Bericht zur Personalentwicklung im Gebäudemanagement

Erläuterungen:

Bericht zur Personalentwicklung im Gebäudemanagement der Stadt Aachen

1. Zahlen, Daten, Fakten

Das Gebäudemanagement der Stadt Aachen ist als eigenbetriebsähnliche Einrichtung in ungewöhnlich vielen Funktionen für die Stadt tätig, als

-Eigentümer aller juristisch in das Sondervermögen E26 übertragenen Objekte,

-Vermieter der städtischen Immobilien bzw. Anmieter externer Objekte für städtischen Bedarf,

-öffentlicher Bauherr,

-technischer Betreiber und Instandhalter der Objekte, Gebäude, technischen Anlagen und Einrichtungen,

-öffentlicher Auftraggeber und

-stadtinterner Baumanager mit Projektleitungs- und -steuerungsfunktion und Baudienstleister.

Diese vielseitigen und zunehmend komplexer werdenden Aufgabenfelder erfordern eine entsprechend differenzierte und hochqualifizierte Mitarbeiterschaft.

Hinsichtlich der unterschiedlichen, zwingend erforderlichen Personalqualifikationen ist E26 daher für eine städtische Organisationseinheit vergleichsweise breit aufgestellt.

Beim Gebäudemanagement waren zum Stand 31.12.2015 insgesamt 198 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon 20 im Beamtenverhältnis (~10%), tätig.

Dies entspricht einem Stellenvolumen von 179,1 Vollzeitäquivalenten (VZÄ).

Strukturell ist das Gebäudemanagement in einen kaufmännischen sowie technischen Bereich gegliedert, der jeweils 2 Abteilungen, die Abteilungen Kaufmännisches und Infrastrukturelles Gebäudemanagement auf der einen Seite und die Abteilungen Technisches und Hochbautechnisches Gebäudemanagement auf der anderen Seite, nachgeordnet sind.

Das Organigramm ist als Anlage 1 beigefügt.

Die Beschäftigten und Beamten des Gebäudemanagements sind diesen Bereichen wie folgt zugeordnet:

* Incl. ATZ

Auffällig ist dabei die extrem niedrige Quote von jeweils nur einem Mitarbeiter im Beamtenverhältnis in den beiden technischen Abteilungen.

Aufgrund der sehr unterschiedlichen Aufgabenzuordnung zu den jeweiligen Abteilungen sind die Anforderungsprofile für das zur Erfüllung dieser Aufgaben einzusetzende Personal stark differierend.

In den Abteilungen Kaufmännisches und Infrastrukturelles Gebäudemanagement sind im Wesentlichen die Berufsgruppen der klassischen Verwaltungsberufe vertreten, wie zum Beispiel

-Verwaltungsfachangestellte/r,

-Bürokauffrau/Bürokaufmann,

-Bilanzbuchhalter sowie

-Beamte/ Beamtinnen des gehobenen und höheren allgemeinen Verwaltungsdienstes

Zusätzlich werden hier auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Post-, Boten- und Pforten-, sowieReinigungsdienste vorgehalten, sowie noch wenige Hausmeister der großen Verwaltungsgebäude.

Die Abteilung Technisches Gebäudemanagement ist geprägt von einer Vielzahl technischer Berufe auf unterschiedlichen Qualifikationsebenen (Anlage 2), wie zum Beispiel

-Handwerksgesellen (Elektriker, Installateure, Tischler) für Werkstatt- und operative gebäudetechnische Ausführungsdienste,

-Meister und Techniker unterschiedlicher Fachrichtungen (z.B.Elektro-/Energietechnik) – zusammengefasst als Technische Angestellte (tA),sowie

-Ingenieure (Diplom, Bachelor/ Master) unterschiedlicher Fachrichtungen (z.B. Elektrotechnik und Versorgungstechnik).

Die Hochbautechnische Abteilung wird insbesondere durch Ingenieure der Fachrichtung Architektur bzw. eingetragene Architektinnen und Architekten besetzt (Anlage 3).

Das Gesamt-Durchschnittsalter beträgt 49,1 Jahre. Nachfolgend wird speziell auf die Bereiche Hochbautechnische Abteilung und Technische Abteilung eingegangen, weil für die dort Beschäftigten die Personalgewinnungsprobleme derzeit am größten sind. Allerdings ergeben sich auch insbesondere für Qualifikationserfordernisse bei Teilen der Aufgabenerledigung in der kaufmännischen Abteilung allmählich Schwierigkeiten bei der Auswahl qualifizierten Personals.

Vergleicht man die Altersstruktur der beschäftigten Diplom-Ingenieure der Technischen und Hochbautechnischen Abteilung, ist festzustellen, dass das Durchschnittsalter im Bereich der Hochbautechnischen Abteilung mit 47,3 Jahren unter dem Gesamt-Durchschnitt liegt, im Bereich der Technischen Abteilung mit 50,3 Jahren über dem Gesamt-Durchschnitt liegt.

In beiden Abteilungen und insbesondere bezogen auf die Qualifikation der Diplomingenieure Technik und Architektur sind in den Altersgruppen ab 55 bis 64 bzw. über 65 zum einen 11 (=42,3 %) bzw. 13 (= 36,1 %) Diplom-Ingenieure beschäftigt, so dass das Ausscheiden aufgrund Erreichens der Regelaltersgrenze im Verlauf eines Zeitrahmens von drei bis zehn Jahren erfolgt (Anlagen 4 – 6).

2. Strukturelle Defizite und dringende übergeordnete Handlungsbedarfe:

2.1 Positionspapier der Betriebsleitung von 04/2014

Bereits im Positionspapier der Betriebsleitung von 04/2014 wurde auf Defizite und Handlungsbedarfe aufmerksam gemacht und dazu aufgeführt:

„Als hochspezialisierter Dienstleister im ingenieurtechnischen und immobilien-wirtschaftlichen Bereich unterliegt E26 – anders als viele andere Verwaltungen – extremen branchenspezifischen Bedingungen. Es gilt, wachsendem Termin- und Kostendruck zu begegnen sowie neue Aufgaben, neue innovative Techniken, hohe Regelungsdichten und Qualitäts- und Überwachungserfordernisse zu integrieren – und dies bei gleichzeitig zunehmender gesetzlicher, baubetrieblicher, gebäudetechnischer und ablauforganisatorischer Komplexität der Projekte und Projektstrukturen.

Im Hinblick auf die Kostenstabilität von Bauvorhaben und die Reduzierung von Betriebskosten während der Nutzungsphase von Gebäuden kommt der Verfügbarkeit fachkundiger, erfahrener und motivierter Mitarbeiter eine bedeutende Rolle zu. Vorschriften, sowie Ablauf- und Aufbauorganisation setzen nur einen Handlungsrahmen - Kompetenz, Leistungen und kreative Ideen des Personals des Gebäudemanagements bestimmen maßgeblich das Ergebnis.

Darüber hinaus ist bereits heute die Gewinnung von neuem Personal mit einer ingenieurwissenschaftlichen Ausbildung schwierig, da die Anzahl der Hochschulabsolventen den Bedarf in den kommenden Jahren bei weitem nicht abdecken kann. Insofern wird sich die technische Verwaltung noch mehr auf eine sich verschärfende Konkurrenz bei der Personalgewinnung einstellen müssen.

E26 braucht vor allem eine zukunftsfähige Mitarbeiterstruktur. Das heißt: einen guten Mix aus jüngeren, innovativen und älteren, erfahrenen Beschäftigten. (…)

Seit Jahren gibt es einen stark anwachsenden, dramatischen Bewerberengpass im Ingenieurbereich, insbesondere in den Fachdisziplinen Maschinen- und Versorgungstechnik sowie Elektrotechnik.

Um dennoch junge Nachwuchskräfte und erfahrene TGA-Ingenieure von extern zu gewinnen, muss der öffentliche Arbeitgeber besondere Strategien fahren. E26 konkurriert nicht nur mit anderen öffentlichen Stellen, die z.T. unter Nutzung unkonventioneller Ausnahmeregelungen/ Ermessensspielräume höhere tarifliche Einstiegsvergütungen anbieten, sondern insb. mit der sog. „freien Wirtschaft“ um Bewerber.

In den Mittelpunkt dieser Strategien muss zukünftig die große Aufgabenvielfalt sowie die seltene Möglichkeit, an Großprojekten mitzuarbeiten bzw. selbstständig nicht nur Teilprojekte durchzuführen, sondern Projekte von Anfang bis Ende zu bearbeiten. (…)

Für innovative Technik und Lebenszyklusbetrachtung benötigt E26 Mitarbeiter mit baufachlichem, gebäudetechnischem und immobilienwirtschaftlichem Know-how, die gerade in der Teamarbeit „Bauen, Instandhalten und technischen Betreiben“ Hervorragendes zu geben bereit sind.

Ein Bauvorhaben zu planen, umzusetzen und im Objektmanagement instand zu halten ist ein hochkomplexer Vorgang, bei dem viele verschiedene Ingenieurdisziplinen ineinandergreifen.

(…)

Die Erkenntnis greift um sich: Mit durchschnittlichem Personal kann man gut durchschnittliche Ziele erreichen.

E26 will für die Stadt mehr erreichen und weitere Mehrkosten vermeiden. Mit hoch qualifiziertem Personal – insbesondere in den gebäudetechnischen Ingenieurdisziplinen – ist dies möglich!

2.2 Stellungnahme Zentralverband der Ingenieure (ZBI)[1]:

Der Öffentliche Dienst ist kaum noch konkurrenzfähig. In einigen Bereichen haben Personalenge und Fachkräftemangel bereits dazu geführt, dass Aufgaben zum Teil nicht mehr in der geforderten Qualität wahrgenommen werden können. Darauf hat bereits 2014 der ZBI hingewiesen:

"Stelleneinsparungen, ungünstige Karrierechancen und schlechtere Bezahlung im Vergleich zur freien Wirtschaft sind mit die wesentlichen Gründe dafür, dass der Öffentliche Dienst kaum noch attraktiv für junge Ingenieurinnen und Ingenieure ist."

Hinzu komme das Problem der demografischen Entwicklung. Deutlich zunehmenden altersbedingten Abgängen stehen immer weniger Bewerberinnen und Bewerber gegenüber.

Der Wettbewerb um die bestgeeigneten Bewerberinnen und Bewerber hat sich spürbar verschärft. Dies hat jüngst auch der Bundesrechnungshof in einem Gutachten bestätigt und gefordert, dass sich z.B. die Bundesverwaltung dieser Problematik stellen müsse, um ihre Wettbewerbsfähigkeit auch unter veränderten Rahmenbedingungen zu erhalten.

"Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Behörden sind die wichtigste Ressource des öffentlichen Dienstes. Sie angesichts des zunehmenden Wettbewerbs um Fachkräfte zu gewinnen, ist eine der zentralen Herausforderungen für den öffentlichen Dienst."

heißt es in der Mitteilung des Bundesrechnungshofes.

Auch andere Dach- und Fachverbände schlagen seit vielen Jahren Alarm und machen auf das strukturelle Problem und dessen Folgewirkungen für Bund, Länder, Städte und Gemeinden und Ihre Bürgerinnen und Bürger aufmerksam.

Auch der ZBI fordert daher von der Politik, zeitnah entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, damit die öffentliche Verwaltung im Wettbewerb bestehen und ihre staatlichen Aufgaben auch künftig fachkompetent und qualitativ hochwertig wahrnehmen kann.

3. Einbindung in das „Ganzheitliche Personalmanagement“ (GPM) der Stadt Aachen

Das Gebäudemanagement ist eingebettet in das sog. „Ganzheitliche Personalmanagement“ (GPM) der Stadt Aachen. Bei der Erarbeitung des GPM sind die städtischen Eigenbetriebe durch zwei Vertreter beteiligt.

Im Rahmen des GPM, das verschiedene Arbeitsfelder wie z.B.

-Personalgewinnung einschl. Personalauswahlverfahren,

- Personalerhaltung und-bindung, sowie

-Personalführung

beinhaltet, ist nicht nur allein das Arbeitsfeld der „Personalgewinnung“ zu berücksichtigen, als insbesondere auch das Arbeitsfeld der „Personalentwicklung und –qualifizierung“ mit zunehmender Bedeutung zu beachten und Maßnahmen zu entwickeln.

So stellt das Gebäudemanagement für die durch die Stadt Aachen angebotenen verwaltungsspezifischen Ausbildungsberufe Ausbildungsplätze für die jeweiligen Praxisabschnitte zur Verfügung, wie zum Beispiel

-Verwaltungsfachangestellte/r,

-Bürokauffrau/-mann für Bürokommunikation sowie für

-Stadtassistentanwärter/innen (Beamte m. D.) und

-Bachelorauszubildende mit den Schwerpunkten Jura oder Betriebswirtschaft (Beamte g.D.)

und ist entsprechend in die Ausbildung eingebunden.

Eine Ausbildung in einem technischen Beruf kann seitens des Gebäudemanagements aufgrund fehlender betriebsorganisatorischer und personeller Voraussetzungen bisher nicht angeboten werden, wird aber mit zentraler Unterstützung von FB 11 und in anderen Fachbereichen durchgeführt, z.B. „Vermessungstechniker“ und „Bauzeichner“.

