Sachstand zur Einrichtung eines Systems zur Nachverfolgbarkeit von Ratsanträgen

Frau Schulz(im FB 01zuständig für das Ratsinformationssystem) berichtet, dass parallel zum Antrag zur Nachverfolgbarkeit von Ratsanträgen der Oberbürgermeister den Auftrag zur Erarbeitung eines Konzeptes zur elektronischen Weitergabe von Vorlagen erbeten habe. Da diese beiden Themen im engen (technischen) Zusammenhang stünden, sei das Ziel der Verwaltung diese beiden Themen gemeinsam zu lösen. Hinsichtlich der Konzeption sei ein Arbeitskreis mit den beteiligten Dienststellen gegründet und zur Realisierung und Umsetzung der technischen Seite der Hersteller kontaktiert worden. Eine vom Hersteller vorgeschlagene Lösung habe aber nicht den Anforderungen der Stadt entsprochen, sodass zurzeit nochmals die Anforderungen definiert würden, die dann vom Hersteller umzusetzen seien.

Nach der programmtechnischen Umsetzung seien noch organisatorische Umsetzungsprozesse notwendig. Beispielhaft könne die Festlegung des berechtigten Personenkreises, deren Schulung mit dem Programm, aber auch die Installation auf den Arbeitsplatzrechnern genannt werden.

Wenn die technischen Voraussetzungen gegeben seien, werde die Verwaltung die Abstimmung mit den Fraktionen suchen. Gemeinsam solle dann das System zur Nachverfolgbarkeit von Ratsanträgen erarbeitet und umgesetzt werden.

Da sowohl die technische, die datenschutzrechtliche als auch die organisatorische Umsetzung Zeit in Anspruch nehmen werde, könne alternativ quartalsweise bis zur Fertigstellung eine Liste mit den Anträgen und den bearbeitenden Dezernaten übersendet werden.

Auf die Nachfrage zum zeitlichen Rahmen erklärt Frau Schulz, dass eine Einschätzung schwer möglich sei, da insbesondere die Schulungen aufwendig seien.

Der Ausschuss bedankt sich bei Frau Schulz für den Sachstandsbericht und signalisiert seine Zustimmung zur vorgestellten Vorgehensweise und bittet um zügige Umsetzung.