Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die betrieblichen Abläufe und Aufgabenerfüllung des Gebäudemanagements der Stadt Aachen

Erläuterungen:

A)Übergeordneter Sachstand: Auswirkungen auf die Bauwirtschaft allgemein

Für eine allgemeine Einordnung zur Auswirkung der Pandemie wird in diesem Bericht auf die aktuelle

Meldung vom 26.05.2020 des Zentralverbandes Deutsches Baugewerbe (ZDB) zurückgegriffen. Diese macht deutlich, dass - auf Grundlage der Daten des Statistischen Bundesamtes für März 2020 - die Corona-Pandemie auch auf die Bauwirtschaft massive Auswirkungen hat.

Besonders im öffentlichen Bau sei ein deutlicher Rückgang zu verzeichnen (-9,6 %). Insbesondere der Straßenbau bricht signifikant ein (-12,4 %).

„Angesichts der Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Wirtschaftsbau bleibt es wichtig, dass die öffentliche Hand ihre geplanten Investitionsbudgets auch umsetzt. Hier brauchen die Kommunen dringend die Unterstützung von Bund und Ländern. Den Investitionsstau bei den Kommunen nicht größer werden zu lassen, liegt im Interesse des Wirtschaftsstandortes Deutschland“,

so der Hauptgeschäftsführer des ZDB Felix Pakleppa weiter.

Erwartungsgemäß schlagen sich die Folgen der Corona-Pandemie noch nicht in den Daten zur Umsatzentwicklung nieder.

Der Umsatz des Baugewerbes lag im März bei ca. 7,6 Mrd. Euro (+12,1 %). Damit erreichte der Umsatz im ersten Quartal gut 18 Mrd. Euro, ein Plus von gut 12 %.

„Mit diesem Ergebnis im ersten Quartal war zu rechnen. Wir sind mit vollen Auftragsbüchern in das Jahr gestartet. Bis zum Lockdown in der Mitte des Monats hatte sich die hohe Nachfrage nach Bauleistungen fortgesetzt. Die Zahlen dürfen aber nicht zu einer trügerischen Sicherheit führen: Die Einbrüche, die wir heute im Auftragseingang sehen, werden in Zukunft auf die Umsatzentwicklung durchschlagen“,

erläutert der Hauptgeschäftsführer des größten Branchenverbands.

Das deutsche Baugewerbe hatte seine Prognose zur Umsatzentwicklung im Bauhauptgewerbe für 2020 wegen der Auswirkungen der Corona-Pandemie auf viele Wirtschaftsbereiche von ursprünglich +5,5 % auf 0 % bis -2 % nach unten korrigiert.

„Positiv sehen wir die Daten zur Beschäftigtenentwicklung. Mit einer Steigerung um gut 4 % machen die Unternehmen deutlich, dass sie den Beschäftigtenstand halten wollen und am Kapazitätsaufbau festhalten. Wenn dies so blieben soll, braucht es in dem richtigerweise von der Bundesregierung angedachten Konjunkturprogramm dringend Investitionsimpulse.“

so die Verbandsdarstellung abschließend.

B)Auswirkungen im Bereich der Instandhaltung der Bestandsgebäude und im Bereich Neu-, Um- und Erweiterungsbauvorhaben (NUE)

Trotz Pandemie konnten bislang alle Arbeiten, Wartungen und Prüfungen im Rahmen der technischen Instandhaltung ohne Einschränkungen ausgeführt werden.

Zusätzlich wurden Maßnahmen vorgezogen, die in dieser Zeit besonders notwendig sind oder durchgeführt werden können, weil Gebäude ganz (Ausnahmefall) oder teilweise aus der Nutzung genommen wurden. Dies entlastet das reguläre Zeitfenster in dem normalerweise diese Arbeiten in bestimmten Objekten durchgeführt werden sollten (z.B. spielfreie Zeit im Theater, Ferienzeit in den Schulen).

Besonders zu erwähnen ist der Austausch von sicherheitsrelevanten technischen Einrichtungen und die Sanierung von schadstoffbelasteten Brandschutzklappen. Diese Arbeiten hätten nicht im laufenden Betrieb umgesetzt werden können.

