Sachstandsbericht: Aktuelle Personalsituation Bürgerservice Katschhof - sowie: Personalplanung zur Behebung der PersonalknappheitAntrag der SPD-Fraktion vom 28.04.2014Bürgerservice Römerstraße: Sanierungspläne überarbeitenAntrag der Fraktion GRÜNE vom 07.04.2014

Herr Hammers nimmt zunächst Bezug auf den Antrag der SPD-Fraktion vom 28.04.2014 „Sachstandsbericht: Aktuelle Personalsituation Bürgerservice Katschhof - sowie Personalplanung zur Behebung der Personalknappheit“(Teil I):

Der Fachbereich Bürgeramt wurde zum 01.10.2009 mit Stelleneinrichtungen für Sachbearbeitung und Info-Punkte sowie einer vereinheitlichen Bewertungsstruktur gebildet. In den Jahren 2010/2011 wurde ein Organisationsprozess zum Themenfeld Produkt- und Geschäftsprozessmanagement durchgeführt.

Am 05.11.2012 eröffnete der neue Standort Katschhof. Terminvergaben und ein intelligentes Aufrufanlagensystem an beiden Standorten rundeten den vorgenannten Prozess ab. In einem weiteren Schritt erfolgte ein Ausbau der Online-Angebote auf „aachen.de“. Zudem wird jeweils temporär zu Semesterbeginn einBürgerservice vor Ort im Super-C eingerichtet.

Anfang 2014 lagen die Wartezeiten grundsätzlich noch im Rahmen des Zielwertes von maximal 30 Minuten. Ausnahmen gab es lediglich in den saisonalen Spitzen. Zeitgleich waren bis zu diesem Zeitpunkt bei 30,5 sogenannten Vollzeitäquivalenten (inklusive Führungskräfte) 3 Vakanzen durch Langzeiterkrankung, eine unbesetzte Stelle und eine Vakanz aufgrund von Mutterschutz und Elternzeit zu verzeichnen. 10 Mitarbeiter/innen lagen mit durchschnittlich 16,5 Mehrstunden über dem Gleitzeitrahmen.

Bis Mitte April 2014 veränderte sich die Personalsituation dahingehend, dass zu der weiterhin bestehenden Vakanz aufgrund von Elternzeit 3 zusätzliche Mitarbeiter/innen den Fachbereich verließen und 2 weitere Mitarbeiter/innen vor einem Fachbereichswechsel standen. In diesem Zeitraum stieg zusätzlich die Anzahl der Kurzzeiterkrankungen und die Anzahl der Urlaube erhöhte sich durch die anstehenden Osterfeiertage bzw. -ferien. Die Abdeckung der Nachmittagssprechzeiten erschwerte sich dahingehend, dass in dieser Phase nur noch wenige Vollzeitkräfte anwesend waren. Insgesamt kann von einer Kumulierung dezimierender Personalfaktoren gesprochen werden, wodurch sich die Wartesituation drastisch verschlechterte (bis zu mehrstündigen Wartezeiten) und letztendlich sogar zur Schließung des Bürgerservice Standort Katschhof in der Zeit vom 17.04. bis 02.05.2014 führte.

Zur umgehenden Regulierung der Situation wurde der bevorstehende Fachbereichswechsel von 2 Mitarbeitern/innen zunächst verschoben; zusätzlich erfolgte eine stundenweise Unterstützung durch Mitarbeiter/innen aus den Bezirken. Zeitgleich startete eine erneute der Stellenausschreibung für eine erweiterte Zielgruppe mit einer Bewerbungsfrist bis zum 16.05.2014. Als eine weitere unterstützende Maßnahme beschloss der Verwaltungsvorstand am 29.04.2014, dass die Wiederbesetzungssperre für den Bürgerservice bis zur Besetzung aller derzeit vakanten Stellen ausgesetzt wird. Auch eine externe Stellenausschreibung ist gegebenenfalls in Erwägung zu ziehen.

Ebenso werden diesem Bereich nach bestandenen Abschlussprüfungen 3 zusätzliche Nachwuchskräfte ab Mitte Mai 2014 neben den 3 schon dort eingesetzten Prüfungsabsolventen zugewiesen. Zudem soll sowohl eine Pressemitteilung zur Lenkung der Kundenströme (Online-Angebote, Terminvereinbarungsmöglichkeiten, Hinweis auf Bezirke) als auch eine Einbindung des Servicecenters Call Aachen in Form einer „Lotsenfunktion“ unterstützend zur Entlastung beitragen.

Zukunftsorientiert sind ein weiterer Ausbau der Online-Dienste auf aachen.de -unter Berücksichtigung der Funktionalitäten des neuen Personalausweises-, Maßnahmen der Personalentwicklung (Teamentwicklung, Qualifizierung, Führungsstruktur u.a.), die Erweiterung der technischen Infrastruktur (Bürgerterminal, Fotoautomat u.a.), die digitale Meldeakte und die Reorganisation des Front- und Back-Office (z.B. Bearbeitung einfacher Melderegisterauskünfte) angedacht.

Zum Antrag der Faktion GRÜNE vom 07.04.2014 „Bürgerservice Römerstraße: Sanierungspläne überarbeiten“ (Teil II) berichtet Herr Hammers:

Das Sanierungskonzept wurde bereits im Personal- und Verwaltungsausschuss am 08.01.2014 durch das Gebäudemanagement (E 26) vorgestellt; der Beschluss wurde vertagt.

Nach wie vor stehen Haushaltsmittel in Höhe von ca. 780.000 Euro für den Umbau, für das Mobiliar und für die Planungskosten zur Verfügung. Im Rahmen einer neuerlichen Betriebsbesichtigung des Bürgerservice Römerstraße durch die Unfallkasse NRW forderte diese mit Bericht vom 10.04.2014 einen weiteren Notausgang in Form einer ebenerdigen „Fluchttür“ im Bereich des derzeitigen Sozialraumes. Gespräche zu einer kostengünstigeren Alternativplanung wurden bereits zwischen

FB 12 und E 26 aufgenommen.

Die Einbeziehung des Bistrobereichs für Back-Office Arbeitsplätze und die funktionale Optimierung der Auslässe der Lüftungsanlage wird derzeit bereits geprüft. Zudem soll der Schnellschalter zur reinen Abholung beibehalten werden. Weiterhin ist eine Ausweitung des Terminsystems auf die Bezirksämter mit angezeigter Wartezeit beabsichtigt. Ziel ist die Schaffung einer offeneren, atmosphärisch entspannten Arbeitssituation.

Im Nachgang zur Berichtserstattung durch Herrn Hammers bringt Frau Begolli bezugnehmend auf den I. Teil der Ausführungen noch einmal ihr Unverständnis über die personelle Entwicklung im Bereich Bürgerservice seit der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses am 08.01.2014 zum Ausdruck. Sie sieht es zudem sehr kritisch, dass für den Bereich Bürgerservice, der nun so sehr im Fokus steht, die Wiederbesetzungssperre bis zur Besetzung aller derzeit vakanten Stellen ausgesetzt wurde und Bereiche ohne „sichtbare Außenwirkung“ unberücksichtigt bleiben. Sie regt an, dass der vorgenannte Sachverhalt doch nun endlich zu einer Aufhebung der Wiederbesetzungssperre führen sollte. Herr Servos sieht dies ebenso. Zudem stimmt ihn das Ergebnis der Stellenausschreibung mit nur einem Bewerbungseingang bedenklich und er hält daher eine externe Stellenausschreibung für unerlässlich.

Herr Dr. Barth erläutert, dass die Verwaltung die Kritik annimmt und es selbstverständlich sehr ungewöhnlich ist, dass eine Verwaltungseinheit geschlossen werden musste. Diese Entwicklung war im Januar 2014 nicht absehbar. Er führt ergänzend zur Berichterstattung von Herrn Hammers aus, dass das Ergebnis der Stellenausschreibung auch für die Verwaltung überraschend war.

Bezogen auf die Sanierungspläne berichtet Herr Dr. Barth, dass die Räumlichkeiten des Bistros, mit Zustimmung des Herrn Oberbürgermeisters Philipp, bereits in die Planung einbezogen wurden und die Verwaltung sich in guten Gesprächen mit dem Gebäudemanagement befindet.

Herr Gerets merkt an, dass seiner Einschätzung nach die Beibehaltung der Wiederbesetzungssperre über viele Jahre zu keinem guten Ziel geführt hat. Nun müssen kurzfristig solide Pläne erarbeitet werden. Herr Ludwig ergänzt, dass man in der Debatte rund um die Themenfelder Zielstellenpläne und Aufgabenkritik nicht weiter gekommen ist. Zudem erkundigt er sich, ob die Gründe, welche zu einem Wechselwunsch der Mitarbeiter/innen führen, bekannt und welche organisatorischen Maßnahmen, über die oben bereits erwähnten Maßnahmen hinaus, geplant sind. Abschließend merkt Herr Ludwig an, dass ihm bekannt sei, dass die Mitarbeiter/innen unterschiedlich (EG 8 / EG 9) eingruppiert sind und bittetdiesbezüglich ebenso um Erläuterung.

Herr Raschke führt aus, dass man sich derzeit noch im Krisenmanagement befindet. Zeitnah müssen Einzelgespräche geführt und moderierte Teamentwicklungsmaßnahmen durchgeführt werden. Zur unterschiedlichen Eingruppierung berichtet Herr Raschke, dass diese zukünftig einheitlich sein wird, da alle EG 9 Stellen (Standort Katschhof) mit einem KU-Vermerk EG 8 versehen wurden.

Frau Moselage dankt Herrn Gerets über seine Einlassung zur Wiederbesetzungssperre. Sie begrüßt, dass dieses Themenfeld zum Wohl der Mitarbeiter/innen und Bürger/innen nun eine neue Dynamik erhält. Herr Servos unterstreicht ebenfalls die Ausführungen von Herrn Gerets.

Frau Hoch weist daraufhin, dass es das oberste Gebot eines Arbeitgebers sein muss, dass Menschen nicht bei der Ausübung ihrer Arbeitstätigkeit erkranken.

Herr Dr. Barth sichert zu, dass die Verwaltung sich weiterhin intensiv mit den Problemfeldern (personell / organisatorisch) auseinandersetzten wird und auch die Auflagen der Unfallkasse NRW selbstverständlich umgesetzt werden.

Abschließend ergibt sich noch eine kurze Diskussion in Bezug auf die Räumlichkeiten des Bürgerservice im Katschhof (Mobiliar / Deckenhöhe / Abstand Warte- zur Bearbeitungszone). Die Verwaltung wird gebeten, im aktuellen Gesamtkontext auch die Raumsituation des Katschhofs noch einmal zu überdenken.

Die Anträge der Fraktionen sind der Niederschrift beigefügt.

Es ergehen einstimmig folgende Beschlüsse: