Beschaffung einer App für die Kommunikation und Organisation des Schulalltags

Ausgangslage:

Einige städtische Schulen äußerten in der Vergangenheit den Wunsch an den Schulträger, eine Schulverwaltungsapp im Rahmen einer Schulträgerlizenz bereitzustellen. Konkret wird eine Software nachgefragt, welche in erster Linie die Kommunikation mit den Eltern fördern und erleichtern soll. Weitere geforderte Anforderungen sind u.a. Krankmeldungen, ein digitales Klassenbuch oder auch Stunden- sowie Vertretungsplanung. In den städtischen Schulen sind zum Teil bereits unterschiedliche Lösungen im Einsatz. Um einen Überblick über die eingesetzten Systeme sowie die Bereitschaft zu einem etwaigen Wechsel auf eine andere Anwendung zu gewinnen, wurde eine anonymisierte Umfrage bei allen städtischen Schulen durchgeführt. Die Ergebnisse der Umfrage werden in der vorliegenden Vorlage dargestellt.

Umfrage an den Schulen

Im Rahmen der Erhebung wurden sechs Fragen zur Nutzung von Schulverwaltungssoftware gestellt. Ziel war es, einen Überblick darüber zu erhalten, ob an den Schulen bereits entsprechende digitale Werkzeuge eingesetzt werden oder in der Vergangenheit genutzt wurden. Darüber hinaus sollte ermittelt werden, ob grundsätzlich Interesse an der Nutzung eines solchen Tools besteht, welche konkreten Anwendungen zum Einsatz kommen und für welche Aufgabenbereiche sie verwendet werden oder potenziell genutzt würden. Zudem wurde abgefragt, ob die Schulen bereit wären, ein bestehendes Tool durch eine Alternative auszutauschen, wenn diese vom Schulträger bereitgestellt werden würde. Abschließend hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, weitere Hinweise oder Anmerkungen zum Thema einzubringen.

Insgesamt haben 51 Personen an der Umfrage teilgenommen, somit liegt eine breite Rückmeldung aus den Reihen der Schulen vor. Von den teilnehmenden Schulen gaben ca. zwei Drittel an, bereits ein Schulverwaltungstool zu nutzen oder in der Vergangenheit genutzt zu haben. Insgesamt 20 Schulen gaben an, bislang kein entsprechendes Tool zu verwenden, jedoch grundsätzlich Interesse an der Einführung einer solchen Anwendung zu haben (bei 21 abgegebenen Antworten).

Eingesetzte Software/Apps

Hinsichtlich der konkret eingesetzten Softwarelösungen ist Sdui mit 14 Schulen am häufigsten vertreten und somit das am weitesten verbreitete Schulverwaltungstool unter den Teilnehmenden. An zweiter Stelle steht WebUntis mit neun Schulen, danach folgen SchoolFox mit sechs und Schulmanager Online mit fünf Schulen. Die weiteren Schulen verwenden andere Lösungen, die aufgrund ihrer geringeren Verbreitung hier nicht einzeln aufgeführt werden.

Etwa zwei Drittel der befragten Schulen geben an, grundsätzlich bereit zu sein, das aktuell genutzte Schulverwaltungstool zu wechseln, sofern seitens des Schulträgers eine alternative Lösung bereitgestellt würde.

Funktionalitäten:

In Bezug auf die für die Schulen wesentlichen Einsatzbereiche eines Schulverwaltungstools wurden diverse Funktionen genannt, die in abschwächender Gewichtung im Nachfolgenden dargestellt werden:

• Kommunikation
• digitales Klassenbuch
• Krankmeldungen
• Stunden- und Vertretungsplanung
• Elternbriefe und Elterninformationen
• Elternsprechtage und Terminmanagement
• Cloud-Dienste
• Kalender
• Übersetzungsfunktion
• Beurlaubungen
• Umfragen
• Videokonferenzen

Die Ergebnisse der Umfrage liefern somit eine konkrete Grundlage, um die Bedarfe und Präferenzen der Schulen bei der weiteren Entscheidung zur Beschaffung und Einführung eines einheitlichen Schulverwaltungstools zu berücksichtigen.

Vorschlag der Verwaltung:

Auf Grundlage der Rückmeldungen aus der Umfrage sowie unter Berücksichtigung der derzeit an städtischen Schulen eingesetzten Systeme wird vorgeschlagen, künftig Sdui als Schulverwaltungstool im Rahmen einer Schulträgerlizenz zu erwerben und den Schulen kostenfrei anzubieten.

Diese Lösung ist die aktuell am häufigsten genutzte Anwendung im städtischen Aachener Schulbereich und deckt wesentliche Bedarfe ab, die im Rahmen der Umfrage benannt wurden. Zentrales und für die meisten Schulen wichtigstes Element ist die Elternkommunikation. Das schulische bzw. städtische Personal kann beispielsweise Elternbriefe oder sonstige Mitteilungen den Eltern digital zur Verfügung stellen und Lesebestätigungen einholen. Hierbei unterstützt eine Übersetzungsfunktion in über 32 Sprachen sowie eine Push-Mitteilungs-Funktion, was einen leichteren Zugang zu Erziehungsberechtigten ermöglicht. Sofern seitens der Schule gewünscht, ist ein direkter Kontakt zum Lehrpersonal möglich.

Ferner umfasst die Lösung weitere Funktionen, wie die Möglichkeit zur digitalen Krankmeldung, die Bereitstellung von Stunden- und Vertretungsplänen, ein digitales Klassenbuch, die Organisation von Elternsprechtagen sowie Terminplanung, Dokumentenverteilung, Cloud-Anbindung, Umfragetools und mehrsprachige Benutzeroberflächen, die den Schulen bei der organisatorischen Bewältigung des Schulalltags dienlich sein sollen.

