Erfahrungsbericht zur Vergabepraxis

Mit Beschluss des Rates der Stadt vom 28.01.2026 ist eine Änderung zur Zuständigkeitsordnung in Kraft getreten. Dabei wurde unter anderem die Vergabepraxis aufgrund des geänderten Landesrechtes angepasst. In der bis zum 28.01.2026 geltenden Fassung der Zuständigkeitsordnung wurden Vergaben im unterschwelligen Bereich nur bis zu definierten Wertgrenzen auf den Oberbürgermeister übertragen. Im Auftragswert darüberliegenden Vergaben bedurften vor der Zuschlagserteilung der Genehmigung der Fraktionen. Dazu wurden die betreffenden Vergaben den Fraktionen per Mail bekanntgegeben. Sofern innerhalb von 8 Tagen seitens der Fraktionen kein Einspruch eingelegt wurde, erfolgte die Vergabe nach dem Vorschlag.

Mit v.g. Änderung der Zuständigkeitsordnung wurde dieses Verfahren angepasst. Einerseits wurden die Wertgrenzen im unterschwelligen Bereich aufgehoben, sodass fortan lediglich oberschwellige Vergaben den Fraktionen angezeigt werden. Vergaben im unterschwelligen Bereich sind dem Haupt- und Finanzausschuss nachträglich quartalsweise zur Kenntnis zu geben. Darüber hinaus wurde der Zeitpunkt der Mitteilung auf den Beginn des Verfahrens geändert.

Die v.g. Änderungen in der Zuständigkeitsordnung hinsichtlich der Information der Fraktionen haben innerhalb der Verwaltung bereits bewirkt, dass hierdurch eine effizientere Beschaffung in jedem Vergabeverfahren ab 15.000 Euro netto erzielt wurde. So wurde nicht nur die Dauer der Vergabeverfahren um die Zeit der Vorlage der Fraktionsinformation bei nationalen Vergabeverfahren um ca. 10 Kalendertage reduziert.

Aufgrund der beschriebenen Änderungen wurde auch die Arbeitsbelastung für die ausschreibenden Bedarfsträger durch Verlagerung der Fraktionsinformation bei Vergaben unterhalb der EU-Schwelle zur Zentralen Vergabestelle, durch eine schnellere Auftragserteilung (hierdurch weniger Nachfragen zur Zuschlagserteilung durch die Bietenden) und einer deutlichen Abnahme von notwendigen Bindefristverlängerungen reduziert.

Die Änderung der Zuständigkeitsordnung hat sich somit aus Sicht der Verwaltung bewährt.

Bei EU-weiten Vergabeverfahren kann ebenfalls festgestellt werden, dass durch die Verlagerung der Fraktionsinformation von nach Angebotsabgabe hin zur Fraktionsinformation vor Beginn der Durchführung der Vergabeverfahren ebenfalls eine schnelle Auftragserteilung (weniger Nachfragen zur Zuschlagserteilung durch die Bietenden) und einer deutlichen Abnahme von notwendigen Bindefristverlängerungen zu einer Reduzierung der Arbeitsbelastung beim Bedarfsträger geführt hat.

Da die Verwaltung mit Beschluss des Rates vom 28.01.2026 beauftragt wurde, einen Erfahrungsbericht zur Vergabepraxis gem. § 3 Abs. 2 lit. b) der Zuständigkeitsordnung im zweiten Quartal vorzulegen, es zu diesem Zeitpunkt aber erst eine einzige Sitzungsvorlage für einen Haupt- und Finanzausschuss geben konnte (vgl. Sitzungsvorlage FB 60/0013/WP19 zur Sitzung vom 20.05.2026), kommt die Verwaltung mit dieser Sitzungsvorlage dem politischen Beschluss zu einer Evaluation im Rat nach.