Des Weiteren wird Interessenten verschiedener Berufsgruppen sowie Studenten unterschiedlicher Fachrichtungen im Rahmen von Praktika fortlaufend die Möglichkeit gegeben, in den Berufsfeldern des Gebäudemanagements Einblick zu erhalten und Erfahrungen zu sammeln.

Allen Beschäftigen und Beamten/Beamtinnen des Gebäudemanagements stehen zudem die Angebote des gesamtstädtischen Internen Fortbildungsprogrammes zur beruflichen und auch persönlichen Weiterentwicklung zur Verfügung.

Individuelle Fort- und Weiterbildungsinitiativen seitens der Mitarbeiter/innen oder ein im Rahmen von Mitarbeitergesprächen festgestellter individueller Fortbildungsbedarf werden unterstützt.

Im Weiteren werden den Beschäftigten zur Weiterqualifizierung im Sinne der Weiterbildung verschiedene gesamtstädtische Maßnahmen angeboten.

Im Rahmen der Erarbeitung des GPM wurde das Aktionsfeld der Führungsnachwuchsentwicklung als zentrales Ziel definiert und das Angebot „ Kompetent managen“ entwickelt.

Dieses Weiterqualifikationsangebot steht den Mitarbeitern des Gebäudemanagements offen und wurde bereits durch Mitarbeiter/innen entsprechend absolviert.

Ebenso kann das gesamtstädtische Weiterbildungsangebot der Angestelltenlehrgänge I und II bei entsprechend vorliegenden persönlichen und stellentechnischen Voraussetzungen in Anspruch genommen werden.

Auch hier konnten bislang Mitarbeiter/innen des Gebäudemanagements bei Ihrer beruflichen Weiterbildung unterstützt werden.

4. Besondere Qualifizierungsmaßnahmen

Darüber hinaus werden im Gebäudemanagement Fortbildungen bedarfsorientiert unter Berücksichtigung betrieblich/fachlicher Aspekte aber auch persönlicher Weiterentwicklungsbedürfnisse der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch externe fachbezogene Fortbildungen gefördert.

Um spezifische fachliche Themen im Rahmen von Fortbildungen möglichst allen fachlich betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anbieten zu können, werden Fortbildungsveranstaltungen in Form von fachspezifischen Inhouse-Seminaren organisiert, welche meist zugleich von den entsprechenden Kammern (z.B. Architektenkammer NRW) als notwendige Fortbildungsveranstaltung anerkannt sind, so z.B.: „Bauen im Bestand“ oder „Passivhausplanung“ u.ä..

Eine besondere Wertstellung haben zur Zukunftssicherung strategische Fortbildungen von hohem betrieblichem Interesse:

Die komplexen Anforderungen zum Beispiel im Projektmanagement großer Investitionsbauvorhaben oder im Brandschutz erfordern fundierte fachliche Kompetenzen zur inhaltlichen Ausgestaltung und Koordination, Überwachung und Steuerung externer Leistungen, sowie ein sicheres Auftreten in Abstimmungsprozessen mit beteiligten externen Partnern.

So wurde z.B. in 2013/2014 in enger Abstimmung mit dem Deutschen Verband der Projektmanager in der Bau- und Immobilienwirtschaft e.V. für alle in der Funktion „Projektleitung/ -steuerung“ stehenden IngenieurInnen die Ausbildung, Prüfung und Zertifizierung zum „Projektmanager (DVP)“ durchgeführt.

In 2015/16 erfolgte für das Team „Brandschutz“ die Ausbildung zum „Fachplaner/ Fachbauleiter Brandschutz in 8 WE-Modulen plus Prüfung.

Grundlegende Voraussetzungen dieser beruflichen Weiterbildungen sind jedoch insbesondere die persönlichen Voraussetzungen der/des einzelnen Mitarbeiterin/Mitarbeiters sowie das persönliche Engagement für eine berufsbegleitende Weiterbildungsmaßnahme bis hin zum Studium.

Hier erfolgt die Unterstützung und Förderung zum einen durch die Gewährung von Bildungsurlaub entsprechend bzw. analog dem Arbeitnehmerweiterbildungsgesetz sowie die Gewährung von Dienstbefreiung nach Maßgabe der tariflichen Bestimmungen.

Zum anderen erfolgt aber auch darüber hinaus eine Förderung durch die Gewährung eines Zuschusses zu den entstehenden Weiterbildungskosten, soweit haushalterische Voraussetzungen dies zulassen. Diese Zuschussgewährung wird durch eine vertragliche Bindung der/ des Mitarbeiters/in abgesichert.

Diese Form der Förderung ermöglicht es dem Gebäudemanagement bedarfsorientiert bereits betrieblich gebundenes Personal weiter zu qualifizieren, mögliche zukünftige fachliche Vakanzen aufzufangen sowie die Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung zu stärken.

So konnten bislang durch das Gebäudemanagement folgende berufsbegleitende Weiterbildungen und Studiengänge gefördert und aktuell unterstützt werden:

• Masterstudium „Bau- und Projektmanagement“ (MBA), Universität Augsburg
• Masterstudium „Governance“ (M.A.), Fernuniversität Hagen
• Masterstudium „Public Administration“ (MPA), Management School der Universität Kassel
• Masterstudium „Elektrotechnik“ (Master of Science), Universität Duisburg-Essen
• Bachelorstudium „Angewandte Informatik“ ( Bachelor of Science), FH Südwestfalen

Unter Berücksichtigung der demographischen Entwicklung sowie schwieriger Personalgewinnung von geeigneten Fachkräften insbesondere in den technischen Berufsgruppen mit der Qualifikation Ingenieur/in/Master gewinnt die eigene, interne Weiterqualifizierung der beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach bestehenden respektive zukünftig entstehenden Bedarfen zunehmende Bedeutung.

Angebote und Maßnahmen zur beruflichen Fort- und Weiterbildung können auch eine positive Außenwirkung zum Beispiel auch bei der Personalgewinnung entfalten und die Attraktivität des Gebäudemanagements und der Stadt Aachen als potentiellen Arbeitgeber steigern.

5. Weiteres Vorgehen

Insbesondere die strukturelle Krise um das seit Jahren erfolglose Werben um technische Ingenieure hat zunehmend gravierendere negative Folgen und führt in Teilen bereits dazu, dass E26 als öffentlicher Bauherr, Auftraggeber und Eigentümer wissend seinen Ansprüchen und Forderungen an Qualität und Überwachung externer Leistungen in Teilen bereits heute nicht mehr immer genügen kann.

Die Betriebsleitung und das Team Personal des E26 stellen daher fest:

„Wenn man immer nur das tut, was man bisher getan hat,

wird man immer nur das bekommen, was man bisher bekommen hat!“

Daher wird die Notwendigkeit gesehen und geplant, bisher kaum oder nicht regelmäßig aktivierte

Instrumente des Personalmarketings neu und/ oder zeitgemäß zu nutzen.

Dazu können ggf. außenwirksam gehören:

-Teilnahme an Job- und Karrieremessen,

-Recruiting-Events,

-Partnerschaften mit Ausbildungsstätten/ Techniker- und Hochschulen,

-Werbekampagnen,

-Mediaplan,

-Arbeitgebermarkenbildung („Employer Branding“)

-Praktika und Ausbildungs-/ Trainee-Programme

-Präsenz in Fachzeitschriften,

-Qualitätslabel,

-Sonstige Instrumente.

Diese Aspekte sind zum Teil gesamtstädtisch (weiter) zu entwickeln und die im Ganzheitlichen Personalmanagement bereits definierten Aktionsfelder wie z.B.

„Employer Branding“ (Arbeitgebermarke) als Beitrag zur Personalgewinnung und -marketing

Weiterentwicklung im Fortbildungsbereich, u.a. Qualifizierung bestimmter Berufsgruppen

in der Bearbeitung aufzunehmen bzw. zu intensivieren.

Auch muss im Rahmen der Überlegungen darüber diskutiert werden, ob der jahrelange strukturelle Ausschluss von Ingenieuren, die nach dem Studium insb. die Ausbildung zum gehobenen (=technischer Oberinspektorenanwärter/TOIA) absolviert und erhebliche Verwaltungserfahrung mitbringen, noch zeitgemäß und gewollt ist.

Oder anders ausgedrückt:

Die selbst auferlegte Einschränkung der Stellenausschreibungen grundsätzlich nur für Angestellte verhindert in Zeiten des absoluten Bewerbermangels das Abgreifen möglicher hochqualifizierter Ingenieure mit einschlägiger Verwaltungserfahrung und damit das Aufweiten des Bewerberkreises.

Diese erkannte und selbst auferlegte Hürde haben andere Städte bereits (wieder) abgelegt.

Die Betriebsleitung wird weitere Überlegungen zur Anwendung der allgemein anerkannten Instrumente des Personalmarketings anstellen und über erste, punktuelle Anwendungen und Umsetzungserfahrungen berichten.

[1] Berlin, 20.03.2014, ZBI-Präsident Dipl.-Ing. Wilfried Grunau