Steigende Flüchtlingszahlen1.) Einrichtung von Stellen im Umfang von 12,0 VZÄ diverser Professionen im Zuge der strukturellen Änderung in der Abteilung FB 50/300 Übergangsheime durch Bildung von Teams für den Sozial- bzw. Hausmeisterdienst sowie für die Verwaltung Übergangsheime2.) Einrichtung von Stellen im Umfang von 4,0 VZÄ für die Sachbearbeitung in der Abteilung FB 50/200 "Hilfen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) - FB 50/240"

Erläuterungen:

Der drastische Anstieg an Zuweisungen der Flüchtlinge seit zwei Jahren, insbesondere erneut seit Oktober 2015 führte in der Abteilung FB 50/300 zu enormen Personalbedarfen bei der Betreuung der Flüchtlinge in Übergangs-heimen. Während regelmäßig darauf geschaut wurde, ausreichendes Personal vor Ort in den Übergangsheimen vorzuhalten, wurde auf Abteilungsleitungsebene bzw. im Bereich „Verwaltung Übergangsheime“ versucht, mit den vorhandenen Ressourcen die Mehrarbeit aufzufangen. Das ist unter den gegebenen Umständen nicht mehr möglich. Vor allem ist eine ordnungsgemäße Führung nicht mehr zu gewährleisten wegen der enorm hohen Unterstellungsverhältnisse, weder auf Abteilungsleitungsebene noch auf Teamleitungsebene.

1) Strukturelle Änderung der Abteilung FB 50/300 Übergangsheime:

Allgemeines:

Die bisherige Struktur der Abteilung FB 50/300 sieht eine Unterteilung in zwei Teams „FB 50/310 Sozialdienst“ und „FB 50/320 Verwaltung Übergangsheime“ vor.

Der Sozialdienst mit zwischenzeitlich 26 MitarbeiterInnen in Teil- und Vollzeit und weiteren Einstellungen zum 01.02.2016 bzw. im Laufe des Jahres und einer absehbaren Größe von 36 MitarbeiterInnen ist der Abteilungs-leitung direkt unterstellt. Die Leitungsspanne führt dazu, dass der Abteilungsleiterin in Personalunion mit der Teamleitungsfunktion die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes und eine adäquate Personalführung kaum noch möglich ist, zumal sie seit über 2 Jahren überwiegend mit der Akquise von Unterbringungsmöglichkeiten u.a. vorrangigen Aufgaben beschäftigt ist. Aus diesem Grunde wurde aus den Reihen der SozialarbeiterInnen bereits eine Unterstützung der Teamleitung, ausgestattet mit Führungskompetenzen in einem zeitlichen Rahmen von 50% der Arbeitszeit installiert, aber eine spürbare Entlastung konnte hierdurch nicht gewonnen werden.

Auch der Bereich der Verwaltung/ Hausmeister in Übergangsheimen hat drastisch zugenommen, so dass dem Teamleiter zzt. 50 Personen unterstellt sind. Diese Leitungsspanne, die sich im Laufe des Jahres erweitern wird und in Kürze bereits mit einem Personalzuwachs von 15 Hausmeistern zu rechnen ist, ist nicht mehr zu verantworten.

Neue Organisationsstruktur:

Gemeinsam mit FB 50 wurde eine Organisationsstruktur erarbeitet, die es ermöglicht, langfristig auf Fall-schwankungen einzugehen und flexibel zu reagieren.

a) Sozialdienst:

Mit den weiteren vorgenommenen und vorzunehmenden Einstellungen ab dem 01.02.2016 wird die bisherige Leitungsspanne auf 36 - 37 Unterstellungsverhältnisse anwachsen. Unter Berücksichtigung der kontinuierlich steigenden Leitungsspanne sollen drei Teams „Sozialdienst“ gebildet werden.

Da bisher keine Teamleitung installiert war, sondern der Sozialdienst der Abteilungsleitung unmittelbar unterstellt ist, wird es erforderlich, mit der Bildung von Teams auch Teamleitungsstellen einzurichten.

Durch die Schaffung der separaten Teamleitungen für den Sozialdienst wird eine einheitliche Qualität in der sozialen Beratung gesichert und der soziale Frieden nicht nur in den Übergangsheimen selbst, sondern auch im unmittelbaren Umfeld unterstützt. Die Bildung von eigenständigen Teams führt auch zu einem engeren vernetzten Handeln mit anderen Fachbereichen und den freien Trägern sozialer Arbeit, zu verbesserten Kommunikations-wegen im Rahmen der Arbeit im Gemeinwesen und hierdurch zu einer schnelleren Integration der Flüchtlinge und Resozialisierung der Wohnungslosen.

Durch die drei zusätzlichen Teamleitungen in Vollzeit für den Sozialdienst entstehen Personalmehrkosten in Höhe von derzeit 211.500,00 EUR jährlich.

Organisatorisch soll der Sozialdienst zukünftig mit den Organisationsziffern FB 50/350, FB 50/360 und FB 50/370 in der Abteilungsstruktur geführt werden.

b) Verwaltung Übergangsheime:

Die Herauslösung aus dem bisherigen Team FB 50/320 ist insofern dringend geboten, als eine gemeinsame Leitung des Verwaltungsbereichs mit zzt. 5 MitarbeiterInnen und der Hausmeister mit einem Personaltableau von zzt. 45 Mitarbeitern, in Kürze von 60 Hausmeistern vor Ort nicht mehr leistbar ist.

Mit der Trennung von Verwaltungsaufgaben und Hausmeisterdienst durch Bildung eines separaten Verwaltungs-teams wird die Einrichtung einer Teamleitung, ausgewiesen nach A 12 ÜBesG/ EG 11 TVöD im Umfang von 1,0 VZÄ, erforderlich, welche kostenneutral besetzt wird.

Mit den steten Anforderungen, neue Unterbringungsmöglichkeiten für Flüchtlinge zu finden, wächst auch das Erfordernis, die Aufgabe „Controlling der Objektakquise/-betreuung“ dauerhaft zu installieren. Daher ist die Einrichtung einer Sachbearbeiterstelle, ausgewiesen nach A 11 ÜBesG/EG 10 TVöD im Umfang von 1,0 VZÄ geboten und dem Bereich „Verwaltung Übergangsheime“ zuzuordnen. Die Besetzung der Stelle erfolgt kostenneutral.

Aufgrund kontinuierlicher Fallzunahmen sind zudem weitere Kapazitäten für den Sachbearbeitungsbereich „Verwaltung Übergangsheime“ erforderlich, da das Arbeitsvolumen von dem vorhandenen Personal nicht mehr bewältigt werden kann. Insbesondere leidet derzeit die Aufgabe der Realisierung von Nutzungsgebühren, was zu verzögerten Einnahmen führt.

Es sind insgesamt Sachbearbeiterstellen im Umfang von 5,0 VZÄ einzurichten, bewertet nach A 8 ÜBesG/ EG 8 TVöD. Hiervon wird eine Stelle kostenneutral durch eine bereits überplanmäßig vorhandene Kraft besetzt. Die vier weiteren Stellen sind losgelöst von der Besetzungssperre aufgrund des unabweisbaren sofortigen Bedarfs im Wege eines verwaltungsinternen Auswahlverfahrens zu besetzen. Die Einrichtung der vier Sachbearbeiterstellen im Verwaltungsbereich Übergangsheime führt zu einem zusätzlichen Aufwand in Höhe von 206.000,00 EUR jährlich.

Organisatorisch wird das Team „Verwaltung Übergangsheime“ zukünftig unter der Organisationsziffer FB 50/310 geführt.

c) Hausmeister in Übergangsheimen:

Nach der Herauslösung des Verwaltungsbereiches Übergangsheime obliegt der aktuellen Teamleitung die Führung von derzeit 45 Mitarbeitern (Hausmeistern) mit wachsender Tendenz (voraussichtlich 60 Mitarbeiter bis Quartalsende). Erkennbar ist die Leitungsspanne zu groß für eine verantwortungsvolle Aufgabenwahrnehmung. Es ist daher angezeigt, den Bereich Hausmeister in Übergangsheimen in drei Teams aufzuteilen. Insofern ist es auch für diesen Bereich erforderlich, zwei weitere Stellen für die Teamleitungen im Umfang von 2,0 VZÄ einzurichten und nach A 11 ÜBesG bzw. EG 10 TVöD auszuweisen.

