Prozesse und Digitalisierung

Digitalisierung und Prozessoptimierung – Ein weiterer Schritt in die Zukunft der Verwaltung

Die digitale Transformation betrifft alle Bereiche des Lebens, und auch die öffentliche Verwaltung muss sich diesen Veränderungen stellen. Doch die bloße Überführung analoger Abläufe in digitale Formate reicht nicht aus, um die Verwaltung zukunftsfähig zu machen. Es geht darum, die Verwaltungsprozesse nicht nur zu digitalisieren, sondern auch zu optimieren. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Verwaltung schneller, effizienter und bürgerfreundlicher wird.

Um die Verwaltung weiterhin zukunftsgerecht aufzustellen, haben die Fachbereiche FB 11 und FB 15 ihre Zusammenarbeit intensiviert und strategisch ausgeweitet. Sie setzen nicht nur auf moderne digitale Lösungen, sondern integrieren auch agile Arbeitsmethoden, die es ermöglichen, flexibler auf neue Anforderungen zu reagieren. Diese gemeinsame Arbeit wird kontinuierlich dokumentiert, sodass alle Fortschritte transparent und messbar sind.

Warum reicht Digitalisierung allein nicht aus?

Ein häufig auftretendes Problem in der Verwaltung ist der sogenannte „digitale Papierstau“. Auch wenn Prozesse digitalisiert werden, bleibt die Effizienz häufig auf der Strecke. Ein ineffizienter Prozess wird durch Digitalisierung nicht besser – er wird nur schneller ineffizient. Das heißt, die bloße Übertragung von Papierformularen in digitale Formate verbessert noch nicht die Qualität oder Schnelligkeit der Arbeit.

Die derzeitige Situation ist geprägt von komplexen Zuständigkeiten, Medienbrüchen und einer mangelnden Durchgängigkeit von Daten. All diese Faktoren führen dazu, dass wertvolle Arbeitsressourcen gebunden werden, die an anderer Stelle fehlen. Der wahre Nutzen der Digitalisierung kann nur dann realisiert werden, wenn bestehende Prozesse von Grund auf vereinfacht und optimiert werden.

Das Ziel ist, eine Verwaltung zu schaffen, die bürgernah ist und auf effizienten, nahtlosen Prozessen basiert. Wir streben an, die Verwaltung durch eine umfassende „End-to-End“-Digitalisierung zu verbessern, bei der unnötige Zwischenschritte vermieden und alle Abläufe miteinander verknüpft werden.

Etablierung eines strategischen Prozessmanagements in der Stadtverwaltung und Einbindung des Fachbereiches Digitale Verwaltung

Dazu wurde das Prozessmanagement auf ein neues strategisches Niveau gehoben. Prozessmanagement als solches ist keine neue Aufgabe, sondern wird in der Verwaltung bereits seit Jahren praktiziert. Durch eine noch gezieltere Steuerung und Optimierung der Prozesse können Ressourcen bestmöglich genutzt, Abläufe in standardisierter Form beschleunigt, vorhandenes Wissen in den Organisationseinheiten bewahrt und die Zufriedenheit der Bürger*innen und weiteren Kund*innen deutlich gesteigert werden.

Im FB 11/520 - Organisation und Prozesse wurde dazu ein Team mit Expertise verankert, welches sich gezielt um das Themenfeld des Prozessmanagements kümmert (Prozessmanager*innen).

Gleichzeitig ist im FB15 – Digitale Verwaltung – das IT-Projektmanagement und der Bereich der Online-Services in der Abteilung 15/200verortet. Dort findet oftmals die Umsetzung optimierter Prozesse in eine Digitale Nutzung statt. Beide Bereichearbeitenbei Umsetzungen Hand in Hand .

Die strategischen Handlungsfelder für eine zukunftsfähige Verwaltung

Neben dem Aufbau eines strategischen Prozessmanagements wurden mehrere strategische Handlungsfelder definiert. Zunächst steht ein Prozess-Checkup im Vordergrund. Vor der Einführung neuer Software müssen die bestehenden Prozesse genau geprüft und vereinfacht werden. Unnötige Zwischenschritte sowie veraltete Vorschriften, wie etwa das Schriftformerfordernis, müssen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten abgeschafft werden, um Raum für eine effiziente digitale Umsetzung zu schaffen.

Ein weiteres Ziel ist die Umsetzung des „Once-Only“-Prinzips. Dies bedeutet, dass Bürger*innen ihre Daten nur einmal angeben müssen. Die Verwaltung kann diese Informationen dann sicher und effizient zwischen den verschiedenen Stellen austauschen. So wird Doppelarbeit vermieden und die Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Behörden vereinfacht.

Neben der technologischen Veränderung ist auch der Kulturwandel in der Verwaltung ein zentrales Thema. Um die Akzeptanz der neuen Systeme und Arbeitsweisen zu fördern, müssen die Mitarbeitenden von Anfang an miteinbezogen werden. So wurde z.B. ein Formular zur „Meldung von Prozessoptimierungen“ im Mitarbeitendenportal etabliert. Es sind bereits über 50 Meldungen eingegangen.

Vorteile der Digitalisierung für die Mitarbeitenden

Digitalisierung und Prozessoptimierung bringen zahlreiche Vorteile für die Mitarbeitenden der Verwaltung. Ein wichtiger Punkt ist der Fachkräftemangel, dem man durch Automatisierung begegnen kann indem Routineaufgaben durch digitale Systeme übernommen werden. Mitarbeitende werden von zeitaufwändigen Aufgaben entlastet, was nicht nur ihre Arbeitsbelastung verringert, sondern auch ihre Zufriedenheit steigert. So bleibt mehr Zeit für komplexe und individuelle Beratungen.

Durch die Einführung effizienter, digitaler Arbeitsprozesse haben Mitarbeitende mehr Raum für anspruchsvollere Aufgaben. Die Künstliche Intelligenz und Automatisierungssysteme können perspektivisch dazu als Assistenzsysteme dienen, die die Mitarbeitenden unterstützen, ohne sie zu ersetzen.

Dies führt auch zu einem wachsenden Kompetenzbereich der Mitarbeitenden, da sie zunehmend mit modernen Technologien arbeiten. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern fördert auch die berufliche Weiterentwicklung und die Möglichkeit zur Fokussierung auf wichtige Fachkompetenzen.

Der Nutzen für die Bürger*innen und die Gesellschaft

Die Digitalisierung der Verwaltung birgt daneben viele Vorteile für die Bürger*innen und die Gesellschaft insgesamt.

Die Resilienz und Schnelligkeit der Verwaltung wird ebenfalls durch die Digitalisierung gestärkt. In Krisenzeiten oder bei besonderen Förderprogrammen können digitale Prozesse eine schnellere Reaktionszeit ermöglichen und sicherstellen, dass wichtige Aufgaben ohne Verzögerung erledigt werden. Gleichzeitig profitieren auch Unternehmen und Bürger*innen von einer transparenten und zügigen Bearbeitung ihrer Anliegen, was das Vertrauen in die Verwaltung steigert.

Langfristig wird die Kosteneffizienz durch den Einsatz digitaler Technologien verbessert. Digitale Prozesse sind durch z.B. gezielte Abfragen und automatisierte Berechnungen weniger fehleranfällig beziehungsweise können Fehler schneller erkennen und beheben. Zudem entstehen durch Automatisierung Skaleneffekte, die die Verwaltung auf lange Sicht kostengünstiger machen.

Der Fokus auf Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung in der Sachbearbeitung

Ein besonders spannendes Thema im Rahmen der Digitalisierung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung. Der Fachbereich 15 hat daher in der Abteilung 15/200 zwei KI-Beauftragte etablieren können. Die KI Technologien können mittelfristig dabei helfen, Verwaltungsprozesse zu beschleunigen und – wie bereits oben beschrieben - die Fehlerquote zu senken. Wichtig ist hierbei der Gedanke, dass KI die Mitarbeitenden entlasten, aber nicht ersetzt.

KI kann - nach Entwicklung entsprechend ausgereifter Produkte - insbesondere bei der Vorprüfung von Anträgen helfen. Beispielweise könnte die KI bei Anträgen wie Wohngeld oder Hundesteueranmeldungen die Plausibilität der Angaben überprüfen und so den Bearbeitungsaufwand der Mitarbeitenden reduzieren. KI kann auch dabei helfen, die Antragsbearbeitung zu beschleunigen und gleichzeitig Fehler zu minimieren. Doch auch wenn KI und Automatisierung eine große Unterstützung bieten, bleibt die letzte Entscheidung immer beim Menschen. Der Mensch wird weiterhin die Verantwortung für Verwaltungsakte tragen.

Die nächsten Schritte – Wie geht es weiter?

Um effiziente digitale Prozesse umzusetzen, waren konkrete Schritte notwendig. Zunächst wurde eine agile Arbeitsgruppe zwischen den Fachbereichen FB 11 und FB 15 gebildet, um die Digitalisierung und Prozessoptimierung voranzutreiben. Die Identifikation und Priorisierung der Prozessoptimierungen erfolgt auf der Grundlage eines umfassenden Prozessscreenings. So wird sichergestellt, dass an den richtigen Stellen angesetzt und die dringendsten Optimierungen zuerst angegangen werden.

Eine enge Zusammenarbeit der beteiligten Stellen ist der Schlüssel zu einer schnellen und effizienten Umsetzung. Nur durch eine enge Abstimmung und Kooperation kann sichergestellt werden, dass die verschiedenen Prozessschritte nahtlos ineinandergreifen und die Digitalisierung in der Verwaltung tatsächlich einen Mehrwert bringt.

Fazit: Ein Schritt in die Zukunft der Verwaltung

Die Digitalisierung und Prozessoptimierung sind der Schlüssel zu einer zukunftsfähigen Verwaltung. Durch eine umfassende Vereinfachung und Automatisierung kann die Verwaltung schneller, effizienter und bürgerfreundlicher gestaltet werden. Die Vorteile reichen von einer besseren Servicequalität für die Bürgerinnen über eine Entlastung der Mitarbeitenden bis hin zu langfristigen Kosteneinsparungen. Gemeinsam können FB 15 und FB 11 mit den Organisationseinheiten eine Verwaltung aufbauen, die nicht nur mit den technologischen Entwicklungen Schritt hält, sondern auch auf die Bedürfnisse der Bürger*innen eingeht und die Herausforderungen der Zukunft meistert.

In der Sitzung des Ausschusses für Digitalisierung wird ein Rückblick auf bisherige Erfahrungen und Entwicklungen gegeben sowie wesentliche Grundgedanken und Kerninhalte der Zusammenarbeit von FB 15 und FB 11 gegeben, um mit der Digitalisierung und Prozessoptimierung einen weiteren Schritt in die Zukunft der Verwaltung zu gehen.