Alle Vergaben wurden mit dem Fachbereich Rechnungsprüfung abgestimmt und konnten freihändig bzw. mit verkürzten Vergabefristen beauftragt werden.

Folgende Maßnahmen wurden in diesem Sinne zusätzlich oder vorgezogen umgesetzt:

• Austausch / Erneuerung von Brandschutzklappen in Lüftungsanlagen im Stadttheater, Schule Gleiwitzerstraße und in der Schule Lindenstraße.
• Herrichtung von vier Turnhallen für FB56 als Notunterkunft
• Austausch der Sicherheitsbeleuchtungsanlage in der Schwimmhalle Süd (Amyastraße). Diese Baumaßnahme nimmt mindestens 20 AT in Anspruch. Da die Halle an 364 Tagen im Jahr geöffnet ist, würden diese Maßnahmen Hallenschließung erforderlich machen. Da die Halle derzeit, aufgrund der aktuellen Situation, bis auf weiteres geschlossen war, wurde mit der Maßnahme sofort begonnen.
• Austausch der Rauchmelder nach DIN 14675 in der VHS Peterstraße. Durch das Vorziehen dieser Maßnahme wird der Betriebsablauf kaum gestört. Ansonsten wären Teilschließungen unumgänglich gewesen.
• Erweiterung und Überprüfung der Alarmierungsanlage in der VHS Peterstraße.
• Austausch der Mittelspannungsschaltanlage im Gangolfsweg 52
• Einige Vorgezogene kleinere Maßnahmen in Schulen, die eigentlich in den Sommerferien durchgeführt werden sollten zwischen 5.000-10.000 €, z. B. Beleuchtungssanierung Neuköllnerstr. 15, Sekretariat.
• Vorarbeiten für den Austausch von 130 Einbruchmeldeanlagen in Schulen und Kitas können, ohne die Betriebsabläufe zu stören, durchgeführt werden.

In einem Hilferuf des Leitersder Einrichtung vom Kinderheim Maria im Tann wurde auf die schlechte IT-Infrastruktur in dem großen Waldareal hingewiesen. Die Kinder konnten nicht die schulischen, digitalen, pädagogischen Angebote nutzen und waren empfangstechnisch isoliert.

Es wurde kurzfristig ein Konzept erstellt und eine neue IT-Infrastruktur geplant. Auf dem großen Gelände mit insgesamt 10 Häusern, in denen die Kinder ihr Zuhause haben, wurde ein Glasfasernetz errichtet, um dort LAN und WLAN in starker Bandbreite zu nutzen, und in kürzester Zeit in Betrieb genommen.

Regelhaft gilt für die Instandhaltungsmaßnahmen im Hochbau- und TGA-Bereich:

Bereits im Frühjahr (und damit im Zeitraum des Startes der Corona-Pandemie) werden mit ca. dreimonatigem Vorlauf die Arbeiten für die Sommerferien mit Hochdruck vorbereitet, damit auch dann keine Bearbeitungslücken auftreten. Dies gilt mit gleichem zeitlichem Vorlauf auch vorher für die Maßnahmenumsetzung für die Osterferien (Vorbereitung in den Wintermonaten).

Da es sich hier um geplante Maßnahmen mit mehreren Gewerken und höheren Auftragssummen handelt, die überwiegend ausgeschrieben werden mussten, kann von diesen Maßnahmen aufgrund der ohnehin engen zeitlichen Taktung und der darauf ausgerichteten Personaleinsatzplanung sowie nur enge Handlungsspielräume grundsätzlich nichts vorgezogen werden.

Nur vereinzelt konnten kleinere Ad-Hoc-Maßnahmen durchgeführt werden.

Die überwiegende Anzahl der Unternehmen, mit denen die Stadt regelmäßig zusammenarbeitet, sind nach eigener Aussage weiterhin ausgelastet.

Unter diesen Rahmenbedingungen – Sicherung der Umsetzung aller geplanten Maßnahmen (und damit Vollauslastung des E26), volle Aufrechterhaltung aller Betriebsabläufe beim Städtischen Gebäudemanagement, keine zusätzlichen internen und externen Kapazitäten und weitgehendes „Durch-Funktionieren“ der lokalen Bauwirtschaft - konnte die Situation der pandemie-bedingten Aus-der Nutzung-Nahme grundsätzlich nicht zu stark erhöhten zusätzlichen Maßnahmen-Umsetzungen kommen.

