prüfungsvorgänge nur Recht und Gesetz unterworfen. (§ 101 Abs. 2 GO NRW).

Als besondere Aufgabe für den Rechnungsprüfungsausschuss ist die in § 59 GO NRW geregelte Prüfungen der Jahres- und Gesamtabschlüsse bestimmt, die einer Feststellung des Jahresergebnisses durch den Rat vorangeht. Daneben werden die Prüfberichte der örtlichen Rechnungsprüfung beraten.

Die Zusammenarbeit zwischen dem Rat, dem Rechnungsprüfungsausschuss und der örtlichen Rechnungsprüfung ist insofern ein wichtiger Aspekt der kommunalen Selbstverwaltung und Finanzkontrolle. Sie ist von großer Bedeutung für die Sicherstellung einer rechtmäßigen, zweckmäßigen und wirtschaftlichen Haushalts- und Wirtschaftsführung der Verwaltung und soll transparent, vertrauensvoll und konstruktiv sein.

Die Zuständigkeitsordnung der Stadt verweist dementsprechend in § 7 auf die genannten Regelungen in der Gemeindeordnung: „Die Zuständigkeit des Rechnungsprüfungsausschusses ergibt sich aus §§ 59 Abs. 3, Abs. 4, 92 Abs. 5, 101, 105 Abs. 6, 116 Abs. 6 GO NRW und der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen in der jeweils geltenden Fassung.“

In der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt werden nun die Befugnisse des Rechnungsprüfungsausschusses und der Rechnungsprüfung konkretisiert und formal ausgestaltet.: Während die Organisation und Arbeitsweise des Ausschusses in § 1 geregelt ist, wird in § 5 seine Kompetenz festgeschrieben, der Rechnungsprüfung Prüfaufträge zu erteilen. Gleiches gilt auch für den Rat und die Oberbürgermeisterin. In § 10 RPO wird der Umgang und die Einbindung des Rechnungsprüfungsausschusses in die Prüfergebnisse, konkret in die vorgelegten Prüfberichte, geregelt. Hier wird im Zusammenhang mit § 59 GO NRW seine besondere Verantwortung im Rahmen der Jahres- und Gesamtabschlussprüfung unterstrichen.

Die Aufgaben der Rechnungsprüfung ergeben sich insbesondere aus § 104 GO. Sie finden sich inhaltlich in der RPO wieder in § 4. Dabei wird differenziert zwischen den durch Gesetz übertragenen Aufgaben und den Aufgaben, die der Rat in Anlehnung an § 104 Abs. 3 GO NRW dem Fachbereich Rechnungsprüfung übertragen hat.

(1) Der Fachbereich Rechnungsprüfung hat folgende durch Gesetz übertragene Aufgaben:

a)die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses (§ 104 Abs. 1 Nr. 1 GO NRW),

b)die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Gemeinde und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme der Prüfungen (§ 104 Abs. 1 Nr. 2 GO NRW),

c)bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) der Gemeinde und ihrer Sondervermögen die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung (§ 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW),

d)die Prüfung der Finanzvorfälle gemäß § 100 Absatz 4 der Landeshaushaltsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. April 1999 (GV. NRW. S. 158) in der jeweils geltenden Fassung (§ 104 Abs. 1 Nr. 4 GO NRW),

e)die Prüfung von Vergaben (§ 104 Abs. 1 Nr. 5 GO NRW),

f)die Wirksamkeit interner Kontrollen im Rahmen des internen Kontrollsystems (§ 104 Abs1 Nr. 6 GO NRW),

g)die Wahrnehmung der Aufgaben nach den §§ 3 und 4 des Korruptionsbekämpfungsgesetzes NRW,

h)zusätzlich gelten hins. der Prüfung der Jahresabschlüsse der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt die Regelungen nach § 103 GO NRW.

(2)Der Rat überträgt dem Fachbereich Rechnungsprüfung aufgrund des § 104 Abs. 3 GO NRW folgende weitere Aufgaben:

a)die Prüfung des Jahres- und Gesamtabschlusses nach § 59 Abs. 3 GO NRW,

b)die Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände,

c)die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit,

d)die Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Eigenbetriebe und anderer Einrichtungen der Gemeinde nach § 107 Abs. 2 GO NRW,

e)die Prüfung der Betätigung der Gemeinde als Gesellschafterin, Aktionärin oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts oder in der Rechtsform der Anstalt des öffentlichen Rechts gemäß § 114a GO NRW sowie die Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Gemeinde bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat,

f)die Prüfung der Kassen-, Buch- und Betriebsführung, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei Hingabe eines Darlehens/Zuschusses oder sonst vorbehalten hat,

g)die Prüfung von Kosten- und Leistungsrechnungen,

h)die Prüfung von Architekten- und Ingenieurverträgen,

i)die technisch-wirtschaftliche Prüfung von Plänen und Kostenberechnungen bei Investitionen (§ 13 KomHVO) sowie die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen,

j)die Mitwirkung bei der Aufklärung von Fehlbeständen am Vermögen der Stadt ohne Rücksicht auf Art und Entstehungsgrund,

k)die gutachtliche Stellungnahme zu beabsichtigten wichtigen organisatorischen Änderungen und wesentlichen Neueinrichtungen auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens,

l)die gutachtliche Stellungnahme zur Einführung, zu wesentlichen Änderungen und zum wirtschaftlichen Einsatz der Informationstechnologie,

m)die Umsetzung und laufende Begleitung des Korruptionsgefährdungs- und

Präventionsatlasses sowie die laufende Beratung der Verwaltung zur Korruptionsvermeidung und Sensibilisierung hins. korruptionsgefährdender Sachverhalte,

n)die Leitung des Fachbereiches Rechnungsprüfung ist berechtigt, die Prüfung von Kassenanordnungen vor ihrer Zuleitung an die Kasse (Visakontrolle) anzuordnen.

Die konkrete Zusammenarbeit zwischen Rechnungsprüfungsausschuss und dem Fachbereich Rechnungsprüfung ist an mehreren Stellen der RPO konkretisiert.

Grundsätzlich kann der Rechnungsprüfungsausschuss der Rechnungsprüfung Aufträge im Rahmen seiner gesetzlichen Funktion erteilen. Dies ist grundlegend mit der Übertragung der Prüfung der Jahres- und Gesamtabschlüsse erfolgt (§ 10 Abs. 1 RPO). Die weiteren Aufgaben und das Verfahren bei der Prüfung und Feststellung des Jahresergebnisses im Rahmen der Jahresabschlussprüfung wird in den folgenden Absätzen 2 bis 4 des § 10 RPO geregelt.

Berichte über Prüfungen nach Prüfplan und über Sonderprüfungen im Auftrag der Oberbürgermeisterin legt der Fachbereich Rechnungsprüfung dem Rechnungsprüfungsausschuss vor. Ebenso werden Prüfberichte, die in besonderem Auftrag der Oberbürgermeisterin vorgenommen wurden, dem Ausschuss vorgelegt. Im Vorfeld ist er über den Prüfauftrag zu informieren. Im Zustellungsverfahren werden Prüfberichte, deren Erkenntnisse arbeits- oder dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen oder straf-, arbeits- oder zivilrechtliche Folgen auslösen können, gesondert behandelt. Eine Weitergabe der Inhalte aus Prüfberichten an Dritte außerhalb des Rats und der Stadtverwaltung ist nicht gestattet.

In § 9 Abs. 8 RPO wird weiter konkretisiert, dass neben der/dem Oberbürgermeister/in auch der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses und sein/e / ihre/e Stellvertreter/in über Vorgänge zu informieren sind, die entweder eine wesentliche Unregelmäßigkeit darstellen oder zu einem Anfangsverdacht auf eine strafbare Handlung führen. Hieraus ist deutlich erkennbar, dass die Zusammenarbeit von einem hohen Maß an Vertrauen geprägt ist.

Als Ergebnis dieser seit Jahren bestehenden vertrauensvollen Basis werden im nicht-öffentlichen Teil der Ausschusssitzung Mitteilungen der Rechnungsprüfung über die laufenden Umsetzungen von Ausräumungen zu einzelnen Prüffeststellungen vergangener Berichte gemacht, ohne dass hierzu wieder ein eigener Tagesordnungspunkt erfolgt. Ebenso wird über weitere wesentliche Erkenntnisse und Feststellungen informiert, sofern dies nicht in einem späteren eigenen Tagesordnungspunkt erfolgt. Hierunter fallen auch wesentliche Anzeigen über Unregelmäßigkeiten nach § 7 RPO.

Eine besondere Herausforderung liegt in der Abwägung des nachvollziehbaren Interesses des Ausschusses nach Informationen über möglicherweise sich erst später als wesentlich erweisende Vorgänge, um frühzeitig handeln zu können und somit seiner Überwachungspflicht im Zusammenspiel mit dem Rat nachzukommen, und andererseits in der Sorgfaltspflicht der Rechnungsprüfung, möglichst ausermittelte Sachverhalte auch unter Berücksichtigung von evtl. Schutzinteressen mitzuteilen. Hierbei kann durch entsprechende Anonymisierungen und unter Bezug auf die Vorläufigkeit der Erkenntnisse ein Weg gefunden werden.

Ergeben sich aus Hinweisen oder Erkenntnissen wesentliche Handlungsbedarfe, zum Beispiel im Hinblick auf strukturelle Defizite im internen Kontrollsystem, erfolgt eine Berichterstattung im Rahmen eines Prüfberichtes an den Rechnungsprüfungsausschuss, oftmals mit einer entsprechenden Ankündigung unter dem TOP „nicht-öffentliche Mitteilungen“, sobald entsprechende Sachverhalte vorliegen. Dass darüber die Rechnungsprüfung für einen erläuternden Austausch außerhalb der Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses jederzeit zur Verfügung steht, ist selbstverständlich.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: