Ergebnis der Organisationsuntersuchung in der Abteilung FB 45/200 - KiTas und Tagespflege

Erläuterungen:

1. Ausgangslage

Bei Gründung des FB 45 im Jahr 2008 wurden in der Abteilung 45/200 – KiTas und Tagespflege 4 Planstellen für die verwaltungsmäßige Abwicklung der KiTa-Angelegenheiten sowie 4 Planstellen für pädagogische Teamleitungen (Fachberatung und Vorgesetztenfunktion für die städtischen KiTas) besetzt.

Die Arbeit in der Abteilung ist seit dem geprägt durch eine Vielzahl von Änderungen und Aufgabenzuwächsen, auf die im Weiteren noch näher eingegangen wird. In Ermangelung fundierter Bemessungsgrundlagen und aufgrund immer wieder ad hoc auftretender Bedarfslagen wurde der Abteilung 200 über die Jahre hinweg mehrfach Personal überplanmäßig zur Dienstleistung zugewiesen:

Diese überplanmäßigen Personalzuweisungen erfolgten immer unter dem Vorbehalt einer organisatorischen Betrachtung der gesamten Abteilung. Nachdem zunächst der Bereich der Kindertageseinrichtungen einer solchen Organisationsuntersuchung unterzogen wurde, begann Ende 2013 die organisatorische Betrachtung des Verwaltungsbereichs.

2. Wesentliche Feststellungen im Rahmen der Organisationsuntersuchung

1. Aufgabenportfolio der Abteilung

Die heutigen Aufgabenstellungen der Abteilung 200 sind mit denen aus 2008 nicht mehr vergleichbar. Das Kinderbildungsgesetz NRW (KiBiz) brachte neben dem stufenweisen Ausbau des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz bis hin zu jedem Kind, das das 1. Lebensjahr vollendet hat, weitere maßgebliche Änderungen mit sich, die sich nicht nur in quantitativer, sondern auch in qualitativer Hinsicht auswirkten. Beispielhaft sei hier auf folgende Neuerungen bzw. Erfordernisse verwiesen:

• Einführung der Sprachförderung
• Gründung von Familienzentren
• fortschreitende Inklusion
• Notwendigkeit differenzierter Konzeptionen hinsichtlich der unterschiedlichen Altersgruppen und Bedarfslagen der Kinder.

Mit der zunehmenden Betreuung von Kindern unter 3 Jahren sowie von Kindern mit besonderem Betreuungsbedarf ging eine höhere Betreuungsintensität einher. Damit verbunden wurde auch ein höherer Personalschlüssel erforderlich, sodass die Zahl der Beschäftigten in den Einrichtungen im Laufe der Zeit erheblich anstieg. Gleichzeitig erhöhte sich das für die Kindertageseinrichtungen zur Verfügung gestellte Finanzvolumen deutlich. Neben einer Steigerung der Einrichtungsbudgets aufgrund des Betreuungsplatzausbaus stellten und stellen sowohl das Land NRW als auch der Bund zusätzlich Fördermittel zur Verfügung. Daher ist auch in diesem Bereich ein Aufgabenzuwachs zu verzeichnen, der sich insbesondere im Verwaltungsteam der Abteilung niederschlägt. Die Entwicklung dieser Aspekte kann den beigefügten Darstellungen entnommen werden (Anlage 1).

2. Struktur der Abteilung

Es bestand Einvernehmen aller Beteiligten, dass die derzeitige Struktur der Abteilung (Anlage 2) Optimierungspotential bot. Das Ergebnis der diesbezüglichen Überlegungen ist dem beigefügten Organigramm zu entnehmen (Anlage 3).

Maßgebliche Änderungen im Vergleich zur derzeitigen Struktur:

1. Einrichtung einer Sachgebietsleitung

Sowohl der pädagogische Bereich als auch der Verwaltungsbereich sollen in Anlehnung an die im Rahmen der Re-Organisation des gesamten Fachbereichs 45 im Jahr 2015 geschaffene Struktur je eine Sachgebietsleitung erhalten, die sämtliche Themenstellungen aus und in Richtung der Abteilungsleitung zusammenführt. Insbesondere unter Berücksichtigung der Tatsache, dass es sich mit Abstand um die größte Abteilung der Stadtverwaltung handelt und die dortige Themenvielfalt mit der bisherigen Leitungsspanne und -struktur nicht zu bewältigen ist, ist die Einrichtung der Sachgebietsleitungen organisatorisch geboten.

2. Bündelung des Personalgeschäfts

Die Personaleinsatzplanung für den gesamten Bereich der städtischen Kindertageseinrichtungen mit aktuell mehr als 1.000 Beschäftigten erfolgt in der Abteilung FB 45/200 in enger Zusammenarbeit mit FB 11. Diese Aufgabe oblag bislang den sechs pädagogischen Teamleitungen. Aus organisatorischer Sicht ist jedoch die Bündelung der Personaleinsatzplanung bei gleichzeitiger Ansiedlung im Verwaltungsbereich sinnvoller. Daher ist geplant, dort eine neue Funktion „Personaleinsatz“ zu implementieren. Die durch diese Maßnahme verfügbaren Kapazitäten im pädagogischen Bereich können dann wieder vollumfänglich für die Wahrnehmung der Fachberatung und Vorgesetztenfunktion genutzt werden. Der entsprechende Bedarf wurde nicht nur durch die Stellenbemessung belegt, sondern auch durch die Kita-MitarbeiterInnen immer wieder eingefordert (z.B. im Rahmen der durchgeführten Gesundheitszirkel im Zusammenhang mit dem Projekt „Gesundheitsschutz im Sozial- und Erziehungsdienst“).

3. Bildung eines zweiten Verwaltungsteams

Aufgrund der Anzahl der unterstellten MitarbeiterInnen und der enormen Aufgabenvielfalt sollte aus organisatorischer Sicht ein zweites Team im Verwaltungsbereich gebildet werden. In Anbetracht der Unterschiedlichkeit der wahrzunehmenden Funktionen als öffentlicher Träger der Jugendhilfe einerseits und Träger eigener Einrichtungen andererseits bietet sich hier die Bildung zweier Verantwortungsbereiche mit entsprechender Geschäftsverteilung an.

3. Stellenbemessung

Die Stellenbemessung ergab, dass die bislang überplanmäßigen Personaleinsätze vollumfänglich in ordnungsgemäße Planstellen umzuwandeln sind. Darüber hinaus sind – unabhängig von der neuen Sachgebietsleitungsebene – insbesondere aufgrund des von der Politik weiterhin forcierten Betreuungsplatzausbaus sowie der oben benannten Aufgabenzuwächse zusätzliche, teilweise zeitlich befristete, personelle Ressourcen erforderlich. Die vorgenannte Sachgebietsleitungsebene dient dabei vor allem der effizienteren Wahrnehmung übergreifender Aufgabenstellungen.

4. IT-Einsatz

Das 2012 eingeführte Anmeldeverfahren „KiTa-Portal“ der Firma LITTLE BIRD wird aktuell um ein Personalmodul erweitert, um insbesondere die Erstellung des Verwendungsnachweises zu vereinfachen. Gleichzeitig kann aber hierdurch auch die Personaleinsatzplanung effektiver gestaltet werden. Die Stadt Aachen fungiert hier, wie schon bei der Einführung des KiTa-Portals, als Pilotkommune und kann daher kostengünstig und maßgeblich an einer auf die hiesigen Bedarfe angepassten Ausgestaltung des neuen Moduls mitwirken.

Im Hinblick auf die geplante Einführung des Personaltools im Laufe des kommenden Jahres sind die daraus resultierenden Optimierungspotentiale bei der Ermittlung des Stellenbedarfes nach Neustrukturierung der Abteilung bereits berücksichtigt worden.