Im Bereich des Projektmanagements (NUE) ergab sich starker Bedarf an Umstellungen in den Planungsabläufen:

Einige – auch namhafte – externe Architektur- und Fachplanungsbüros stellten ihren Betrieb gänzlich ein- bzw. auf „Home Office“ um. Das, wovon gute Planung lebt, war plötzlich nicht mehr möglich:

ein persönliches, gemeinsames Zusammenkommen vor Ort um intensiv mit zahlreichen Beteiligten und Sonderfachleute bei erkannten Herausforderungen im Verlaufe der Planungen um gute Lösungen zu ringen.

Zusätzlich mussten auf Verwaltungsseite neuere improvisatorische Fähigkeiten schnell und intensiv kultiviert werden, da sich schnell herausstellte, dass die technischen Voraussetzungen zur Abhaltung und Einberufung virtueller Konferenzen unter der Voraussetzung der Ermöglichung, hohe Datenbestände (technische Pläne und Animationen) abzurufen, bisher „suboptimal“ geregelt waren.

Auch hier ist es gelungen - trotz anfänglicher Schwierigkeiten - nennenswerte Verzögerungen bei den Bauplanungen und -ausführungen zu vermeiden.

Allerdings führte der schnelle (und dort technisch mögliche) Wechsel der externen Büros zur vollumfänglichen Heimarbeit auf Seiten des Bauherrn zu teils erheblichen Mehraufwänden in der Koordination und Abstimmung mit den Fachplanern.

Kleine Maßnahmen (z.B. Außenanlagen Aula Am Höfling) konnten aufgrund der nicht stattfindenden Schule schon vor den Ferien fertigstellt werden.

Fazit Bau:

• Alle geplanten und aktuell in der Durchführung befindlichen Maßnahmen sind - entsprechend der Personaleinsatzplanung - ohne Verzögerung auf dem Weg.
• Die Pandemie hatnicht zum befürchteten Einbruch der Beauftragungen durch und der Bauabwicklungen bei E26 geführt.
• Der Baubetrieb konnte vollumfänglich aufrechterhalten werden.
• E26 bleibt in Zeiten der Pandemie nicht nur voll ausgelastet, sondern in Teilbereich zusätzlich stark gefordert (> s. auch: Reinigung).
• Insbesondere für die lokale Bauwirtschaft erwies sich das Städtische Gebäudemanagement als verlässlicher Bauherr, Auftraggeber und Partner. Insbesondere wurde - noch mehr als ohnehin schon erwiesen - auf fristgerechte Bezahlung der Handwerksbetriebe geachtet.
• Laufende Maßnahmen wurden nicht angehalten, um andere, ungeplante Maßnahmen vorzuziehen.
• Monetäre Auswirkungen ergeben sich nach derzeitigem Kenntnisstand nicht.

C)Auswirkungen im Bereich Reinigungsmanagement / Infrastrukturelle Abteilung

Das Arbeitsaufkommen ist seit spätestens Mitte März 2020 im Bereich des Reinigungs- und Beschaffungsmanagements aufgrund der Pandemie erheblich gestiegen. Nachdem Kitas und Schulen geschlossen wurden, aber Notdienste eingerichtet waren, sind die Reinigungsfirmen und Eigenreinigungskräfte gebeten worden, nach wie vor die festgelegten zeitlichen Reinigungsumfänge beizubehalten und diese situativ z. B. für Grund- und Intensivreinigungen oder verstärkte Hygienearbeiten einzusetzen. Dies geschah auch vor dem Hintergrund der vorliegenden Informationen, dass die gegenseitigen vertraglichen Verpflichtungen unabhängig von behördlichen oder individuell veranlassten Objektschließungen fortbestehen. Hinzu kam, dass im überwiegenden Teil der Schulen und Kindertagesstätten viele Bereiche wegen der Notbetreuung weiter gereinigt werden mussten. Da diese Notbetreuung in einzelnen Schulen auch am Wochenende stattfand, waren weitere Reinigungsleistungen zu beauftragen.

