Einrichtung einer Vollzeitstelle im FB 14 für den Bereich der IT-Prüfungen

Erläuterungen:

FB 14 beantragt die Einrichtung einer zusätzlichen Vollzeitstelle für den Bereich der IT-Prüfungen.

Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist gemäß § 103 Abs. 1 Nr. 6 GO NRW verpflichtet, bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) die Programme vor ihrer Anwendung zu prüfen. Hierzu gehören auch Updatesund Patches. Nach § 3 Absatz 3 der zwischen der Stadt Aachen und den beteiligten Anwendern getroffenen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über den Eigenbedarf an automatisierter Informationsverarbeitung haben die Beteiligten dieser Vereinbarung den örtlichen Rechnungsprüfungen von Stadt Aachen, Kreis Heinsberg und StädteRegion Aachen die Prüfung der regio iT übertragen. Es wurde vereinbart, dass die Rechnungsprüfung der Stadt Aachen diese Prüfungen für alle Beteiligten durchführt und die Kostenbeteiligungentsprechend der sich aus der Vereinbarung ergebenden Stimmenzahl vorgenommen wird; der Kostenanteil der Stadt Aachen beträgt hierbei 32,57 %.

In den vergangenen Jahren wurden Prüfkosten in folgender Höhe abgerechnet:

2013: 126.244 €

2012: 67.000 €

2011: 59.000 €

2010: 59.000 €

2009: 251.000 €

2008: 116.000 €

2007: 93.000 €

Inhaltlich ist die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme zu prüfen.

FB 14 erläutert, dass dies die Prüfung des Anwendungsbereichs und seines Umfeldes, die Prüfung der einwandfreien Beleg-, Journal- und Kontenfunktion, die Prüfung des internen Kontrollsystems und die Wirksamkeit aller aufeinander abgestimmten Kontrollmechanismen umfasst. Testfälle sind durchzuführen, um die tatsächliche Funktionsfähigkeit zu prüfen. Die Prüfung der Datensicherheit und der Programmdokumentation runden die Prüfung ab. Besonders anspruchsvoll wird die Prüfung dadurch, dass grundsätzlich unterschiedliche Finanzprogramme bei den Anwenderkommunen im Einsatzsind (SAP, Infoma, Datev), so dass auch die Schnittstellen gleicher Fachverfahren unterschiedlich zu beurteilen sind. Die Zahl der eingesetzten EDV-Programme steigt stetig, ebenso die der updates und patches. Darüber hinaus erfordern viele Programmeinführungen einer intensiven Projektbegleitung (Beispiele hierfür Logodata, KITA 2012 im FB 45 oder die Übertragung der Anlagenbuchhaltung auf die STAWAG für das Kanalvermögen).

Während zunächst im damaligen A 14 für die Aufgabe der IT-Prüfungen 3 Vollzeitstellen zur Verfügung standen, wurde die Stellenkapazität sukzessive auf rd. 1,5 Stellen reduziert (Stand 2006). Aktuell beträgt der maßgebliche Stellenanteil für IT-Prüfungen nur noch 0,95 Stelle: im Bereich der Jahresabschlussprüfungen ist Mehraufwand entstanden, der eine entsprechende Prioritätensetzung seitens der Fachbereichsleitung 14 zu Lasten der IT-Prüfungen erforderte. Darüber hinaus musste eine vakante Teilzeitstelle aus dem Bereich der Verwaltungsprüfung für den technischen Prüfbereich verwendet werden.

Dieser Stellenanteil ist nicht ausreichend, um die erforderlichen IT-Prüfungen so durchzuführen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen genügen. Die Prüfung beschränkt sich derzeit auf die Durchführung von Testbuchungen; dies ist im Sinne der Prüfpflicht nach § 103 GO zu wenig und kann von der Leitung des FB 14 nicht dauerhaft verantwortet werden, zumal sich aus der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ein Anspruch der übrigen Beteiligten auf ordnungsgemäße Prüfung vor einer Programmfreigabe ergibt.

Prüfungen für Externe (d.h. für Kommunen, die nicht Beteiligte der Vereinbarung i.R. regio it sind oder für die Gemeindeprüfungsanstalt, die selbst ein DV-Verfahren einführen möchte), können mit der vorhandenen Personalkapazität ebenfalls nicht durchgeführt werden. Die zusätzliche Personalausstattung würde das FB 14 in die Lage versetzen, entsprechende Prüfungen vorzunehmen und hierdurch weitere Einnahmen zu erzielen.

Die Entwicklung der Einnahmesituation insgesamt wird evaluiert.

Es wird daher vorgeschlagen, dem Antrag des FB 14 auf Einrichtung einer zusätzlichen Vollzeitstelle für IT-Prüfungen zu folgen.

Der Personalrat der Allgemeinen Verwaltung ist gemäß § 65 LPVG über die beabsichtigte Stelleneinrichtung unterrichtet.

* anteilige Personalkosten bei Stellenbesetzung frühestens Oktober 2014

Finanzielle Auswirkungen ergeben sich in Höhe der Personalkosten einer Stelle nach Bes.Gr. A 12 ÜBesG in Höhe von jährlich 79.900 € gem. KGSt-Gutachten „Kosten eines Arbeitsplatzes Stand 2013/2014“. Im Rahmen der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über den Eigenbedarf an automatisierter Informationsverarbeitung erfolgt die anteilige Kostenbeteiligung der Beteiligten (Stadt Aachen, StädteRegion Aachen und deren städteregionsangehörigen Städte und Gemeinden, Kreis Heinsberg und dessen kreisangehörigen Städte und Gemeinden) an den IT-Prüfkosten entsprechend der sich aus der Vereinbarung ergebenden Stimmenzahl. Dies bedeutet, dass für die Stadt Aachen ein Anteil von 32,57 % verbleibt. Bei den Erträgen wurden entsprechend 67,43 % (von 79.900 €) berücksichtigt. Im Wege der internen Leistungsverrechnung werden die auf die Stadt Aachen entfallenden Prüfkosten dem FB 14 aus dem IT-Kostenbudget des FB 11 zur Verfügung gestellt werden müssen. Eine entsprechende Erhöhung ist im Rahmen der nächsten Haushaltsplanung zu berücksichtigen.