Sachstandsbericht "Digitales Stadtarchiv"

Erläuterungen:

Im Rahmen ihrer digitalen Modellprojekte mit konkretem Bezug auf das verwaltungsinterne Handeln nimmt die Stadt Aachen die gesamte Wertschöpfungskette

• vom digitalisierten Eingang von Post und anderen Unterlagen bei der Stadtverwaltung Aachen oder der digitalen Erstellung im Rahmen von Verwaltungsprozessen,
• deren anschließende strukturierte Ablage und digitale Bearbeitung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS),
• über die Andienung an das Stadtarchiv nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen,
• bis zur Ablage der archivwürdigen Unterlagen in einem elektronischen Langzeitarchiv beim Stadtarchiv und die Bereitstellung dieser Unterlagen für die Öffentlichkeit nach Ablauf der Schutzfristen

in den Blick.

Das Modellprojekt „Digitales Stadtarchiv“ bildet den Schlussstein dieses farbenreichen Mosaiks.

Seine konkreten Ziele sind

• der Aufbau eines elektronischen Langzeitarchivs und damit verbunden die Entwicklung einer systematischen Vorgehensweise zur Übernahme archivwürdiger elektronischer Unterlagen und deren Ablage in eben dieses elektronische Langzeitarchiv,
• die Entwicklung eines browserbasierten Tools, mit Hilfe dessen ein Metadatenpool angelegt und verwaltet werden kann – dass sogenannte Aktenstrukturkataster (ASK) –, aus dem wertvolle Struktur-Informationen, die bei der Einführung von E-Akten und deren Abbildung im städtischen DMS erhoben werden können.

Beide Ziele werden in jeweils eigenen Arbeitspakten verfolgt und als IT-Projekte gemäß dem seitens

der Stadt Aachen verbindlich vorgeschriebenen Reglement abgehandelt.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Die Mittel (Eigenanteil i. H. v. 20%) werden über den Zuschuss des Kulturbetriebes gedeckt.

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz: