Einführung der digitalen Antragstellung zur Übernahme von Schülerfahrkosten - Schülerfahrkostenportal online

Ausgangslage

Als Träger der 57 städt. Schulen übernimmt die Stadt Aachen die notwendigen Kosten für die Beförderung von Schüler*innen gemäß der Schülerfahrkostenverordnung NRW.

Seit 2010 befindet sich eine Access-Datenbank im Einsatz, um die Anträge auf Übernahme der Schülerfahrkosten zu verwalten. Die antragstellenden Bürger*innen müssen bisher einen Antrag in Papierform ausfüllen und diesen über die Schule beim Schulträger einreichen.

Dieses mehrstufige, analoge Verfahren führte durch manuelle Erfassung, Zwischenschritte sowie Transport- und Liegezeiten oft zu verlängerten Bearbeitungsdauern. Darüber hinaus bestand ein erhöhtes Risiko für unvollständige oder fehlerhafte Angaben, was zusätzliche Rückfragen und Verzögerungen nach sich ziehen konnte.

Insgesamt zeigte sich, dass der bisher papiergebundene Prozess durch eine digitale Weiterentwicklung zukunftsfähig gestaltet und an die Anforderungen einer modernen, effizienten und bürgerfreundlichen Verwaltung angepasst werden kann.

Vorgehen der Verwaltung

Im Rahmen eines regulären IT-Projektes wurde nach Analyse der fachlichen und technischen Anforderungen die Entscheidung getroffen, die Softwarelösung „Schülerfahrkosten Online“ der regio IT einzusetzen. Diese stellt eine Anwendung bereit, die nahezu passgenau auf die identifizierten Bedarfe zugeschnitten und bereits bei der Stadt Stolberg seit einem Jahr im Einsatz ist und auch von verschiedenen Nachbarkommunen eingeführt werden soll.

Die Einführung erfolgte strukturiert im Rahmen eines Projektes. Dabei wurden unter Anderem spezifische Anforderungen konfiguriert und an bestehende Verwaltungsprozesse angepasst. Es folgten Testphasen zur Sicherstellung der Funktionalität sowie Nutzerfreundlichkeit. Parallel wurden Mitarbeitende der Schulsekretariate entsprechend geschult und die Einführung kommunikativ begleitet, um einen möglichst reibungslosen Übergang vom papiergebundenen Verfahren hin zur digitalen Lösung zu gewährleisten.

Der produktive Start des Schülerfahrkostenportals online erfolgte zum 15. April 2026 rechtzeitig zur Vorbereitung des neuen Schuljahres, sodass Anträge für das Schuljahr 2026/2027 bereits vollständig digital gestellt und bearbeitet werden können. Die Web-Anwendung wurde in das Serviceportal der Stadt Aachen integriert.

Nutzen und Vorteile

Mit der Umstellung auf ein digitales Verfahren zur Beantragung und Bearbeitung von Schülerfahrkosten ergeben sich deutliche Verbesserungen gegenüber dem bisherigen papiergebundenen Prozess. Mit „Schülerfahrkosten Online“ werden alle Schritte digital und auf einer Plattform abgebildet – von der Beantragung über die Bearbeitung und Genehmigung. Über eine Schnittstelle zur Aseag kann die Ticketbestellung erfolgen.

Für Bürger*innen entfällt das händische Ausfüllen von Formularen sowie der zusätzliche Weg über die Schule. Anträge können bequem browserbasiert und unabhängig von Öffnungszeiten eingereicht werden. Durch die geführte Eingabemaske wird die Antragstellung erleichtert und die Fehleranfälligkeit reduziert. Zur Antragstellung wird eine BUND-ID benötigt, so dass die Daten direkt in den Antrag überführt werden können. Der Zugang zur BUND-ID kann benutzerfreundlich durch eine einfache Benutzername-Passwort-Kombination erfolgen.

Alle städtischen Schulen sowie der Schulträger bearbeiten die eingehenden Anträge vollständig digital in einem gemeinsamen System. Durch intelligente Routenberechnungen ergänzt das System die Prüfung des kürzesten Fußwegs zur Schule. Bescheide können von den Sachbearbeitenden automatisiert erstellt werden und stehen den Antragstellenden unmittelbar im Postkorb des Serviceportals zur Verfügung.

Fazit

Mit der Einführung des Online-Portals für Schülerfahrkosten wird der Bearbeitungsprozess deutlich effizienter gestaltet. Durch die durchgängige Digitalisierung werden Medienbruchstellen vermieden, die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Verfahren werden deutlich verbessert. Zugleich wird das Verfahren für Bürger*innen deutlich freundlicher gestaltet, da Anträge einfach, transparent und ortsunabhängig gestellt werden können. Somit stellt die digitale Lösung eine zeitgemäße und praxisorientierte Weiterentwicklung dar.