Aufbewahrungsfristen

An der kurzen Aussprache beteiligten sich seitens der Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses Frau Moselage (FDP), die Herren Römer und Krenkel (CDU), Schmitz (SPD) und Pilgram (Grüne) sowie seitens der Verwaltung Frau Kober und Frau Grehling.

Herr Römer führte aus, dass der Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 09.09.2009 (15.Wahlperiode) zu diesem Thema keinen Beschluss mehr fassen wollte und darum gebeten hatte, eine Vorlage für die erste Sitzung der 16. Wahlperiode zu erstellen. Diesem Wunsch sei die Verwaltung nachgekommen.

Frau Kober umriss noch einmal kurz den Sachverhalt, der sich aus der Vorlage ergibt, und erklärte, dass der Fachbereich Rechnungsprüfung dem Vorschlag der Verwaltung, die Aufbewahrungsfrist für Vergabeunterlagen auf 6 Jahre zu verkürzen, folgen wolle.

Herr Schmitz (SPD) und Frau Moselage (FDP) erklärten sich für ihre Fraktionen damit einverstanden.

Herr Pilgram (Grüne) fragte, ob dann nach Ablauf von 6 Jahren die Unterlagen der Aktenvernichtung zugeführt würden. Frau Kober bejahte dies grundsätzlich, wies aber darauf hin, dass die Frist von 6Jahren mit dem Zeitpunkt zu laufen beginnt, zu dem die Leistungsabnahme erfolgt ist bzw. nach dem Ablauf der Vertragslaufzeit. Das heißt, dass Unterlagen ggf. auch länger als 6 Jahre aufzubewahren sind.

Herr Krenkel (CDU) wollte wissen, zu welchem Zeitpunkt die elektronische Archivierung eingeführt werden solle. Frau Kober antwortete hierauf, dass u.a. die Kostenfrage noch geklärt werden müsse und ein genauer Zeitpunkt noch nicht benannt werden könne.

Frau Grehling ergänzte, dass es nicht nur um die Frage des Geldes gehe, sondern u.a. auch darum, dass vor dem Einsatz eine Dienstanweisung erarbeitet werden müsse.