Bereitstellung außerplanmäßiger Haushaltsmittel für das Projekt "Ablösung Schulkontogegenblatt (SKGB)"

1. Ausgangssituation

Seit 2003 setzen die Aachener Schulen dezentral die, durch die regio iT entwickelte, Software "SKGB-Schulkontogegenblatt" ein. Durch den Umstieg auf eine Rechnungslegung nach NKF sowie der Einführung von SAP als zentrale ERP-Lösung innerhalb der Kernverwaltung reicht der Funktionsumfang der derzeit genutzten Software-Lösung nicht mehr aus, um alle buchhalterischen und Controlling-Aufgaben zu erfüllen.

Des Weiteren ist die Ablösung der bestehenden Lösung, die auf einer Eigenprogrammierung der regio iT basiert, zwingend erforderlich, da der Support und die Weiterentwicklung abgekündigt ist und ein adäquates, standardisiertes Alternativprodukt nach langwieriger Marktrecherche erst jetzt verfügbar ist. Das Betriebsrisiko ist somit enorm und der zuständige Fachbereich hält die Bereitstellung eines neuen Systems zum Jahreswechsel für erforderlich.

Die Umstellung wird daher unter Berücksichtigung der vergaberechtlichen Vorgaben einschließlich der für das EU-weite Vergabeverfahren einzuhaltenden Fristen möglichst zum Jahreswechsel 2026/2027 angestrebt. Die Zuschlagserteilung und Verausgabung der Mittel sollen noch in 2026 erfolgen.

Ziel ist die Einführung einer zeitgemäßen Anwendung, die die gesetzlichen Vorgaben nach NKF erfüllt und eine zentrale und dezentrale Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben aller Schulen im Rahmen der Schulbudgets ermöglicht. Das bedeutet, dass die Buchungen der städtischen Mittel zukünftig zentral im FB 45 erfolgen sollen, die übrigen Mittel (z.B. Förder- oder Elterngelder) werden aber weiterhin in den Schulen gebucht.

Das Vorhaben, eine den aktuellen Anforderungen entsprechende Buchungssoftware einzuführen, wird auch vom Fachbereich Rechnungsprüfung im Bericht über die Prüfung der ordnungsgemäßen Verwaltung und Verwendung des Schulbudgets im Fachbereich Jugend und Schule (FB 45) vom 22.07.2026 ausdrücklich begrüßt.

2. Vorgehen der Verwaltung

Das Vorgehen bei der Ablösung von Softwareprodukten ist im Handbuch zum IT-Projektmanagement geregelt. Es wurde ein IT-Projekt mit Beteiligung von regio iT aufgesetzt und eine Projektgruppe gebildet. In Workshops mit den verschiedenen betroffenen Fachbereichen wurden die fachlichen und technischen Anforderungen an die neue Software ermittelt und gemeinsam mit der Projektgruppe ein Anforderungsprofil für die spätere Produktauswahl erstellt.

Im Anschluss wurde eine umfangreiche Markterkundung vorgenommen. Es wurden verschiedene Programme gesichtet und bewertet. Im Ergebnis wurde aber nur eine Softwarelösung gefunden, die die zwingend erforderlichen Anforderungen erfüllt. Das anhand eines unverbindlichen Angebotes ermittelte Auftragsvolumen übersteigt den EU- Schwellenwert von 216.000 € netto. Neben den Beschaffungskosten sind noch die ab 2027 zu zahlenden jährlichen Produktkosten zum Auftragswert, der für 4 Jahre berechnet wurde,hinzuzurechnen, so dass eine EU-weite Ausschreibung erforderlich wird. Das wurde durch die zentrale Vergabestelle bestätigt. Aus diesem Grund ist ebenfalls eine Auftragsvergabe im Rahmen eines Inhouse Geschäftes über regio iT nicht möglich.

Um die Ausschreibung beauftragen zu können, muss die Finanzierung gesichert sein, was die zur Beschlussfassung vorliegende außerplanmäßige Bereitstellung der Mittel erforderlich macht. Ob die Mittel in dieser Höhe später auch verausgabt werden, hängt vom Ergebnis der Submission ab.

Die Vorberatungen im Ausschuss für Digitalisierung und im Haupt- und Finanzausschuss konnten mangels vorherigem Sitzungstermin nicht stattfinden. Die Fachausschüsse werden im Nachgang in Kenntnis gesetzt.

Kosten und Finanzierung:

Gemäß der vorgenommenen Marktsichtung einschließlich einer Preisindizierung können für das neue Programm zur Ablösung des SKGB investive Mittel bis zu rd. 214.000 € brutto nötig werden.

Darin enthalten sind Kosten für den Kauf von Lizenzen, eine einmalige Einrichtungspauschale sowie die Nutzungslizenz für ein Jahr für ein erforderliches Basismodul. Dieser Mittelbedarf war zum Zeitpunkt der Haushaltsplanung nicht bekannt, so dass im Haushaltsplan 2026 nur 30.000 € beim PSP-Element „IT-Projekte“ eingeplant wurden.

Die lfd. Produktkosten ab dem 2. Jahr werden aus dem PSP-Element für die Produktkosten bezahlt und wurden deshalb bei der Berechnung des apl. Mittelbedarfs nicht berücksichtigt.

Für die Maßnahme können die finanziellen Mittel wie oben erläutert zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass insbesondere die Mittel für das Projekt „KI in Schwimmbädern“ für 2026 vorgesehen, aber nicht umsetzbar waren.

Weiteres Vorgehen:

Nach Beschlussfassung und Bereitstellung außerplanmäßiger Mittel wird FB 60 mit der Durchführung einer EU-weiten Ausschreibung beauftragt.

Finanzielle Auswirkungen:

PSP-Element 5-011001-900-01100-900-1 “Ablösung SKBG”

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Um die erforderliche Ausschreibung beauftragen zu können, ist eine außerplanmäßige Mittelbereitstellung bei dem neu angelegten PSP-Element 5-011001-900-001100-900-1 „Ablösung SKGB“, Finanzposition 78310000 „Erwerb von Vermögensgegenständen über der Wertgrenze“ in Höhe von 214.000 € erforderlich.

Die Deckung erfolgt durch

• PSP-Element 5-011001-900-00200-900-3 „IT-Projekte“ in Verbindung mit der Finanzposition 78310000 „Erwerb von Vermögensgegenständen über der Wertgrenze“ in Höhe von 64.000 €. Hiervon waren für die Maßnahme 30.000 Euro bereits eingeplant und müssen nun auf das neu angelegte PSP-Element verlagert werden.

• PSP-Element 5-011001-900-00600-900-1 „KI in Schwimmbädern“ in Verbindung mit der Finanzposition 78310000 „Erwerb von Vermögensgegenständen über der Wertgrenze“ in Höhe von 150.000 €.

Klimarelevanz:

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: