Erster Quartalsbericht 2020 des Gebäudemanagements der Stadt Aachen

Erläuterungen:

Erster Quartalsbericht 2020

Gebäudemanagement

der Stadt Aachen

Erläuterungen

Es ergeben sich aufgrund der aktuellen Situation (Pandemie) veränderte Rahmenbedingungen und erhebliche Änderungen bei der Ausführung der Wirtschaftsplanung 2020. Über diese wurden die Mitglieder des Betriebsausschusses mit Schreiben vom 22.04.2020 vorab informiert.

Erläuterungen zur Erfolgsplanung(Anlage 1)

Der Erfolgsplan ist wie folgt gegliedert:

Erläuterungen zu den Ertragspositionen

Externe Erträge

Im Bereich der externen Erträge ergeben sich saldiert höhere Erträge. Die Auswirkungen der Pandemie sind in der Prognose bereits berücksichtigt. Im Ertragsbereich sind diese Auswirkungen mit voraussichtlich rd. - 13 T EUR zu veranschlagen.

Städteregion Fremdverwaltung

Die Erträge aus der Bewirtschaftung für die Städteregion (Zeile 8)und die damit verbundenen Arbeiten und Aufwendungen erhöhen sich um rd. 755 T EUR.

Intern

Es ergeben sich in verschiedenen Bereichen Ertragsveränderungen, die teilweise auf geänderte Aufwandspositionen zurückzuführen sind, z.B. erhöhte Erträge für die Durchführung konsumtiver Maßnahmen im Rahmen des Programms „Gute Schule 2020“ oder erhöhter Aufwand bei den Serviceleistungen und korrespondierender Ertrag (Kostenerstattung).

Zur transparenten Darstellung der durch den E 26 insgesamt zu verarbeitenden Mittel, aber auch zur Vorbereitung auf die elektronische Rechnung (Auftraggeber = Rechnungsempfänger) werden in 2020 erstmalig auch die Rechnungen verbucht, die bislang nach fachlicher Prüfung durch den Betrieb zur unmittelbaren Anweisung an die Dienststellen weiter geleitet wurden. Dies macht rd. 2,6 Mio. aus (Zeile 23).

Direkte Verrechnung mit dem Haushalt

Auch hier ergibt sich eine höhere Erstattung, der in gleicher Höhe zusätzlicher Aufwand gegenüber steht.

Aktivierte Eigenleistung

Diese wird nicht in der prognostizierten Höhe erreichbar sein. Ursächlich hierfür sind unter anderem verschiedene größere Maßnahmen, die sich noch nicht in der baulichen Umsetzungsphase (Mittelabfluss geringer) befinden, aber auch personelle Vakanzen, die den Anteil der Eigenbearbeitung insbesondere im Rahmen der sog. Reparaturprogramme, senken. Auch werden verstärkt Maßnahmen im konsumtiven Bereich durchgeführt, die nicht mit aktivierter Eigenleistung gebucht werden können (u.a. konsumtive Maßnahmen im Programm “Gute Schule 2020“). Diese Ergebnisverschlechterung korrespondiert nicht mit Aufwandspositionen und wirkt sich somit auf das operative Ergebnis aus.

Periodenfremde Erträge

Hier sind zum Stichtag rd. 109 T EUR Ausgaben zu verzeichnen, im Wesentlichen aus dem Bereich der Betriebskostenabrechnungen.

Zusammenfassung zur Ertragsentwicklung

Insgesamt erhöhen sich die Erträge erheblich im Vergleich zur Planung um rd. 3,5 Mio. EUR. Die deutliche Erhöhung ist im Wesentlichen auf die Kostenerstattung für bislang nicht ausgewiesenen Dienstleistungen und höhere Erträge aus Dienstleistungen für die Städteregion zurück zu führen.

Erläuterungen zu den Aufwandspositionen

Bewirtschaftungsaufwand

Es ergeben sich insbesondere im Bereich der Reinigungsausgaben erhebliche Mehrausgaben aufgrund der aktuellen Rahmenbedingungen (Pandemie). Auf die detaillierte Berichterstattung zu den Auswirkungen der Pandemie in separater Vorlage wird verwiesen.

Instandhaltung

Auch hier ergibt sich ein höherer Aufwand durch die Umsetzung von konsumtiven Maßnahmen im Rahmen der Förderung „Gute Schule 2020“ und durch Dienstleistungen z.B.im Bereich der Anmietungen für den FB 56, verbunden mit Instandhaltungsverpflichtungen. Dem stehen Kostenerstattungen / Erträge in gleicher Höhe gegenüber.

Serviceleistungen für die Stadt

Diese verändern sich in den einzelnen ausgewiesenen Positionen und bewirken in der Summe einen weiteren Anstieg der Aufwendungen in diesem Bereich. Im Regelfall erfolgen in gleicher Höhe Erstattungen bzw. stehen diesen auch Ertragspositionen gegenüber.

Personalaufwand

Eine aktualisierte Personalbemessung ergab den Bedarf von insgesamt 7,5 überplanmäßigen Vollzeit-Äquivalenten, für die noch keine Stellen in der Stellenübersicht 2020 enthalten sind.

Zusätzlicher Bedarf - teilweise befristet - ergibt sich in folgenden Bereichen:

6,5 dieser für 2020 überplanmäßigen Stellen können gesichert noch im Laufe des Jahres 2020 besetzt werden.

In 2020 ergeben sich saldiert keine höheren Personal–Aufwendungen im Vergleich zum Ansatz in der Wirtschaftsplanung: unterjährig nicht besetzten Stellen bzw. Entfall der Lohnfortzahlung stehen zusätzliche - vorerst befristete – unterjährige Beschäftigungsverhältnisse gegenüber.

Die Darstellung der Auswirkungen auf die Stellenübersicht und die Personalaufwendungen ist im Rahmen der Wirtschaftsplanung 2021 vorgesehen.

DV-Budget

Mehraufwendungen sind im Rahmen der Pandemie zwingend erforderlich, u.a. für VPN-Anschlüsse zur Gewährleistung von mobiler Arbeit. Andere zusätzliche Aufwendungen, z.B. für die Durchführung von Videokonferenzen, kommen dazu, sind jedoch derzeit noch nicht in genauer Höhe kalkulierbar.

Die konsequente Umstellung auf Notebooks wird sich im investiven Bereich auswirken: Kosten in 2020 rd. 50 T Euro, in 2021 rd. 150 T Euro.

Periodenfremde Aufwendungen

Diese liegen zum Stand 31.03.2020 bei 98 T EUR.

Zusammenfassung zur Aufwandsentwicklung

Insgesamt erhöhen sich die Aufwendungen um rd. 4,17 Mio. EUR.

Resümee Erfolgsplan

Das insgesamt durch den Betrieb umzusetzende Volumen im konsumtiven Bereich– ohne Abschreibungen und Zinsen und bereinigt um den Verwaltungskostenbeitrag – ist im Laufe der Jahre kontinuierlich und teilweise erheblich gestiegen und liegt in 2020 bei rd. 65 Mio. Euro.

Nach derzeitigem Kenntnisstand ergeben sich zum 31.12.2020 das operative Ergebnis verschlechternde Veränderungen in Höhe von - 634 T EUR.

Der aufgrund der aktuellen Situation erforderliche Mehraufwand beträgt voraussichtlich mindestens 700 T Euro für das Jahr 2020. Darin enthalten ist zusätzlicher Aufwand insbesondere für die Gebäudereinigung, aber auch für Sicherheits- und Pfortendienste und - in deutlich geringerem Umfang - Aufwand im Bereich der DV-Ausgaben zur Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Betriebes.

Der ausgewiesene prognostizierte operative Verlust erfordert gemäß Wertgrenzen des § 15 Absatz 3 a) der Betriebssatzung keine Veränderung der Wirtschaftsplanung. Die Entwicklung bis zum Jahresende bleibt abzuwarten.

Nach derzeitigem Kenntnisstand ist davon auszugehen, dass auch für die Wirtschaftsplanung 2021 und Folgejahre entsprechender zusätzlicher Aufwand zu berücksichtigen ist.

Erläuterungen zur Vermögensplanung(Anlage 2)

Der Buchungsstand der Maßnahmen wurde mit Datum zum 31.03.2020 ausgewertet.

Neue und Fortführungsmaßnahmen im Wirtschaftsplan (Zeilen 1 bis 86)

Zum 31.03.2020 sind von den insgesamt zur Verfügung stehenden Mitteln in Höhe von rund 61 Mio. EUR zuzüglich rd. 23 Mio. EUR Investitionszuschüsse sind zum 31.03.2020 22,2 % im Bereich der Investitionsmittel und 11,5 % im Bereich der Investitionszuschüsse verfügt.

Der Umsetzungsstand in Prozent ist nur bedingt aussagekräftig, da in größerem Umfang bei Maßnahmen Mittel zur Verfügung im Haushalt und somit Wirtschaftsplan stehen, jedoch aus verschiedenen Gründen noch nicht verausgabt werden können:

-teilweise fehlen die Grundlagen, um Planungen beginnen zu können (z.B. Grundstücksfrage und/oder Bedarf unklar) oder die Maßnahmen bedürfen weiterer Klärung aufgrund von neuen Erkenntnissen, u.a. Überlegungen zur Durchführung im Rahmen von Investorenmodellen, Umstellung der Umsetzungsverfahren u.ä.; diese werden in den jeweiligen Berichten mit „ruht“ gekennzeichnet

-Maßnahmen in erheblichem Umfang befinden sich noch in den Planungsphasen, der maßgebliche Mittelabfluss tritt mit zeitlicher Verzögerung während der Bauphase ein

Eine Verlagerung in Höhe von 200 T EUR wurde von der Position „U3-Ausbaumaßnahmen“ zum „Neubau Stettiner Straße“ vorgenommen. Es ergibt sich Mehrbedarf beim Ersatz-Neubau der viergruppigen Einrichtung, die in 2020 fertiggestellt wird. In der Vorlage zum Baubeschluss von Oktober 2017 wurde u.a. noch eine nur 2 % Indexsteigerung (in der Folge 6 %, angepasst an die tatsächliche Preisentwicklung) budgetwirksam einbezogen und weder Varianz noch Risiken budgetwirksam berücksichtigt.

Route Charlemagne (Zeilen 87)

Es handelt sich um die kaufmännische Restabwicklung der Maßnahme.

Maßnahmen für andere eigenbetriebsähnliche Einrichtungen und Fachbereiche

Durch den Betrieb ist die Maßnahme „Sanierung Spielcasino Monheimsallee (Neues Kurhaus)“ als Dienstleistung für den Eurogress zu erbringen. Hier beträgt der Bearbeitungsstand der bislang für die Maßnahme zur Verfügung gestellten Mittel 46,22 %.

Darüber hinaus sind durch den Betrieb weitere rd. 4,3 Mio. EUR zu verarbeiten, die aus Mitteln anderer eigenbetriebsähnlicher Einrichtungen oder Fachbereichen zur Verfügung gestellt werden. Hier beträgt der Umsetzungstand zum 31.03.2020 17,6 %.

Nach wie vor finden nicht alle Dienstleistungen des Gebäudemanagements und die dafür erforderlichen Personalkapazitäten ihren Niederschlag in den umzusetzenden Mitteln der Wirtschaftsplanung.

Die Niederlegung des Parkhauses Büchel wird vom E 26 betreut und die entsprechenden Verfahren und Vergaben durchgeführt; nach fachlicher Prüfung durch den Betrieb werden die Rechnungen unmittelbar durch die Stadtentwicklungsgesellschaft ausbezahlt. Diese Dienstleistung bindet Kapazitäten, die somit nicht in den Zahlen der Wirtschaftsplanung und Berichterstattung enthalten sind.

Beispielhaft genannt sind auch umfangreiche Voruntersuchungen im Auftrag von anderen Fachbereichen (z.B. in den Bereichen Kindertagesstätten, im Bereich OGS und für Feuerwehrvorhaben) und Varianten-Untersuchungen, durch die erhebliche personelle Kapazitäten gebunden wurden.

Resümee

Auch in 2020 verbleibt es bei einem als hoch einzustufenden zu verarbeitenden Investitionsvolumen und vielfältigen Zusatzaufgaben. Eine deutliche Erhöhung des umgesetzten Volumens wird sich in den Folgejahren bemerkbar machen, da mehrere große Maßnahmen ab dem 2. Halbjahr 2020 in die mehrjährige konkrete bauliche Umsetzung gelangen.

Entwicklung der durch den Betrieb zu betreuenden Flächen

Der Aufwand in der Gebäudewirtschaft (Sach- und Personalaufwand) hängt in hohem Maße von den zu betreuenden Flächen ab. Aus diesem Grund gehört die Betrachtung der Entwicklung der Flächen zu den strategischen Größen in der Haushalts- und Wirtschaftsplanung. In den letzten Jahren sind die Flächen kontinuierlich gestiegen.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die Entwicklung der Flächen nach Nutzungskategorien im ersten Quartal 2020, in der einleichter Flächenrückgang von - 662 m² zu verzeichnen ist.