Sachstandsbericht zur Einführung eines professionellen marktgängigen CAFM - Systems

Erläuterungen:

Ausgangslage

Bereits mit Gründung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement zum 01.01.2004 wurde die Notwendigkeit einer umfassenden professionellen Softwareunterstützung erkannt und im Rahmen der Gründung die Einführung eines sog. CAFM - Systems und dessen Finanzierung beschlossen und in die Wirtschaftsplanung aufgenommen (CAFM = Computer-Aided Facility Management – Informationstechnische Unterstützung der Gebäudebewirtschaftung).

Die Einführung eines CAFM - Systems wurde zum Bestandteil der vom Rat der Stadt beschlossenen Zielvereinbarung zwischen Oberbürgermeister und Betrieb.

Definition CAFM und CAFM-System

Ein „CAFM“ ist eine Anwendungssoftware, die Facility Prozesse im gesamten Lebenszyklus umfänglich unterstützt. Die Verarbeitung grafischer und alphanumerischer Daten wird dabei ebenso als unverzichtbares Merkmal verstanden wie die systematische Steuerung im Sinne eines „Workflow Managements“ (GEFMA RL 400).

„Ein CAFM-System kann aus einer CAFM-Software, der Kombination monofunktionaler Software-Werkzeuge oder sonstiger Standard- oder Individualsoftware aufgebaut werden und ist im Bedarf an die kaufmännische Unternehmenssoftware und Gebäudeautomationssysteme über Schnittstellen angebunden“ (GEFMA RL 400).

Zielsetzung bei Gründung

Das CAFM - System sollte den Betrieb in die Lage versetzen, alle satzungsgemäß wahrgenommenen Aufgaben und Dienstleistungen noch stärker zu professionalisieren.

Den Entscheidungsträgern und Gebäudenutzern sollten durch seinen Einsatz zeitnah und aktuell alle wichtigen gebäudebezogenen Informationen und Daten für gebäudewirtschaftliche Entscheidungen zur Verfügung gestellt werden können.

Bisheriger Sachstand

Ein wichtiger Teilschritt auf dem Weg zu einem CAFM-System konnte mit der Einführung von SAP zum 01.01.2008 umgesetzt werden. Dies war ein enormer betrieblicher Kraftakt, der ein Jahr vor der verwaltungsweiten Umsetzung von SAP bei der Stadt Aachen im Sinne eines Pilotvorhabens realisiert werden konnte.

SAP deckt insbesondere die kaufmännischen Belange des Betriebes professionell ab (u.a. Finanz-buchhaltung einschließlich Anlagenbuchhaltung; Mietvertragsmanagement; Budgetmanagement).

Darüber hinaus bot der Anbietermarkt seinerzeit in den übrigen wichtigen Segmenten eines CAFM-Systems (u.a. Verknüpfung von grafischen und alphanumerischen Daten; Instandhaltungsmanagement; Unterstützung Betreiberverantwortung; Help- und Service-Desk) aus Sicht des E 26 keine geeigneten professionellen, marktgängigen und mit SAP kompatiblen Produkte.

Aus diesem Grund wurden die bereits vorhandenen Eigenentwicklungen auf Basis der Standardsoftware Microsoft Accessvorerst weiter fortgeführt, die insbesondere bei der Datenvorhaltung - graphisch und alphanumerisch - maßgebliche Unterstützung boten. Eigenentwicklungen dieser Art waren auch in einigen anderen großen und gut aufgestellten Kommunen die Regel.

In dieser Kombination von SAP und den Access-Datenbanken gelang es im Sinne einer Übergangs-lösung, eine sehr gute Datenbasis aufzubauen. Diese wurde in der Vergangenheit durch die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) NRW mehrfach positiv hervorgehoben.

Aktuelle Problemlage

Die derzeitige Kombination von SAP und Eigenentwicklungen stößt bereits seit einiger Zeit an ihre Grenzen bzw. ihre Nachteile treten immer deutlicher hervor:

Schon allein aus Gründen des betrieblichen Risikomanagements ist somit eine Ablösung durch ein professionelles, marktgängiges System dringend angezeigt.

Aber auch die fehlende Zukunftsfähigkeit der derzeitigen Lösung vor dem Hintergrund der sich rasant entwickelnden DV-Landschaft im Zuge der Digitalisierung (u.a. BIM) bedarf einer Anbindung an ein adäquates System.

Aktuelle Anforderungen an das CAFM – System

Die zwischenzeitlich enorme Weiterentwicklung im Bereich der marktgängigen CAFM-Produkte ermöglicht nunmehr den Umstieg.

Ausgewählt werden soll ein System, das sich bereits im Einsatz bei größeren kommunalen Gebäudewirtschaften befindet. Es soll die Kernprozesse und den Workflow unterstützen, anwenderfreundlich sein und die Einbindung von Externen (Kunden, Firmen) in die Prozesse ermöglichen. Mobile Endgeräte sollen eingebunden werden können und eine systemische Verbindung mit dem im Einsatz befindlichen SAP zu einem Gesamtsystem erfolgen.

Kundenanliegen sollen systematisch erfasst und ihr Bearbeitungsstand dokumentiert werden.

Grafische und alphanumerische Daten sind verknüpfbar und in den Prozessen abrufbar.

Weitere Anforderungen u.a.:

Verfahren und Umsetzungsstand

Die regio iT wurde in ihrer Rolle als umfassender DV-Dienstleister für die Stadt Aachen tätig, um den Betrieb bei der erforderlichen Auswahl der Software zu unterstützen und hat das formelle Verfahren in die Wege geleitet.

Gemeinsam mit der regio iT und unter Einschaltung eines versierten Beraters für die Einführung von CAFM - Systemen wurden die betrieblichen Kernprozesse des Gebäudemanagements aufgenommen, dokumentiert und die Anforderungen an ein CAFM - System (u.a. Leistungsverzeichnis; Mindestanforderungen; Schnittstellenkonzept und Konzept zur Datenmigration) erarbeitet.

Aktuell führt die regio iT auf der Basis dieser umfangreichen Unterlagen mit Unterstützung durch die E.V.A - Beschaffungsstelle gemeinsam mit dem E 26 ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durch.

Von folgendem Zeitplan wird nach aktuellem Kenntnisstand ausgegangen:

Die Einführung des CAFM - Systems soll aufgrund seiner Komplexität in mehreren Implementierungs-stufen erfolgen, letztlich jedoch neben einem Basiskatalog folgende Teilbereiche abdecken:

Aufwendungen / Finanzierung

Bezogen auf einen Vertragsabschluss mit der regio iT über einen Softwareeinsatz von mindestens

8 Jahren ist nach einer ersten Aufwandsschätzung von durchschnittlichen jährlichen Aufwendungen (u.a. User-Lizenzen/Weblizenzen, Wartung, Beratungs- und Konfigurationsleistungen während der Einführung, Anwenderschulungen (rd. 120 User), Schnittstellenprogrammierung, Übernahme Altdatenbestand) von ca. 257.000 Euro p.a. auszugehen.

Die erforderlichen Mittel stehen im Rahmen der Wirtschaftsplanung des Gebäudemanagements zur Verfügung.