5. Dezember 2023 um 17:00, Verwaltungsgeb. Mozartstraße Zi.207

Sitzung des Kinder- und Jugendausschusses

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TOP 18Öffentlich

Weiterentwicklung des FB 45Vorstellungen zur Optimierung des Bereichs

FB 11/0155/WP18 · Anhörung

Beratungsergebnis:geändert beschlossen

Beratung

Mit Verweis auf die heutige Tagesordnung der Sitzung macht Herr Brötz darauf aufmerksam, welch hohe Bandbreite an verschiedenen Themen im Fachbereich Kinder, Jugend und Schule (FB 45) behandelt würden und wie dynamisch und intensiv die gesellschaftlichen Entwicklungen seien. Bereits mehrfach sei heute betont worden, wie herausfordernd das System derzeit sei. Dies werde konzeptionell und organisatorisch beim FB 45 gebündelt. In den letzten Jahren habe es einen enormen Personalzuwachs gegeben mit steigender Tendenz. Daher sei die Frage aufgeworfen worden, ob der Fachbereich perspektivisch unter diesen Umständen noch verantwortlich gesteuert werden könne, wie lange es noch gelinge, den Themen und den Mitarbeitenden gerecht werden zu können und ab wann eine Überforderung eintrete. Dies – und auch der im Koalitionsvertrag eingeflossene Wunsch aus der Politik – sei zum Anlass genommen worden, die aktuelle Struktur zu überdenken. Die Umstrukturierung sei zwar von Beginn an den Mitarbeitenden kommuniziert worden, dennoch habe es sich in erster Linie um einen Top-Down-Prozess, in enger Abstimmung mit dem Fachbereich Personal und Organisation (FB 11), gehandelt. Derzeit würden die Ergebnisse in vielen Sitzungen mit den Mitarbeitenden erläutert. In der heutigen Sitzung sowie in der kommenden vom Ausschuss für Schule und Weiterbildung würden diese der Politik vorgestellt. Die neue Organisationsstruktur solle nicht nur den Fachbereich handhabbarer machen. Der Prozess sei auch dazu genutzt worden, um in einzelnen Bereichen Optimierungen vorzunehmen, die ohnehin notwendig gewesen seien. Im geplanten neuen Fachbereich KiTas und Tagespflege würden fünf neue Teams zusammengestellt, um Einrichtungen ganzheitlich betreuen zu können. In diesen Teams würde neben einer Leitung die Fachberatung, Personalbewirtschaftung und -management gebündelt. Aufgrund des hohen Handlungsbedarfes und der komplexen Herausforderungen in den Einrichtungen als auch in der Begleitung durch die Verwaltung würden zusätzliche personelle Ressourcen im KiTa-Bereich bereitgestellt. Darüber hinaus werde im künftigen Fachbereich Jugend und Schule ein Team zur Schuldigitalisierung gebildet. Insgesamt weise der aktuelle FB 45 eine Dichte auf wie die gesamte Verwaltung einer mittelgroßen Kommune. Daher werde voraussichtlich das ganze Jahr 2024 für die Umsetzung der Umstrukturierung benötigt.

Herr Kaldenbach ergänzt, dass der FB 45 der größte Verwaltungsbereich mit Blick auf das Personal und den Themen in der gesamten Region bis Köln sei. Die Themen seien mit einer hohen Dynamik verbunden. Der Fachbereich verfüge aktuell über eine schlanke Leitungsebene mit einer Leitung und vier Abteilungsleiter*innen, über die sämtliche Themen laufen würden. Er selbst vermisse die Möglichkeit, einzelne Themen fokussiert und tiefergehend betrachten zu können. Dies solle nun verändert werden. Allein im KiTa-Bereich gebe es hohe Anforderungen, die Verwaltung betreibe derzeit 56 eigene Einrichtungen, dies entspreche rund 1.000 Mitarbeitende. Es gebe kaum eine andere Kommune mit dieser Größenordnung an eigenen Einrichtungen. Die Bündelung der Bereiche Jugend und Schule sei mit Blick auf die enge Verzahnung an verschiedenen Stellen folgerichtig und ermögliche die gemeinsame Fokussierung auf die Themen und die Nutzung von Synergieeffekten.

Herr Tillmann bekräftigt die Unterstützung von Seiten der SPD-Fraktion. Die Weiterentwicklung des FB 45 sei auch in den Koalitionsvertrag aufgenommen worden. Es handele sich derzeit um einen riesigen Fachbereich, die Aufteilung auf künftig zwei Fachbereiche sei daher logisch. Den Vorschlag der Verwaltung halte er für sinnvoll. Die in der Vorlage genannten zehn Stellen, die zusätzlich eingerichtet werden sollen, seien nicht Folge der neuen Struktur, sondern der Qualitätsverbesserung in verschiedenen Bereichen.