Die Lösung unterstützt zudem eine effiziente Kommunikation in Krisensituationen, beispielsweise bei unerwarteten Schulschließungen infolge von Evakuierungen, und trägt so dem gesamtstädtischen Interesse Rechnung, dass betroffene Eltern und Erziehungsberechtigte schnellstmöglich informiert werden.

Das Unternehmen, das die App SchoolFox anbietet – eine ähnliche, aber alternative App im Vergleich zu Sdui im Schulbereich – wurde von dem Unternehmen übernommen, das Sdui vertreibt. Diese beiden Apps werden von der Unternehmensgruppe grundsätzlich weiterhin vertrieben. Gleichzeitig geht die Entwicklung dahin, dass Sdui künftig voraussichtlich auch die bisherigen SchoolFox-Funktionen vollständig integrieren und weiterentwickeln wird. Im Vergleich mit SchoolFox bietet Sdui bereits jetzt einen mindestens gleichwertigen Funktionsumfang. Für SchoolFox gilt zudem, dass keine Neuverträge mehr geschlossen werden können. Zukünftig können bestehende Nutzerinnen und Nutzer von SchoolFox jedoch in Sdui überführt werden.

Dem Schulträger liegt die schriftliche Bestätigung vor, dass bestehende Einzelverträge der Schulen problemlos in einen Schulträgervertrag mit dem Anbieter übernommen werden können. Ebenfalls bestätigt wurde, dass von den städtischen Schulen getätigte Vorauszahlungen bei Übernahme in den Trägervertrag für überlappende Zeiträume vom Anbieter an die Schulen zurückgezahlt werden. Dies gilt sowohl für Sdui und als auch für School Fox, sofern eine Migration erfolgt.

Mit dem Angebot, Sdui über den Schulträger zu beziehen, soll den Schulen die Möglichkeit eingeräumt werden, eine Schulverwaltungsanwendung ohne Belastung des Schulbudgets nutzen zu können. Gleichzeitig wird den Schulen grundsätzlich die Wahl gelassen, ob Sie das Tool einsetzen möchten. Es besteht keine Verpflichtung, Sdui zu beziehen, so dass seitens der Schulen zu Lasten des Schulbudgets Alternativen genutzt werden können. Daher soll vor der Beschaffung einer Schulträgerlizenz eine verbindliche Abfrage seitens des Schulträgers erfolgen, welche Schulen künftig von dem Angebot Sdui Gebrauch machen möchten, so dass auch ausschließlich die benötigte Anzahl an Lizenzen beschafft wird.

Sdui erfüllt die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Die abschließende Prüfung und Freigabe für städtische Mitarbeitende in den Schulen erfolgt im Anschluss eines etwaigen Beschlusses unter Beteiligung der zuständigen Fachdienststellen, insbesondere des Personalrats, der IT-Sicherheit und des IT-Dienstleisters.

Basierend auf den Umfrageergebnissen hat sich die Verwaltung auch mit einer Beschaffung von WebUntis auseinandergesetzt. Es handelt sich um eine optionale Erweiterung zum Tool Untis, welches originär auf die Planung und Organisation des Unterrichts spezialisiert ist. WebUntis bietet zusätzlich zu Untis Funktionen wie die Verwaltung von Noten, Abwesenheiten und die digitale Kommunikation zwischen Lehrkräften und Eltern.

Seitens der Verwaltung wurde die Möglichkeit geprüft, den Schulen WebUntis als alternatives Produkt neben Sdui anzubieten.

WebUntis wird ausschließlich im Rahmen eines Abonnement-Modells mit einer sogenannten Nutzungsüberlassung angeboten. Diese Nutzungsüberlassung bedeutet, dass den Schulen kein dauerhaftes Eigentumsrecht an der Software eingeräumt wird, sondern lediglich ein zeitlich begrenztes Nutzungsrecht.

WebUntis kann über den IT-Dienstleister der Stadt Aachen in dieser Form nicht angeboten werden, sodass eine Beschaffung derzeit nicht realisierbar ist.

Finanzen

Für die Beschaffung solcher Schulverwaltungstools wurden zum Haushaltsentwurf 2026 finanzielle Mittel i.H.v. 70.500 € (PSP-Element 4-030302-952-1, Sachkonto 52910000) angemeldet. Dem Schulträger liegt ein Angebot der regio iT zur Beschaffung von Sdui über jährlich 70.805,83 € für sämtliche städtische Schulen vor. Hiervon entfallen auf jede Grund- und Förderschule durchschnittlich 871,14 € sowie auf jede weiterführende Schule durchschnittlich 2.296.27 €. Mit Annahme des Angebots schließt die Stadt Aachen einen 3-Jahres-Vertrag mit jährlicher Zahlweise ab.

Sobald der Haushalt Rechtskraft erlangt hat und eine verbindliche Abfrage an den Schulen erfolgt ist, können die Lizenzen, voraussichtlich zum Schuljahr 2026/2027, beschafft werden. Basierend auf den bisherigen Rückmeldungen ist davon auszugehen, dass nicht alle Schulen das unterbreitete Angebot wahrnehmen möchten. Insofern wird der Schulträger mit den angemeldeten Haushaltsmitteln voraussichtlich auskömmlich sein.

Finanzielle Auswirkungen:

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Keine

Klimarelevanz:

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: