Organisationsuntersuchung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Aachener Stadtbetrieb:hier – Umsetzung der „PKF“-Empfehlungen des Arbeitspakets I (Analyse ausgewählter Geschäftsprozesse) sowie Sachstand zu Arbeitspaket II (gesamtstädtische Aspekte)

Erläuterungen:

Die mit der Untersuchung des Aachener Stadtbetriebs (E 18) beauftragte Unternehmensberatung „PKF Fasselt Schlage Partnerschaft mbB Wirtschaftsprüfung und Beratung“ hat in der Sitzung des Hauptausschusses am 03.04.2019 ihre Ergebnisse präsentiert und einen Überblick zu Auftrag, Methodik und inhaltlichen Erkenntnissen gegeben.

Die im Zeitraum Anfang November 2018 bis Mitte März 2019 durchgeführte Untersuchung gliederte sich in zwei Themenbereiche: die Analyse ausgewählter Geschäftsprozesse (Arbeitspaket I) sowie Empfehlungen zur Fortentwicklung des E 18 einschließlich gesamtstädtischer Aspekte (Arbeitspaket II).

Im weiteren Verfahren hat sich die Verwaltung mit den getroffenen Untersuchungsergebnissen unter Berücksichtigung der erforderlichen Beteiligungen sowie in enger Abstimmung mit dem Fachbereich Rechnungsprüfung (FB 14) auseinandergesetzt.

Arbeitspaket I (Umsetzung)

Im ersten Teilauftrag waren Gegenstand der Untersuchung Geschäftsprozesse, die erfahrungsgemäß ein erhöhtes Risiko für Compliance-Verstöße und Vermögensschäden aufweisen. Hierzu zählen

personalwirtschaftliche Prozesse (z.B. Einstellungen, berufliche Entwicklung, Abrechnungen)

finanzwirtschaftliche Prozesse (z.B. Kreditorenbuchhaltung, Kassenführung, Gebührenkalkulation und –abrechnung)

Beschaffungsprozesse (z.B. Bauleistungen, Fahrzeuge und Maschinen)

In der Gesamtbeurteilung von PKF wurde festgestellt, dass die Strukturen, Prozesse sowie die eingerichteten Kontrollen grundsätzlich angemessen ausgestattet sind. In einzelnen Prozessen bzw. Teilprozessen –sowohl im E 18 als auch bei der Stadt Aachen generell- sind Optimierungspotenziale identifiziert worden. Unter Federführung des Fachbereichs Personal und Organisation (FB 11), enger Einbindung des E 18 und Einbeziehung des FB 14 hat sich die Verwaltung mit den diesbezüglich im Abschlussbericht getroffenen Empfehlungen eingehend befasst, die Umsetzungsvorhaben hieraufhin ausgearbeitet, Ausführungsverantwortliche sowie zu beteiligende weitere Stellen (z.B. Fachbereich Recht und Versicherung oder Fachbereich Steuern und Kasse) festgestellt und eine zeitliche Planung vorgenommen. Parallel dazu haben der E 18 im Rahmen seiner eigenverantwortlichen Betriebsführung sowie der FB 11 bereits unmittelbar nach Bekanntgabe der Untersuchungsergebnisse Sofortmaßnahmen ergriffen und verfügt. Dies betraf insbesondere

die obligatorische Beifügung der durch E 18 jeweils gefertigten Personalratsvorlagen an den FB 11 zur dortigen Zahlbarmachung von Zulagengewährungen bzw. –änderungen

die Einführung des 4-Augen-Prinzips bzw. einer angemessenen Kontrolle bei der Erfassung und Änderung von Beschäftigten-Stammdaten sowie bei Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

Auf der Grundlage der Empfehlungen von PKF erfolgten u.a. Verfügungen der Betriebsleitung des E 18 zu Kontrollmechanismen und Regelungen in personalwirtschaftlichen und finanzwirtschaftlichen Prozessen sowie Beschaffungsprozessen, Prüfungen und Anpassungen vorhandener Dienstanweisungen, die Auflösung von Handkassen sowie Aufnahme von Empfehlungen in laufende (E-Rechnung) bzw. geplante IT-Projekte (Einbau von Kontrollmechanismen im Programm WinFried – Gebührenveranlagung im Bereich Friedhöfe).

Darüber hinaus wurden die einzelnen Empfehlungen daraufhin betrachtet, ob und ggf. wie sie auf die anderen Eigenbetriebe oder eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt übertragbar sind. Im Ergebnis wurde hier nur ein geringer Regelungsbedarf festgestellt und umgesetzt (z.B. nachgelagerte Stichprobenkontrollen bei der Erfassung von Beschäftigten-Stammdaten sowie Kontrollen bei der Änderung der Stammdaten für die Finanzbuchhaltung). Für die Eigenbetriebe E 42 (Volkshochschule), E 49 (Kulturbetrieb) und E 88 (Eurogress) wird der Personalservice nach wie vor zentral durch FB 11 sichergestellt, so dass die überarbeiteten Kontrollmechanismen hier gleichermaßen zur Anwendung kommen. Zudem werden z.B. Bau- und Unterhaltungsleistungen sowie Beschaffungen durch E 26 (Gebäudemanagement) beauftragt bzw. begleitet. Insofern besteht aufgrund der zuvor dargestellten Zuständigkeiten kein weiterer Handlungsbedarf.

Einige Empfehlungen der Firma PKF bezogen sich auf Regelungen mit verwaltungsweiter Wirkung. Diese werden vor einem gesamtstädtischen Umsetzungshintergrund beleuchtet.

Hierzu gehören u.a.

die Gestaltung von Regelungen zu einer Hinweisgeberstruktur bei Verdacht auf dolose Handlungen

Die Empfehlung der stadtweiten Einrichtung einer Hinweisgeberstruktur wird im Rahmen des bereits genehmigten Projekts „Anlauf“ der „Digitalen Modellregion“ realisiert. Die vorgesehene Hilfeplattform (Portal für anonyme Hilfe bei Mobbing, sexueller Belästigung und Compliance Verstößen) implementiert ein entsprechendes Hinweisgebersystem.

Darüber hinaus erfolgt eine Weiterentwicklung der städtischen Compliance-Regelungen. Flächendeckende Schulungen der Mitarbeitenden zu Korruptionssachverhalten mittels e-Learning-Plattform („Moodle“) sind in Planung.

Verfahrensweisen zum Umgang mit Interessenkonflikten

Insbesondere zu möglichen Interessenkonflikten in Auswahlverfahren und im Zusammenhang mit personalwirtschaftlichen Sachverhalten werden Regelungen im Abschluss des Arbeitspaketes II getroffen.

SAP-Berechtigungsprofile

Die Thematik kritischer Berechtigungslagen in den eingesetzten Fachanwendungen wird durch FB 14 mit den zuständigen Ansprechpartner*innen aufgegriffen.

Der Umgang der Verwaltung mit den Empfehlungen der Beratungsfirma ist bezogen auf das Arbeitspaket I somit abschließend festgelegt und abgestimmt und bis auf einzelne Punkte (s. z.B. zuvor genannte Regelungen mit verwaltungsweiter Wirkung) auch bereits umgesetzt.

Arbeitspaket II (Sachstand und Ausblick)

Ziel der Untersuchung im zweiten Teilauftrag war die Ableitung von Empfehlungen für eine organisatorische Fortentwicklung des Aachener Stadtbetriebs inklusive einer angemessenen Kontrolle und Überwachung durch die Stadt. Dabei wurden folgende Geschäftsbereiche untersucht:

Grün- und Freiflächenpflege

Straßenunterhaltung

gesamtstädtische Aspekte, insbesondere im Personalbereich

Die Empfehlungen von PKF haben aufgrund der Untersuchungstiefe (keine vollumfängliche Organisationsuntersuchung) keinen abschließenden Charakter und sind daher als Grundlage und ergänzende Hinweise für die weitere Befassung der Stadt in den vorgenannten Geschäftsbereichen zu verstehen.

Im Bereich der Grün- und Freiflächenpflege organisiert die Verwaltung bereits die Verantwortlichkeit für in strategischer Hinsicht relevantes Grün im Fachbereich Umwelt (FB 36) als zentraler Auftraggeber für den Dienstleister Aachener Stadtbetrieb (Entwicklung eines Auftraggeber-Auftragnehmer-Modells). Diesbezüglich wird auf die Behandlung der Vorlage „Grünmanagement: Organisation von Grünplanung und Grünpflege“ im Ausschuss für Umwelt und Klimaschutz am 10.12.2019, im Personal- und Verwaltungsausschuss am 16.01.2020 und im Betriebsausschuss Aachener Stadtbetrieb am 10.03.2020 verwiesen.

Für den Bereich Straße beabsichtigt die Verwaltung, den möglichen Veränderungsprozess nach Besetzung der Funktion der Fachbereichsleitung Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB 61) zu diskutieren.

Gesamtstädtische Aspekte

Der Verwaltungsvorstand sah zudem in der Untersuchung einen Anstoß, darüber zu diskutieren, welche Konsequenzen für eine Harmonisierung von Bedingungen, vor allem im Personalbereich, für den gesamten Bereich der Stadt gezogen werden. Daher hat sich der FB 11 auftragsgemäß mit Aufgaben näher befasst, die diesbezüglich relevant sind (z.B. Stellenbewertungen, Ausschreibungen, Auswahlprozesse, Ein-/Höher-/Herabgruppierungen, arbeitsrechtliche Maßnahmen, Gehaltsabrechnung, IT-Belange,…). In einem weiteren Schritt ging es darum, wie durch geeignete Maßnahmen (Stichproben, Anlassprüfungen, Qualitätssicherung, Controlling, Service mit Kontrahierungszwang, Aufgabenübernahme etc.) und mit Blick auf die Handlungsfähigkeit der Betriebsleitungen in angemessener Form die Organisationsziele erreicht werden können. Unter Beteiligung der Eigenbetriebe und weiteren Beteiligten wurde der Umsetzungsprozess mit einer Auftaktveranstaltung am 27.06.2019 unter Leitung des Oberbürgermeisters begonnen. In mehreren Workshop-Terminen wurden anschließend die jeweiligen Themenfelder aufbereitet.

Über die Ergebnisse der Befassung mit den gesamtstädtischen Aspekten und den Regelungen mit verwaltungsweiter Wirkung aus dem Arbeitspaket I wird die Verwaltung im zweiten Quartal 2020 weiter berichten.

Finanzielle Auswirkungen