3. Fazit der organisatorischen Betrachtung

Betrachtet man alleine die Zuwächse im Finanzbereich und die seit 2008 stetig steigende Beschäftigtenzahl in den Einrichtungen, wird deutlich, dass mit den ursprünglich vorhandenen Personalkapazitäten die zusätzlichen Aufgaben nicht bewältigt werden können. Aufgrund dessen wurde bereits in der Vergangenheit überplanmäßig Personal zugewiesen. Wie die Stellenbemessung nunmehr belegt, sind diese Ressourcen zur Erledigung der Aufgaben zwingend weiterhin dort einzusetzen. Vor diesem Hintergrund ist der Stellenplan der Abteilung 45/200 an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen.

Darüber hinaus sind wie oben beschrieben zwei Stellen für Sachgebietsleitungen (1,0 VZÄ Verwaltung und 1,0 VZÄ Pädagogik) einzurichten.

Im Zusammenhang mit dem politischen Auftrag, den Betreuungsplatzausbau in Aachen weiter zu forcieren und zu verstetigen, ist überdies die Einrichtung einer weiteren Stelle für die Koordination der damit einhergehenden Maßnahmen geboten. Diese Stelle sollte vor dem Hintergrund der Tatsache, dass der bedarfsgerechte Ausbau der Betreuungsplätze in Aachen mittel- bis langfristig erreicht sein wird, mit einem kw-Vermerk versehen werden. Hier ist eine regelmäßige Betrachtung der Aufgabenentwicklung im Sinne einer Nachhaltigkeit der Untersuchung vorgesehen.

[1] Die 2,5 Planstellen von Abteilungsleitung und Vorzimmer sind in diesen Werten nicht berücksichtigt. Diesbezüglich ist keine Veränderung gegenüber dem derzeitigen Stand beabsichtigt.

[2] Von den 2,44 zusätzlichen Vollzeitäquivalenten (8,5 Planstellen) im Verwaltungsbereich können 1,82 VZÄ (1,5 Planstellen) mit kw-Vermerk versehen werden.

Die für 2017 ff. anfallenden Kosten wurden bereits im Rahmen der Anmeldungen zum Haushaltsplanentwurf 2017 ff. für den Personalkostenverbund berücksichtigt.

Aufgrund der derzeitigen Haushaltssituation soll die Umsetzung der Untersuchungsergebnisse schrittweise erfolgen:

1. Schnellstmögliche Besetzung der befristet einzurichtenden Stelle für den Betreuungsausbau

Die Personalkosten werden hier ab 01.10.2016 dargestellt. FB 45 bietet für 2016 die Verlagerung von Mitteln aus dem PSP-Element 4-060101-980-652410000 (U3-Ausbau städtischer KiTas – Baumaßnahmen – Bewirtschaftung der Grundstücke und baulichen Anlagen)in Höhe von 20.000 € zum Personalkostenetat des FB 11 an. Mit den angebotenen Mitteln können die Mehrkosten der Stelle in 2016 vollumfänglich finanziert werden.

2. Besetzung der beiden Stellen „Personaleinsatzplanung“ zum 01.01.2017

Dazu ist die Umwandlung von zwei überplanmäßigen Einsätzen in nach EG 10 TVöD / A 11 LBesG ausgewiesene Stellen erforderlich. Die damit einhergehenden Mehrkosten resultieren nicht aus einer Ausweitung des Personalkörpers, sondern vielmehr aus der Höherwertigkeit der neuen Funktionen „Personaleinsatzplanung“ gegenüber den beiden überplanmäßigen Einsätzen.

3. Besetzung der beiden dauerhaft einzurichtenden Stellen für die Sachgebietsleitungen nach Genehmigung des Haushalts 2017

Die entsprechenden Mehrkosten werden zur Haushaltsplanung 2017 angemeldet.

4.Umwandlung der bisherigen überplanmäßigen Einsätze in ordnungsgemäße Planstellen mit entsprechender Ausweisungnach Genehmigung des Haushalts 2017

Die hierdurch entstehenden Mehrkosten werden zur Haushaltsplanung 2017 angemeldet.

Unter Berücksichtigung dieses Umsetzungsszenarios verteilen sich die Personalkostensteigerungen wie folgt:

[1]Ansatz umfasst das derzeit in der Abteilung eingesetzte Personal (19,65 VZÄ)