Evaluation der Umsetzung von Empfehlungen aus Bürger*innenräten – Kooperationsprojekt mit der Bürgerstiftung Lebensraum Aachen

Beschlussvorschlag:

Das Bürgerforum nimmt das Vorhaben der Bürgerstiftung Lebensraum Aachen zur Durchführung einer jährlichen Evaluation der Umsetzung und der Wirkungen von Empfehlungen aus vergangenen Bürger*innenräten, wie in der Sitzung beschrieben, sowie die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und begrüßt das damit verbundene zivilgesellschaftliche Engagement.

Das Bürgerforum empfiehlt der Verwaltung:

1. der Bürgerstiftung Lebensraum Aachen jährlich zum 1. Juli einen Bericht über den Umsetzungsstand sowie – soweit bereits erkennbar – über Ergebnisse und Wirkungen umgesetzter Empfehlungen aus früheren Bürger*innenräten zur Verfügung zu stellen,
2. hierzu im Vorfeld mit der Bürgerstiftung Lebensraum Aachen ein kooperatives Vorgehen zur Ausgestaltung der Evaluation sowie zur Abstimmung der Evaluationskriterien und des methodischen Vorgehens zu entwickeln,
3. die Ergebnisse der Evaluation (Evaluationsbericht) im Bürgerforum gemeinsam mit der Bürgerstiftung Lebensraum Aachen vorzustellen und zu erörtern.

Ausgangslage

Die Stadt Aachen hat mit dem Bürger*innenrat ein deliberatives Beteiligungsformat etabliert, das darauf abzielt, Bürger*innen systematisch in die Beratung kommunalpolitischer Fragestellungen einzubeziehen und zusätzliche Perspektiven aus der Stadtgesellschaft in politische Entscheidungsprozesse einzubringen.

Der Bürger*innenrat setzt sich aus per Losverfahren ausgewählten Einwohner*innen zusammen und bildet möglichst einen Querschnitt der Stadtgesellschaft ab. In moderierten Arbeitssitzungen befassen sich die Teilnehmenden mit einem vorher ermittelten Thema und erarbeiten hierzu Empfehlungen an den Rat der Stadt Aachen.

Die Ergebnisse werden in Form eines Bürger*innengutachtens dokumentiert und in den politischen Beratungsprozess eingebracht. Über den weiteren Umgang mit den Empfehlungen entscheidet der Rat der Stadt Aachen.

Für die nachhaltige Etablierung und Weiterentwicklung des Bürger*innenrates ist neben der Durchführung der Beteiligungsprozesse insbesondere ein transparenter Umgang mit der Umsetzung der ausgesprochenen Empfehlungen sowie deren Wirkungen von Bedeutung. Die Verwaltung berichtet hierzu bereits einmal im Jahr über den jeweiligen Umsetzungsstand.

Initiative der Bürgerstiftung Lebensraum Aachen

Die Bürgerstiftung Lebensraum Aachen hat angeregt, künftig eine jährlich durchgeführte, zivilgesellschaftlich getragene Evaluation der Umsetzung sowie – soweit möglich – der Wirkungen von Empfehlungen aus dem Bürger*innenrat vorzunehmen.

Ziel ist es, auf Grundlage des durch die Verwaltung bereitgestellten Berichtes eine strukturierte Einordnung vorzunehmen und damit einen Beitrag zu Transparenz, öffentlicher Nachvollziehbarkeit sowie zur Weiterentwicklung des Beteiligungsinstruments zu leisten. Die Leistungen der Bürgerstiftung werden kostenfrei für die Stadt erbracht, sodass keine zusätzlichen städtischen Mittel erforderlich sind.

Im Vorfeld fand hierzu ein Austausch zwischen Verwaltung und Antragsteller bzw. Vertreter der Bürgerstiftung statt. Es wurde vereinbart, das Verfahren zunächst im Jahr 2026 modellhaft zu erproben und im weiteren Verlauf gemeinsam weiterzuentwickeln.

Die Verwaltung bewertet das Vorhaben als ein gemeinschaftliches Kooperationsprojekt mit der Zivilgesellschaft im Kontext der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Bürger*innenrates.

Rolle der Verwaltung

Die Verwaltung unterstützt das Vorhaben und sieht in der Einbindung der Bürgerstiftung eine sinnvolle Ergänzung durch eine externe Perspektive.

Es ist daher beabsichtigt, jährlich einen Bericht zum Umsetzungsstand der Empfehlungen der vergangenen Bürger*innenräten zu erstellen und diesen der Bürgerstiftung als Grundlage für die Evaluation zur Verfügung zu stellen.

Die organisatorische Zuständigkeit für die Erstellung des Umsetzungsberichts liegt bei der Abteilung 01/300 Bürgerbeteiligung und Ehrenamt im Fachbereich 01 Verwaltungsleitung, Grundsatz und Dialog.

Zur Berichtserstellung werden die jeweils zuständigen Fachbereiche beteiligt und um Rückmeldungen zu den aktuellen Umsetzungsständen gebeten. Die Fachbereiche werden gebeten, ihre Rückmeldungen bis Ende Mai eines jeden Jahres bereitzustellen, damit der Bericht planmäßig zum 1. Juli des jeweiligen Jahres an die Bürgerstiftung übergeben werden kann.

Im Rahmen der Berichterstellung ist zu berücksichtigen, dass eine detaillierte Zuordnung von Ressourcen, Kosten oder Einzelmaßnahmen zu jeder Empfehlung nicht möglich ist. Dies liegt daran, dass Empfehlungen häufig in laufende Verwaltungsprozesse integriert sind und entsprechende Aufwände fachbereichsübergreifend erfasst werden.

Der Bericht beschränkt sich daher auf die Darstellung des Umsetzungsstandes, der erzielten Ergebnisse (Outputs) sowie – soweit erkennbar – erster Wirkungen (Outcomes). Die inhaltliche Tiefe hängt von den bereitgestellten Informationen der Fachbereiche ab.

Aufgrund des engen Zeitplans und des kurzen Vorlaufs für die beteiligten Fachbereiche ist es nicht realistisch, vollständige Rückmeldungen zu allen Empfehlungen bis Ende Mai 2026 zu erwarten. Der erste Berichtszyklus wird daher auf Basis der bis dahin verfügbaren Daten erstellt. Für den Pilotdurchgang 2026 ist dies ausreichend, da der erste Bericht zunächst der Erprobung und Identifikation von Optimierungspotenzialen dient. Terminliche Anpassungen für künftige Berichtszyklen werden nach den Erfahrungen des Testdurchgangs geprüft.

Kooperation mit der Bürgerstiftung

Die Verwaltung beabsichtigt, gemeinsam mit der Bürgerstiftung Lebensraum Aachen die Ausgestaltung der Evaluation abzustimmen.

Gegenstand der Abstimmung sind insbesondere

• die Festlegung geeigneter Evaluationskriterien,
• das methodische Vorgehen,
• die Form der Ergebnisaufbereitung sowie
• die organisatorischen Abläufe.

Ein entsprechender Austausch mit den beteiligten Akteur*innen hat bereits begonnen und wird fortgeführt.

Die Evaluation ist als Instrument der Reflexion und des Lernens konzipiert. Sie dient der Einordnung der Umsetzung sowie möglicher Wirkungen der Empfehlungen und der Weiterentwicklung des Beteiligungsformats. Eine Bewertung einzelner Verwaltungsleistungen oder eine Kontrollfunktion ist damit nicht verbunden.

Vorstellung im Bürgerforum
Es ist vorgesehen, weiterhin in den Sitzungen des Bürgerforums, in denen die Ergebnisse eines aktuellen Bürger*innenrates vorgestellt werden, auch über den Umsetzungsstand früherer Empfehlungen zu berichten. Ergänzend soll künftig in diesem Rahmen auch der Evaluationsbericht der Bürgerstiftung vorgestellt und gemeinsam erörtert werden.

Hierdurch wird eine kontinuierliche Rückkopplung zwischen den Ergebnissen der Bürger*innenräte, deren Umsetzung sowie einer ergänzenden externen Einordnung ermöglicht.

Veröffentlichung der Ergebnisse

Der Evaluationsbericht wird durch die Bürgerstiftung Lebensraum Aachen erstellt. Vor einer Veröffentlichung erfolgt eine Vorstellung und Erörterung im Bürgerforum. Die anschließende Veröffentlichung liegt in der Verantwortung der Bürgerstiftung. Dabei ist sicherzustellen, dass die zugrunde liegenden Daten transparent dargestellt werden und die jeweiligen Rollen von Verwaltung, Politik und Bürgerstiftung im Evaluationsprozess nachvollziehbar bleiben.

Weiteres Vorgehen

Die Verwaltung wird die Umsetzungsstände der Empfehlungen aus früheren Bürger*innenräten zusammenstellen, den Bericht zum 1. Juli 2026 auf Basis der bis dahin verfügbaren Daten vorlegen und der Bürgerstiftung Lebensraum Aachen zur Verfügung stellen.

Die weitere Ausgestaltung einer systematischen Evaluation erfolgt im fortlaufenden Austausch zwischen Verwaltung und Bürgerstiftung und wird dem Bürgerforum zu gegebener Zeit vorgestellt.