In sehr kurzfristiger Abstimmung mit dem Fachbereich Sport erfolgten zusätzliche Reinigungsleistungen in den Verwaltungsgebäuden durch Bäderpersonal, das in den Schwimmhallen vorübergehend nicht mehr benötigt wurde.

Aufgrund der mit der Krise einhergehenden verstärkten Sensibilisierung hinsichtlich Hygieneanforderungen häuften sich die Beschwerden über nicht oder unzulänglich erbrachte Reinigungsleistungen. Das Reinigungsmanagement ist diesen Beschwerden in jedem Punkt nachgegangen, musste aber auch feststellen, dass die externen Reinigungsfirmen unter großen Personalausfällen leiden. Hier die richtige Balance zu finden zwischen Verständnis und Beharren auf hundertprozentige Reinigungsleistung gestaltet sich schwierig.

Von verschiedenen Nutzern der Schulgebäude wurde u. a. die Erwartungshaltung geäußert, dass die Klassen- und Fachunterrichtsräume in den Schulen täglich oder sogar 2x täglich gereinigt werden sollen (bisher erfolgt die Reinigung jeden zweiten Tag). Vielfach bestand die Auffassung, dass dies behördlich angeordnet worden sei. Hierzu gab es verschiedene, teilweise sehr interpretationsfähige und sich auch gegenseitig widersprechende Veröffentlichungen (Bezirksregierung Köln, Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen etc.).

Es war in allen Fällen leider nicht ersichtlich, ob sich die beschriebenen Maßnahmen lediglich auf bestimmte Räume wie Klassen- und Fachunterrichtsräume beziehen sollen oder auch z. B. auf Räume der Verwaltung (Sekretariat, Büros von Schulleitung, Hausmeister, Lehrerzimmer etc.), zumal z. B. angesprochene „Handkontaktflächen" in jedem regelmäßig genutzten Raum vorzufinden sind.

Letztendlich wurde vor dem Hintergrund einer sachgerechten Lösung entschieden, die Reinigungs-häufigkeit in den Klassenräumen (inkl. Fachunterrichts- und Gruppenräumen) zu verdoppeln. Nach erster Kalkulation ergeben sich hierdurch Mehrkosten in Höhe von jährlich ca. 835.000 € brutto. Die genannten Mehrkosten beziehen sich ausnahmslos auf die Schulen der Stadt Aachen. Die Mehrkosten für die Schulen der StädteRegion Aachen sind hierin nicht eingerechnet.

Es bleibt nun zu beobachten, ob die Reinigungsfirmen in der Lage sind, die Reinigungsleistungen in einer solchen Vielzahl von Räumen und Gebäuden in der gewünschten Qualität erbringen zu können.

Die Veränderung der Reinigungshäufigkeit in allen Klassen-, Fachunterrichts- und Gruppenräumen ist der Fremdfirma mitzuteilen. Es müssen neue Kalkulationen gefertigt werden, da sich die täglich durch die Firmen zu leistenden Stunden erhöhen. Die Reinigungspläne ändern sich. Die Gebäudenutzer sind zu informieren. Auch in den Revieren der in den Schulen eingesetzten Eigenreinigungskräfte ändert sich die Reinigungshäufigkeit in allen Klassen-, Fachunterrichts- und Gruppenräumen. Auch diese Reviere sind neu zu kalkulieren. Die Räume, die durch den erforderlich gewordenen höheren Stundenumfang nicht länger durch die Eigenreinigungskraft gereinigt werden können, müssen durch die Fremdfirma gereinigt werden. Auch hier sind neue Vereinbarungen erforderlich, deren Ergebnis den Gebäudenutzern mitzuteilen ist.

Im Bereich Beschaffungsmanagement wurde zu Beginn der Pandemie die Suche nach Lieferanten für Desinfektionsmittel, -spender und Aufstellsäulen unterstützt. Zusätzlich wurden Spuckschutzwändeeingekauft. Hier erfolgten intensive und enge Abstimmungen mit vielen Beteiligten, insbesondere mit dem zuständigen Facharzt für Arbeitsmedizin.

