Sachstandsbericht "IT-Strategie"

Einführend erläutert Herr Dr. Barth, dass sich die städtische IT-Strategie aus einem Bündel von nutzerorientierten Themen und Maßnahmen zusammen setzt; es wird an den strategisch wichtigen Handlungsfeldern gearbeitet. IT-Strategie ist eine Daueraufgabe. Die zu bearbeitenden Handlungsfelder sind nicht einzeln betrachtbar, sondern verzahnen sich in der täglichen Arbeit miteinander. So entstehen Lösungen, die eine Mehrfachpartizipation ermöglichen. Eine schriftlich fixierte IT-Strategie gibt es bei der Stadt Aachen nicht. Man ist jederzeit offen für den Dialog mit der Politik. Abschließend bittet Herr Dr. Barth an dieser Stelle noch einmal grundsätzlich um Einigung innerhalb der Fraktionen, welchen Status der Runde Tisch IT (z.B. Arbeitsgruppe, Unterausschuss) hat.

Im Anschluss an die von Herrn Lennartz gehaltene Präsentation spricht Herr Servos dem Vortragenden seinen Dank aus. Er sieht jedoch in der vorgestellten Auflistung lediglich alle Handlungsfelder, welche überwiegend im Rahmen der Daseinsfürsorge in städtischer Zuständigkeit liegen.

Dem Runden Tisch den Status eines Unterausschusses des Personal- und Verwaltungsausschusses zu verleihen, hält er -bei Abbildung der Mehrheitsverhältnisse- für eine sehr gute Idee. Der Personal- und Verwaltungsausschuss könnte einmal im Jahr in Form eines Zwischenberichtes informiert werden.

Er weist jedoch ausdrücklich darauf hin, dass er die Entwicklung einer Strategie für unerlässlich hält. Ziele müssen priorisiert und eine Ressourcenbetrachtung durchgeführt werden.

Frau Griepentrog führt aus, dass ihrerseits das Gefühl besteht, sich im Kreis zu drehen und einfach thematisch nicht weiter zu kommen. Auch irritiert sie im Rahmen des gesamten Themas die Begrifflichkeit “wir“; wer ist damit gemeint? Zudem ist für sie die Schnittstelle zur regio iT nicht erkennbar.

Frau Eschweiler merkt an, dass ein stetiges Wachstum des IT-Bereichs einen Verzicht darauf oder eine Vernachlässigung unmöglich macht. Die Schnelllebigkeit gebietet es, den Fokus auf Planung zu legen. Auch sieht sie in der Erarbeitung einer Strategie eine absolute Dringlichkeit -im Besonderen im Hinblick auf das vertraglich nicht gebundene sehr knappe Budget in Höhe von 600.000,- Euro. Auch sie befürwortet, dass ein Unterausschuss gebildet wird, da für sie der Runde Tisch IT ansonsten nicht mehr zukunftsträchtig ist.

Herr Ludwig kritisiert die langsamen Umsetzungsprozesse und ebenfalls die fehlende Strategie; er besteht auf deren Entwicklung. Zudem stellt er heraus, dass die Verwaltung ein Abgrenzungsproblem zur regio iT (fehlende Auftraggeber-/Auftragnehmerstruktur) hat.

Herr Lennartz erklärt hierzu, dass aufgrund des ausführlichen und qualitativ hochwertigen Vertragswerks eine klare Abgrenzung zwischen Auftraggeber (IT-und Kommunikationsmanagement) und Auftragnehmer (regio iT) vorhanden ist.

Herr Pütz spricht sich ebenfalls für die Erarbeitung eines Strategiepapiers aus. Er erkundigt sich an dieser Stelle, inwieweit seine Informationen dahingehend richtig sind, dass das Open-Data-Projekt mit Ablauf des Jahres nicht weiterverfolgt wird. Zudem bittet er um Klarstellung, ob man im Rahmen der Kooperationsvereinbarung bei der Hardwareabnahme an die regio iT gebunden sei.

Herr Lennartz merkt diesbezüglich an, dass Open-Data bei der Stadt Aachen selbstverständlich weiterläuft und als Daueraufgabe angesehen wird. Zur Hardwareabnahme erläutert er, dass die Wahl des Abnehmers vertragstechnisch frei bestimmt werden kann. Die Abnahme kann jedoch nicht losgelöst von den Servicekosten gesehen werden. Zudem wird innerhalb der Verwaltung eine einheitliche Infrastruktur angestrebt.

Herr Ludwigs hebt an dieser Stelle noch einmal hervor, dass IT den Prozessen folgen muss. Seitens der regio iT wäre eine Formalisierung des Runden Tisches sehr begrüßenswert.

Frau Begolli regt an, dass den Fraktionen bis zur nächsten Sitzung des Personal- und

Verwaltungsausschusses die Möglichkeit eingeräumt wird, sich interfraktionell über den einzunehmenden Status des Runden Tisches IT beraten zu können. Auch sie unterstreicht die Wichtigkeit der Erarbeitung eines Strategiepapiers.

Herr Dr. Barth führt aus, dass mit der Präsentation eine kurze Darlegung des Ist-Zustandes und der Handlungsfelder bei Erarbeitung einer IT-Strategie aufgezeigt werden sollte. Seiner Ansicht nach liegt seitens der Verwaltung die Priorität auf der täglichen Bereitstellung der städtischen Informations- und Kommunikationsmanagementservices. Bezüglich des Verfahrens bei den Fraktionsinfos zu beabsichtigten Vergaben erläutert er, dass die Verwaltung bezüglich einer Cloud-Lösung mit regio iT im Gespräch ist. Allerdings gibt es derzeit keine Cloud-Lösung, die von regio iT für die Verwaltung angeboten wird. Vorerst sollte daher die ohne zusätzliche Kosten realisierte GroupWise-Lösung genutzt werden.

Herr Ludwig betont abschließend, dass die Politik über die Zielsetzung informiert sein möchte und keine Beteiligung an der Entwicklung gewollt ist.

Herr Servos wiederholt nochmals, dass für ihn Einzelprojekte keine Strategie ergeben. Diese sei jedoch gerade für das Image einer Hochschulstadt wichtig und unerlässlich.

Herr Dr. Barth berichtet, dass die Stadt Aachen erste Kontakte mit der „FIR e.V.“ aufgenommen hat. Das Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) ist eine gemeinnützige branchenübergreifende Forschungseinrichtung an der RWTH Aachen auf dem Gebiet der Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung. Weitere gemeinsame Projektmitstreiterinnen könnten die StädteRegion und eventuell die Kreise Düren, Heinsberg und Euskirchen sein. Ziel des Projektes ist es, gemeinsame regionale IT-Strategien zu entwickeln.

Herr Ludwigs merkt erläuternd an, dass in der ersten Stufe die Frage zu stellen ist, wo und wie Synergieeffekte zu erreichen sind und im Rahmen der zweiten Stufe spezifische Ziele nur jeweils eines Projektpartners herausgearbeitet werden.

Herr Dr. Barth sichert die Vorstellung des „FIR Projektes“ für eine der nächsten Sitzungen des Personal- und Verwaltungsausschusses zu.

Der Personal- und Verwaltungsausschuss bedankt sich bei Herrn Lennartz beschließt einstimmig nachfolgend erweiterten Beschluss: