Sachstandsbericht zur Umsetzung des § 2b UStG, zur Einführung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS) sowie zur Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnungen bei der Stadt Aachen

Der Fachbereich Finanzsteuerung (FB 20) befasst sich bereits seit mehreren Jahren intensiv mit den steuerlichen und organisatorischen Anforderungen, die sich aus der Neuregelung der Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand gemäß § 2b Umsatzsteuergesetz (UStG) ergeben. Bereits in den vergangenen Jahren wurden hierzu umfangreiche Vorarbeiten geleistet und insbesondere zahlreiche Geschäftsvorfälle der Stadt Aachen systematisch erfasst und hinsichtlich ihrer umsatzsteuerlichen Relevanz untersucht. Die hierbei gewonnenen Erkenntnisse und erstellten Übersichten bilden eine wesentliche Grundlage für die weitere Umsetzung und werden derzeit unter Berücksichtigung der aktuellen rechtlichen und organisatorischen Anforderungen überprüft, aktualisiert und fortentwickelt.

Auf Grundlage der gesetzlich eingeräumten Übergangsregelung hat die Stadt Aachen von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, die bisherige umsatzsteuerliche Rechtslage zunächst weiterhin anzuwenden. Die gesetzlich vorgesehenen Verlängerungen dieser Übergangsregelung wurden daher gemäß Beschluss des Rates der Stadt Aachen vom 16.12.2016 in Anspruch genommen. Ungeachtet der wiederholten gesetzlichen Verschiebungen wurden die Vorbereitungen zur Umsetzung des § 2b UStG durch den FB 20 kontinuierlich fortgeführt.

Nach derzeitiger Rechtslage endet die Übergangsregelung mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Eine weitere Verlängerung ist aktuell nicht vorgesehen, so dass die Neuregelung des § 2b UStG ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend anzuwenden ist.

Vor diesem Hintergrund werden die bereits eingeleiteten Umsetzungsmaßnahmen konsequent fortgeführt, konkretisiert und intensiviert. Angesichts der fachlichen Komplexität und der Vielzahl betroffener Organisationseinheiten erfolgt die weitere Umsetzung in drei zentralen Arbeitspaketen, die eng miteinander verzahnt sind und im Folgenden unter Ziffer 1-3 näher erläutert werden:

1. Umsetzung des § 2b UStG
2. Einführung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS)
3. Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnungen

Die zentrale Koordination obliegt dem Fachbereich Finanzsteuerung (FB 20), der dabei durch externe steuerfachliche Expertise unterstützt wird.

Ziel ist es, die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht und sachgerecht umzusetzen, die steuerliche Rechtssicherheit zu gewährleisten und finanzielle Risiken für den städtischen Haushalt zu minimieren.

1. Umsetzung des § 2b UStG:

Aufbauend auf den bereits in den vergangenen Jahren durch den FB 20 durchgeführten Untersuchungen und erstellten Übersichten werden die steuerlich relevanten Einnahmen und Leistungen der Stadt Aachen derzeit unter fachlicher Begleitung der beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erneut überprüft, aktualisiert und bewertet. Gleichzeitig werden die SAP-Daten analysiert, ein einheitliches Steuerkennzeichenkonzept entwickelt und die Stammdaten der Betriebe gewerblicher Art (BgA) überprüft und vervollständigt.

2. Einführung eines Tax Compliance Management Systems (TCMS):

Parallel zur Umsetzung des § 2b UStG wird ein verwaltungsweites Tax Compliance Management System (TCMS) aufgebaut. Ziel ist es, steuerliche Pflichten systematisch zu erfüllen und Risiken frühzeitig zu erkennen und zu begrenzen. Hierzu soll ein Steuerkodex und eine verwaltungsweite Steuerrichtlinie entwickelt, Zuständigkeiten verbindlich festgelegt sowie steuerliche Ansprechpersonen in den Organisationseinheiten benannt werden, die als Schnittstelle zur zentralen Steuerfunktion im Fachbereich Finanzsteuerung fungieren.

Ergänzend sollen steuerliche Prozesse dokumentiert und geeignete Kontrollmechanismen eingeführt werden.

Das Konzept wurde der Verwaltungsspitze bereits vorgestellt. Erste Grundlagen für die weitere Ausgestaltung liegen vor.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Bearbeitung der steuerlich relevanten Sachverhalte soll bei den jeweils zuständigen Organisationseinheiten verankert werden. Der Fachbereich Finanzsteuerung übernimmt die zentrale steuerfachliche Koordination und Beratung sowie die ihm im Rahmen des TCMS zugewiesenen Kontroll- und Überwachungsaufgaben.

3. Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnungen:

Die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung machen Anpassungen der bestehenden Rechnungsprozesse erforderlich.

Die fachlichen Anforderungen wurden zusammengestellt. Derzeit werden technische Umsetzungsmöglichkeiten geprüft, wobei sowohl eine kurzfristige Übergangslösung als auch eine langfristige Integration in die bestehende IT- und Finanzsystemlandschaft berücksichtigt werden. Die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung steht noch aus.

Zur weiteren Konkretisierung ist ein gemeinsamer Workshop unter Einbindung der zuständigen städtischen Stellen, der regio iT und der beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vorgesehen.

Steuerliche und finanzielle Auswirkungen:

Aus der Neuregelung können zusätzliche Umsatzsteuerbelastungen, Steuernachforderungen und Zinsen entstehen. Gleichzeitig sind zusätzliche Vorsteuerabzugsmöglichkeiten denkbar, insbesondere bei investitionsintensiven Tätigkeiten. Weitere Auswirkungen können sich auf Entgelte, Gebühren, Haushaltsplanung sowie technische und organisatorische Aufwendungen ergeben.

Eine abschließende Quantifizierung der finanziellen Folgen ist derzeit noch nicht möglich. Diese setzt insbesondere die weitere steuerliche Bewertung der relevanten Leistungsbeziehungen und die Ermittlung möglicher Vorsteuerabzugspotenziale voraus.

Besondere Herausforderungen und weiteres Vorgehen:

Eine besondere Herausforderung stellt die fristgerechte Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen dar. Aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Leistungsbeziehungen, der dezentralen Verwaltungsstrukturen sowie der erforderlichen Anpassungen der steuerlichen, organisatorischen und technischen Prozesse besteht ein hoher Abstimmungs- und Koordinierungsbedarf.

Die Verwaltung begegnet diesen Herausforderungen durch eine zentrale Projektkoordination, die Einbindung der betroffenen Organisationseinheiten sowie die fachliche und organisatorische Unterstützung durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Die begonnenen Arbeiten werden in allen drei Arbeitspaketen fortgeführt und aufeinander abgestimmt. Im Mittelpunkt stehen die steuerliche Bewertung der Geschäftsvorfälle, die Weiterentwicklung der Buchungs- und Stammdatenstrukturen, die Weiterentwicklung des Steuerkennzeichenkonzepts, die organisatorische Verankerung des TCMS und die Konkretisierung der technischen Anforderungen an elektronische Ausgangsrechnungen.

Die Verwaltung verfolgt das Ziel, die jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen fristgerecht umzusetzen, die steuerliche Rechtssicherheit zu erhöhen und finanzielle Risiken für den städtischen Haushalt nachhaltig zu begrenzen.

Fazit:

Die Umsetzung des § 2b UStG, die Einführung eines TCMS und die Anpassung der elektronischen Ausgangsrechnungen stellen wesentliche Bausteine zur Weiterentwicklung der steuerlichen Organisation der Stadt Aachen dar.

Mit der fachbereichsübergreifenden Projektorganisation und der externen Begleitung durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wurden die Grundlagen für eine strukturierte Umsetzung geschaffen.

Die Maßnahmen dienen neben der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere der Begrenzung steuerlicher und finanzieller Risiken, der Sicherung möglicher Vorsteuerpotenziale sowie der nachhaltigen Stärkung einer ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Haushaltsführung.