Bei der nun erfolgten Schulöffnung wurde gefordert, auch die vorhandenen und für die Tafelreinigung vorgesehenen Ausgussbecken in den Klassenräumen wieder als Waschbecken zu nutzen. Folge war, dass zusätzlich zum gestiegenen Hygienematerial in den Sanitärräumen auch die Ausstattung der Klassenräume mit Seifenspendern, Flüssigseife und Handtuchspendern sowie entsprechenden Füllwaren erfolgen musste. Aufgrund der angeforderten Mengen mussten auch hier umfangreiche Recherchen nach Lieferanten erfolgen. Bisherige vertragliche Rahmenvereinbarungen liefen dadurch ins Leere, dass der zeitliche Druck vehement war und somit auch kostenintensive Beschaffungen getätigt werden mussten, da u. a. auch Ausschreibungen aufgrund der Dauer nicht möglich waren. Der jetzt erteilte (Erst-)Auftrag zur zusätzlichen Lieferung von Seifen- und Rollenhandtuchspender hat einen Wert von ca. 175.000,-- €. Die Nachfrage nach Seife und Handtuchpapier war bereits vor der Entscheidung über die Neuausstattung der Klassenräume gestiegen.

Durch den Krisenstab wurde den einzelnen Fachbereichen der Verwaltung angeboten, für die Zwischenreinigung von Besprechungstischen Reinigungsmaterial beim Reinigungsmanagement anzufordern. Diese Kleinstmengen werden beschafft.

Hinsichtlich der Reinigung in Kindertagesstätten wurde durch das Ministerium für Kinder, Familie, Flüchtlinge und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen ebenfalls eine Fachempfehlung u. a. zu Hygienestandards herausgegeben. In diesem Bereich werden die vorliegenden Vorgaben durch die bisherigen Reinigungsarten, Reinigungsmittel und Reinigungshäufigkeiten bereits abgedecktund es bedarf somit keiner Veränderung der Reinigung.

Inwieweit die derzeitigen Regelungen auch noch zum Zeitpunkt der Ausschusssitzung gelten, bleibt abzuwarten.

Die Umstellung der Verwaltung auf Terminsprechzeiten führte im Verwaltungsgebäude Hackländerstraße, in dem sich viele publikumsintensive Bereiche befinden, zu großen Herausforderungen. Nicht alle Bürgerinnen und Bürger waren von den Vorteilen der Terminsprechzeiten überzeugt und ließen sich nur schwer beruhigen. Der vorhandene Sicherheitsdienst musste von zwei auf vier Personen aufgestockt werden.

Der Beschluss, den Gleitzeitrahmen für die städtischen Mitarbeiter auszuweiten, führte dazu, dass die Verwaltungsgebäude von 06:00 Uhr bis 21:00 Uhr geöffnet und an den Pforten zu besetzen sind. Es war eine Änderung der Einsatzplanung im Pfortendienst erforderlich.

Der Fachbereich FB 56 bat um Unterstützung bei der Ertüchtigung einiger Turnhallen für eine etwaige Unterbringung von obdachlosen Menschen. Diese Ertüchtigung war notwendig, da in den bisherigen Unterkünften die Mindestabstände nicht eingehalten werden konnten. Fünf städtische Sporthallen wurden durch ein von hier beauftragtes Umzugsunternehmen frei gezogen. Da diese Gebäude jetzt nicht länger als Sporthalle genutzt wurden, war die Reinigung neu zu kalkulieren, Vertragspartner und Gebäudenutzer waren zu informieren.

Fazit:

• Der zusätzliche Aufwand im Bereich Reinigungsmanagement war und ist weiterhin erheblich.
• Die erforderlichen Umstellungen konnten bislang zeitnah erfolgen und müssen im Laufe der nächsten Zeit im Sinne einer laufenden Qualitätssicherung überwacht und ggfs. angepasst werden.
• Die monetären Auswirkungen für den Wirtschaftsplan sind erheblich.

D)Auswirkungen im Bereich Vermietung und Verpachtung

Es erfolgten einige Anfragen zur Möglichkeit der Gewährung von Stundung und Ratenzahlung, die positiv beschieden und entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden. Erlass von Forderungen wurde bislang - mit dem Hinweis auf staatliche Hilfen - nicht gewährt.

Im Bereich von Objekten mit Umsatzpachten zeichnen sich Umsatzeinbußen für 2020 ab, dies sind insbesondere die gastronomischen Objekte.

Der Zeitplan für die Neueröffnung von Ratskeller und Postwagen konnte u.a. aufgrund von zeitlichen Verzögerungen im Bauablauf nicht eingehalten werden. Aktuell ist die Eröffnung für das 3. Quartal 2020 vorgesehen.

Fazit:

• Insgesamt war zusätzlicher Aufwand gegeben.
• Die Regelungen und Vereinbarungen erfolgten unter Berücksichtigung der beiderseitigen Interessen.
• Die monetären Auswirkungen sind vorhanden, jedoch nicht als erheblich einzustufen.

E)Auswirkungen auf innerbetriebliche Organisation, Personaleinsatz und IT-Struktur

Im Rahmen der Krise wurde deutlich, dass insbesondere im Bereich der IT-Ausstattung und Software Einsatz dringender Bedarf besteht (s.o.). Dies reicht von der Umstellung von derzeit nicht portablen Geräten auf Laptops über eine stärkere Digitalisierung von Prozessen (im Rahmen der Einführung des CAFM-Systems WAVEWare vorgesehen)bis hin zu einer professionellen Software für Videokonferenzen, die zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung gesamtstädtisch noch nicht verfügbar war.

Beim Personaleinsatz wurde besonderes Augenmerk auf den Schutz von Risikogruppen und die Unterstützung der Eltern mit Kindern unter 12 Jahren gelegt: diesen wurde mobiles Arbeiten angeboten. Die technischen Voraussetzungen dafür mussten geschaffen werden, u.a. Einrichtung VPN-Anschlüssen. Organisatorisch konnte das mobile Arbeiten eingebunden werden, löst allerdings Mehraufwand, u.a. Koordinationsaufwand, aus.

Da verschiedene Einstellungen dringlich waren, wurden Bewerbungs-Verfahren durchgeführt und es können somit ab Mitte 2020 verschiedene Stellen erstmalig besetzt und / oder nachbesetzt werden.

So werden im Bereich der Instandhaltung insgesamt 3 Stellen, im Bereich des Projektmanagements ebenfalls insgesamt 2,5 Stellen besetzt.

Das CAFM-Vorhaben (Einführung WAVEWare) wurde insbesondere unter Nutzung von Videokonferenzen weiter voran gebracht, allerdings kann der ursprüngliche Zeitplan nicht in Gänze eingehalten werden. Dennoch können nach derzeitigem Kenntnisstand zum 01.01.2021 bzw. im ersten Quartal 2021 verschiedene Funktionen zum Echt-Einsatz gelangen. Dazu gehörtu.a. die Instandhaltungsbeauftragung mit (neu) Schnittstellen zum SAP-System.

Fazit:

• Im Bereich der IT-Ausstattung ergibt sich Handlungsbedarf und Mehraufwendungen, die zwingend erforderlich sind. Allein die zeitnahe Umstellung auf Laptops wird voraussichtlich rd. 200 T Euro (50 T Euro in 2020, 150 T Euro in 2021) erfordern.
• Im Personalbereich wurde entsprechende Fürsorge für das vorhandene Personal getragen und neues Personal eingestellt, dass ab Mitte 2020 seinen Dienst im Gebäudemanagement antritt.

Ausblick

Es ergeben sich insgesamt monetäre Folgen für den Wirtschaftsplan 2020 und Folgejahre, die in die jeweilige Berichterstattung im Rahmen der Quartalsberichte und den Wirtschaftsplan 2021 aufgenommen werden.

Die mittel- bis langfristigen Auswirkungen der Pandemie bleiben abzuwarten. Nach derzeitigem Kenntnisstand ist jedoch nicht von einem Aufgaben- oder Ausgaberückgang auszugehen, zumal voraussichtlich weitere Förderprogramme zur Bewältigung der Folgen der Pandemie absehbar sind.

Die Personalbemessung muss aktualisiert und ggfs. weiter angepasst werden, sobald neuere Erkenntnisse vorliegen.