Verfahren zur Beteiligung der Fraktionen an beabsichtigten Vergaben;Ratsantrag Nr. 8/17 der GRÜNE-Fraktion vom 20.08.2014

Erläuterungen:

Mit Ratsantrag Nr. 8/17 vom 20.08.2014 (siehe Anlage) beantragt die GRÜNE-Fraktion, „die Verwaltung zu beauftragen, das Beteiligungsverfahren der Fraktionen an Vergaben zu verbessern. Insbesondere sollen Nutzerkomfort und Sicherheit verbessert und die Transparenz erhöht werden. Gegebenenfalls ist auch ein ganz neues Verfahren beispielsweise mit Nutzung von sicheren Cloud-Services zu entwickeln“.

Gemäß den Bestimmungen der Zuständigkeitsordnung der Stadt Aachen teilt der Oberbürgermeister den Fraktionen bei beabsichtigten Vergaben oberhalb bestimmter Wertgrenzen unter Angabe der eingegangenen Gebote mit, an welchen Bieter die Vergabe erfolgen soll. Wird gegen diese Vergabe innerhalb einer Frist von sechs Arbeitstagen (also ohne gesetzliche Feiertage, Samstage und Sonntage) kein Einspruch erhoben, erfolgt die Vergabe entsprechend dem mitgeteilten Vorschlag. Wird Einspruch erhoben, ist im zuständigen Gremium über die beabsichtigte Vergabe zu beraten.

Das bisherige Verfahren zur Information der Fraktionen lässt sich wie folgt beschreiben:

-Das jeweilige Fachamt schickt die Information zu der beabsichtigten Vergabe (ausgefülltes Formular Fraktionsvorlage, Preisspiegel und Prüfvermerk des Fachbereichs Rechnungsprüfung) in einem PDF-Dokument per Mail an das Postfach fraktionsinfo@mail.aachen.de.

-Alle dort eingehenden Mails werden automatisiert an zwei Mitarbeiter des Fachbereichs Verwaltungsleitung (FB 01) geleitet, damit eine Vertretung auch in Urlaubszeiten gewährleistet ist.

-Von dort aus werden diese Infos umgehend per Mail an die von den Fraktionen zu diesem Zweck benannten Mail-Adressen weiter geleitet.

-Die Fraktionen haben ab diesem Zeitpunkt sechs Arbeitstage Zeit, hierzu eine Rückmeldung, ggf. auch einen Einspruch, abzugeben.

-Die Mitarbeiter des Fachbereichs Verwaltungsleitung sammeln die Rückmeldungen und geben dem Fachamt unmittelbar nach Ablauf der v.g. Frist eine abschließende Mitteilung per Mail, dass die Vergabe erfolgen kann oder über die Vergabe im zuständigen Gremium beraten werden muss.

Aufgrund dieses Ratsantrages ist eine Arbeitsgruppe der Verwaltung, unter Beteiligung der Fachbereiche Rechnungsprüfung, Personal und Organisation und Verwaltungsleitung, mehrfach zusammengekommen und hat geprüft, wie dem Ansinnen des Ratsantrages gefolgt werden kann.

Die im Ratsantrag erwähnte Cloud-Lösung ist nach Angaben der zuständigen Fachverwaltung derzeit noch nicht realisierbar. Sie wäre nicht hinreichend sicher, da auch sensible Daten der Auftragsvergabe und -bewertung betroffen wären.

Um dennoch sowohl den Nutzerkomfort und die Sicherheit des Verfahrens zu verbessern als auch die Abläufe zu straffen, hat die Verwaltung folgende Änderungen des internen Ablaufs vorgesehen:

-Mit Hilfe von GroupWise-Regeln, die für das Fraktionsinfo-Postfach entwickelt wurden und überwiegend ohne Zutun der Sachbearbeiter im Hintergrund ablaufen, werden die meisten der im bisherigen Verfahren notwendigen Aktionen des Fachbereichs Verwaltungsleitung automatisiert.

-Die eingehenden Fraktionsinfos der Fachämter werden durch diese Regeln automatisiert an die Fraktionen weiter geleitet, inclusive aller Anlagen.

-Sofern kein Einspruch oder auch keine inhaltliche Nachfrage erfolgt, wird nach Ablauf der Frist zur Stellungnahme beim nächsten Programmstart der Anwendung GroupWise automatisiert eine „Erfolgs-Mail“ an die einreichende Dienststelle versendet. Dies trifft die weit überwiegende Zahl aller Fälle, geschätzt über 90 %.

-Erfolgt seitens der Fraktionen eine inhaltliche Rückfrage, wird die ursprünglich eingegangene Fraktionsinfo-Mail vom Mitarbeiter des FB 01 manuell in einen bestimmten Ordner verschoben. Es erfolgt in diesem Fall kein Automatismus. FB 01 nimmt Kontakt zur absendenden Dienststelle auf. Wenn die inhaltliche Rückfrage zufriedenstellend geklärt werden konnte, wird die ursprüngliche Mail manuell in den Ordner verschoben, der eine „Erfolgs-Mail“ an die einreichende Dienststelle bewirkt. Wenn die Rückfrage nicht geklärt werden konnte, wird die Mail in einen Ordner „Einsprüche“ verschoben, was bewirkt, dass eine standardisierte Ablehnungs-Mail an die einreichende Dienststelle versandt wird.

-Erfolgt seitens einer Fraktion ein Einspruch gegen eine beabsichtigte Vergabe, wird durch FB 01 die ursprüngliche Mail in den Ordner „Einsprüche“ verschoben, was wiederum bewirkt, dass eine standardisierte Ablehnungs-Mail an die einreichende Dienststelle versandt wird.

-Damit alle Fraktionen über inhaltliche Rückfragen bzw. Einsprüche zu beabsichtigten Vergaben informiert sind, wird seitens der Verwaltung vorgeschlagen, dass diese jeweils bei den Antworten an FB 01 die anderen Fraktionen in den Mailverteiler aufnehmen.

Durch die Automatisierung des Verfahrens wird zudem für den FB 01 eine Vereinfachung des Verfahrens und eine erhebliche Verringerung des hierbei bisher anfallenden Arbeitsaufwandes erreicht.

Die Verwaltung beabsichtigt ferner, die betroffenen Fachdienststellen mittels einer Dienstanweisung noch einmal im Detail zu informieren, welche Formalien bei diesem Verfahren einzuhalten sind. Hierdurch soll erreicht werden, dass möglichst in allen Fällen auch alle nötigen Informationen in den Fraktionsinfos enthalten sind und diese auch in einer transparenten und gut lesbaren Form übermittelt werden. Dies beinhaltet auch eine eindeutige Bezeichnung der Inhalte der Dateien im Dateinamen sowie eine Weiterleitung der Antworten auf einzelne inhaltliche Rückfragen an alle Fraktionen.

Die größtenteils automatisierte Bearbeitung erfordert allerdings eine Änderung der bisherigen Frist, die den Fraktionen zur Stellungnahme zur Verfügung steht. Bisher sind dies sechs Arbeitstage. Da es aber nicht möglich ist, mittels einer GroupWise-Regel die gesetzlichen Feiertage und Wochenendtage zu definieren, schlägt die Verwaltung vor, die Frist zu Einlegung von Einsprüchen auf acht Kalendertage festzulegen.

Diese Änderung kann mittels einer automatisierten Regel abgebildet werden und verursacht hinsichtlich der Länge der Einspruchsfrist in der Regel keine wesentliche Änderung zum bisherigen Verfahren.