Diese Stelleneinrichtungen führen zu weiteren Personalmehrkosten in Höhe von 165.600,00 EUR jährlich.

Durch die Bildung von drei Hausmeister-Teams ist es möglich, sowohl objekt- als auch aufgabenbezogen schnell auf Bedarfslagen reagieren zu können.

Die Hausmeisterteams sollen mit den Organisationsziffern FB 50/320, FB 50/330 und FB 50/340 in der Abteilung FB 50/300 geführt werden.

Aufgabenkritik:

Am 11.02.2016 hat zwischen FB 50 und FB 11 ein Gespräch zur Klärung und Abstimmung der für FB 50/300 geltend gemachten Stellen und Personalbedarfe stattgefunden. Der Fachbereich hält zum gegenwärtigen Zeitpunkt ein Hinterfragen der Bemessungsschlüssel für HausmeisterInnen und SozialarbeiterInnen für nicht angebracht. Es wird konzediert, die Frage zur Mitte des Jahres erneut zu stellen. Z.B. werden ab dem 01.03.2016 Erfahrungen mit größeren Einrichtungen (500-550 Personen) gesammelt. Der Fachbereich hält die jetzigen Standards in der heutigen Situation einer hohen Fluktuation der Ankommenden (insbesondere Neuzugänge) für ausgereizt, was die Belastungssituationen der MitarbeiterInnen betrifft. Es könne sich in der Hauptsache nur um die Lebensnotwendigkeiten gekümmert werden und es werde so für Ruhe und Sicherheit auch im Umfeld der Einrichtungen Sorge getragen.

2) Stelleneinrichtungen im Umfang von 4,0 VZÄ für die „Hilfen nach AsylbLG“:

Völlig überrascht wurde die Verwaltung von den enormen Zugängen schutzsuchender Menschen insbesondere im Dezember 2015. Alleine in diesem Monat wurden 667 zugewiesene Flüchtlinge in Aachen untergebracht. Nicht jede ankommende Person erhält Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG), jedoch sind durchschnittlich 2/3 aller ankommenden Flüchtlinge von den Hilfen nach dem AsylbLG abhängig. Der Umstand enormer Fallsteigerungen war bei der Installierung eines eigenständigen Teams „Hilfen nach dem AsylbLG“ und der Einrichtung zusätzlicher Stellen im Umfang von 3,0 VZÄ auf Basis der Fallzahlen per 30.11.2015 nicht ab-sehbar (siehe Vorlage FB 11/0107/WP17 vom 21.01.2016). Durch Fallsteigerungen in der Sachbearbeitung AsylbLG im Umfang von ca. 600 Fällen im Zeitraum Dezember 2015 bis Januar 2016 und einem in diesem Aufgabenbereich zugrunde zu legenden Betreuungsschlüssel von 1:140 ist es erforderlich, durch die o.a. Stelleneinrichtungen nachzusteuern, um Stabilität in den Leistungsbereich zu bringen.

Künftige Struktur FB 50/300:

Unter Berücksichtigung der unter 1) und 2) beabsichtigten strukturellen Anpassungen und Stelleneinrichtungen stellt sich die Organisation der Abteilung FB 50/300 wie im beigefügten Organigramm dar.

Berechnung des Personalmehraufwandes jährlich:

Kostenneutrale Einrichtung der Stellen:

- Teamleitung Verwaltung Übergangsheime (1 VZÄ)

- Sachbearbeitung Objektakquise/-betreuung (1 VZÄ)

- Sachbearbeitung Verwaltung (1 VZÄ)

*Die Deckung des Personalmehraufwandes, der sich unterjährig aufbauen und dadurch anteilig anfallen wird, erfolgt durch Erstattungen des Landes Nordrhein-Westfalen, die über die im Haushaltsplan 2016 bereits vorgesehenen Erträge hinausgehen. Nach Mitteilung des Deutschen Städtetages war der für die Bemessung der Erstattung zugrunde gelegte Schlüssel anzupassen, so dass voraussichtlich weitere, bisher nicht eingeplante Erstattungen zufließen. Auch nach Mitteilung des Innenministeriums ist die Erwartung zusätzlicher Erträgnisse haushalterisch statthaft.