Auf Nachfrage von Herrn Tillmann bestätigt Herr Brötz, dass die Beschlussfassung im Frühjahr erfolgen werde.

Frau van der Meulen hebt die Bildung eines Teams für Schuldigitalisierung positiv hervor. Dies sei aus ihrer Sicht notwendig. Auch wenn es sich um einen Top-Down-Prozess gehandelt habe, seien die Ideen der Mitarbeitenden einbezogen worden, dies begrüße sie.

Frau Schmitt-Promny erläutert, dass die vorgestellte Aufteilung nachvollziehbar sei. Sie lobt die Einrichtung des Bereichs „pädagogische Grundsatzangelegenheiten“ im Fachbereich KiTa und Tagespflege. Gleichzeitig weist sie darauf hin, dass eine gute Vernetzung zwischen den beiden künftigen Fachbereichen sei wichtig sei.

Herr Tillmanns fasst zusammen, dass die CDU-Fraktion geplanten Umstrukturierungen von Fachbereichen zunächst kritisch gegenüberstehen würde. Dies gelte hier jedoch nicht, die Fraktion begrüße die Aufteilung.

Auf Vorschlag von Frau Scheidt wird der Beschlussvorschlag um ein „zustimmend“ ergänzt.

Beschluss

Beschluss (geändert): Der Kinder- und Jugendausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.

Beschlussvorschlag

Beschlussvorschlag:

Erläuterungen

Erläuterungen:

Der Fachbereich Kinder, Jugend und Schule wurde 2008 aus den Fachbereichen „Jugendamt“, „Schulverwaltungsamt“ und „Schulamt“ gegründet und stellt aktuell mit 1.394,5 Stellen (rd. 1.800 Mitarbeitende) den größten Fachbereich innerhalb der Stadtverwaltung Aachen dar. Bereits im Jahr 2015 erfolgte eine erste organisatorische Betrachtung. Im Ergebnis wurden aus den bis dahin vorhandenen sechs Abteilungen die heutigen drei Fachabteilungen „KiTa und Tagespflege“, „Jugend“ und „Schule“ sowie die Querschnittsabteilung „Finanzmanagement, Planung und Service“ gebildet und die bis dahin bei der Stadt Aachen nicht vorgesehene Hierarchieebene der Sachgebietsleitungen zwischen einigen Abteilungsleitungs- und Teamleitungsfunktionen installiert.

Nach nunmehr acht Jahren ist zwischenzeitlich festzustellen, dass die damals gewählte Struktur des Bereiches nicht mehr sachgerecht und zukunftsfähig ist. Neben dem Aufwuchs an Stellen und Mitarbeitenden haben insbesondere die Anzahl, die Dynamik und Komplexität der im Bereich verorteten Themenstellungen enorm zugenommen. Gleichzeitig ist durch gesetzliche Änderungen, den gesellschaftlichen Wandel, politische Beschlussfassungen auf Kommunal-, Landes- und Bundesebene sowie durch Fallzahlensteigerungen absehbar, dass sich in allen Bereichen in den kommenden Jahren weitere Herausforderungen und Veränderungen ergeben werden.

Daher wird eine organisatorische Anpassung für erforderlich erachtet, um den größten Fachbereich der Verwaltung zukunftsfähig aufzustellen und eine Organisationsform zu implementieren, die den aktuellen Anforderungen, aber auch den bereits absehbaren Herausforderungen der kommenden Jahre gerecht wird.

Als zukunftsfähige Strukturidee wird dabei die Gründung zweier Fachbereiche für sinnvoll erachtet.

Den folgenden Darstellungen können die jeweiligen Ideen zur Grundstruktur beider Bereiche entnommen werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich die jeweiligen Abbildungen überwiegend auf die Abteilungsebenen konzentrieren, da eine detaillierte Ausgestaltung der darunter folgenden Strukturen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht umfassend/abschließend erfolgt ist. Diese soll im weiteren Prozess betrachtet und definiert werden.

Strukturvorstellungen und Ideen zum Fachbereich Jugend und Schule:

Gewünschte Ziele und Effekte der Struktur:

Verringerung der Führungsspanne in personeller und thematischer Hinsicht in der bisherigen Abteilung „Jugend“ durch Einzug von drei Fachabteilungen

hierdurch notwendige Basis für anstehende Veränderungen und Herausforderungen in diesem Bereich (u.a. SGB VIII-Reform)

Bildung eines eigenen Teams „Schuldigitalisierung“ in der Abteilung Schule

Bündelung der Ressourcen
Optimierung der Außenwirkung
Schaffung einer soliden Basis für anstehende Herausforderungen und Aufgaben (stetige Zunahme eingesetzter Soft- und Hardware in den Schulen, hohe Anzahl an Stakeholdern, komplexe Förderprogramme)

Strukturvorstellungen und Ideen zum Fachbereich KiTa und Tagespflege:

* Für den Bereich der Abteilung „städtische Kindertageseinrichtungen“ besteht bereits die Idee der Einrichtung von fünf Teams zur ganzheitlichen Betreuung der städtischen KiTas, sodass diese hier bereits im Organigrammentwurf abgebildet werden.

Gewünschte Ziele und Effekte der Struktur:

Trennung der Aufgaben – auch in der Wahrnehmung der Öffentlichkeit – des öffentlichen Trägers und der Aufgaben als Träger eigener Einrichtung durch Schaffung zweier Abteilungen

Bündelung aller Aufgaben für den Bereich der eigenen städtischen Einrichtungen, um die KiTas ganzheitlich unterstützen und betreuen zu können im Sinne einer integrierten Fach- und Ressourcenplanung (Schaffung von Teams zur Verortung der Aufgaben „Fachberatung“, Personaleinsatzplanung“ und „Ausstattung/Bewirtschaftung“ zwecks verbessertem Support der KiTas)

Trennung von Fachberatung und Leitung (Dienst- und Fachaufsicht)

Leitung als Managementaufgabe ohne operativen Sachbearbeitungsanteil
gleichzeitige Stärkung der pädagogischen Beratung durch gesonderte Funktion „Fachberatung“ (zusätzliche Stellenkapazitäten!)

Stelleneinrichtungen:

Zur Umsetzung dieser Vorstellungen müssen nach jetzigem Stand insgesamt zehn Stellen eingerichtet werden:

Funktion	Stellenumfang
Teamleitung Schuldigitalisierung	1,0
Teamleitung Service KiTa und Tagespflege	0,5
Pädagogische Fachberatung städtische KiTas	5,0
Sachbearbeitung Personaleinsatz städtische KiTas	1,5
Sachbearbeitung Ausstattung / Bewirtschaftung städtische KiTas	1,0
Sachbearbeitung Qualitätssicherung	1,0
	10,0

Ein Großteil dieser Stelleneinrichtungen ist jedoch nicht auf die neue Struktur zurückzuführen, sondern bedient vielmehr unabhängig von der strukturellen Veränderung des FB 45 vorhandene grundsätzliche Optimierungsbedarfe in verschiedenen Bereichen:

Gleichzeitig können nach Umsetzung der neuen Strukturidee voraussichtlich im Stellenplan 2025 Stellenkapazitäten im Umfang von 3,23 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) eingespart werden.

Ausblick:

Im Kontext einer Beteiligung aller Mitarbeitenden des FB 45 wurde Mitte November ein entsprechender Informationsbrief versandt, der auch die Möglichkeit vorsah, Ideen und Anregungen der Kolleginnen und Kollegen in den weiteren Prozess miteinzubringen. Die Auswertung dieser Rückmeldungen ist derzeit in Bearbeitung.

Sobald abschließende Erkenntnisse zur detaillierten Struktur der beiden neuen Fachbereiche vorliegen, erfolgt voraussichtlich im Frühjahr 2024 die Vorstellung in den politischen Gremien.

Auswirkungen

Finanzielle Auswirkungen

	JA	NEIN
	x


Investive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Gesamtbedarf (alt)	Gesamtbedarf (neu)
Einzahlungen	0	0	0	0	0	0
Auszahlungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden

konsumtive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Folge-kosten (alt)	Folge-kosten (neu)
Ertrag	0	0	0	0	0	0
Personal-/ Sachaufwand	0	0	0	0	0	0
Abschreibungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Finanzielle Auswirkungen ergeben sich in Höhe der Personalkosten für die im Rahmen der Neustrukturierung und Optimierung des Bereiches erforderlichen Stellenneueinrichtungen. Die entsprechenden Personalkosten in Höhe rund 854.000 € jährlich werden im Rahmen des Stellenplanverfahrens zur Aufstellung des Stellenplans 2024 berücksichtigt.

Dem gegenüber steht voraussichtlich ab 2025 eine Einsparung von Personalkosten in Höhe von rund 254.000 €, sodass sich grundsätzlich Mehraufwendungen für zusätzliche Personalressourcen in Höhe von rund 600.000 € ergeben werden. Daneben werden weitere Kosten durch notwendige Bewertungsanpassungen verschiedener Funktionen entstehen, die nach aktuellem Stand ca. 130.000 € betragen werden. Insofern ist von Gesamtkosten in Höhe von rund 730.000 € jährlich auszugehen.

Nähere Informationen können den u.g. Erläuterungen entnommen werden.

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig
x

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

gering	mittel	groß	nicht ermittelbar
			x

Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig
x

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr(über 1% des jährl. Einsparziels)

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)