Sachstandsbericht Projekt „Modernisierung des Bibliotheksmanagementsystems in der Stadtbibliothek Aachen“

Erläuterungen:

1. Fördermittel und Vergabe

Mit Antrag vom 18.10.2022 wurden im Rahmen der Zuwendungen des Landes Nordrhein-Westfalen für Projekte Öffentlicher Bibliotheken, die der Modernisierung und Steigerung der Attraktivität dienen, Fördermittel für das Projekt „Modernisierung des Bibliotheksmanagementsystems in der Stadtbibliothek Aachen“ beantragt. Mit dem Zuwendungsbescheid vom 26.4.2023 wurde eine Zuwendung in Höhe von 80 % der zuwendungsfähigen Ausgaben gewährt. Bei der zentralen Vergabestelle der Stadt Aachen wurden in einem Verhandlungsverfahren mit einer Einreichungsfrist vom 28.9.2023 zwei Angebote eingereicht. Nach der Prüfung durch das Rechnungs-prüfungsamt und der Zusage der Fraktionen wurde der Zuschlag an die Firma datronicsoft vergeben. Die Auftragserteilung erfolgte am 19.12.2023 durch den Kulturbetrieb der Stadt Aachen.

2. Projektstart und Zeitschiene

Zum Projektauftakt fand eine Kick-Off-Runde mit allen wichtigen Verwaltungsakteuren der Stadt Aachen statt. Neben einer Präsentation der Firma datronicsoft zum Bibliotheksmanagementprogramm WinBIAP wurde die angedachte Zeitschiene sowie die geplante Zusammenarbeit während des Projektzeitraumes vereinbart:

• Januar: Erste Datenübernahme und -konvertierung der Altdaten durch datronicsoft
• Februar: Bereitstellung einer Test-/Schulungsumgebung mit den für die Stadtbibliothek Aachen erforderlichen Einstellungen und Parametrisierungen sowie der Rollen- und Berechtigungsstruktur; Schulung der Applikationsverantwortlichen
• März: Erste Tests der Funktionen mit dem Datenbestand der Stadtbibliothek Aachen und Schulung der speziell hierfür beauftragte Mitarbeiter*innen der Stadtbibliothek
• April: Zweite Phase der Datenkonvertierung aufbauend auf den Ergebnissen der ersten Testphase
• Mai: Zweite Testphase durch die speziell hierfür beauftragten Mitarbeiter*innen der Stadtbibliothek sowie Schulung von Multiplikatoren.
• 3.- 22. Juni 2024: Schließzeit zur Einführung des Bibliotheksmanagementsystems in allen Einrichtungen der Stadtbibliothek Aachen inklusive Einrichtung aller Schnittstellen; Tests des Datenaustausches mit allen in der Stadtbibliothek eingesetzten Drittanwendungen; Inbetriebnahme des Systems; Schulungen aller Mitarbeiter*innen
• 25.Juni 2024 Start des Echtsystems

Während der gesamten Projektdauer sind neben datronicsoft eine Vielzahl von Firmen mit einzubeziehen, z.B. regioIT, Netloan, Deep Freeze, Lyngsoe, bibliotheca (OpenLibrary-Technologie), Netvico (Digitales Leitsystem), EasyCheck (Abholstation), Tracs (Kassenauomat), Anbindung an die Fernleihe des hbz, EZProxy (Datenbankhost für Remotezugriff). Für den RollOut im Sommer sind Schnittstellen mit den internen und externen Anbietern über verschieden Protokolle (API, RFID, SIP2, PHP, SSH Tunnel Aufbau) neu zu definieren.

3. Schließzeit

Ein Bibliotheksmanagementsystem ist modular aufgebaut und verfügt über verschiedene Komponenten für die jeweiligen Kernprozesse Erwerbung, lokales Metadatenmanagement, Nutzerdatenmanagement, Ausleihe sowie für die Recherche. Der Wechsel eines Bibliotheksmanagementsystems hat erheblichen Einfluss auf alle Arbeitsschritte in der Bibliothek. Für die Übertragung der Echtdatenbanken mit der Migration von Altdaten, die Revision von Geschäftsgängen und die mit dem Umstieg verbundenen notwendigen Schulungen aller Mitarbeitenden ist eine mehrwöchige Schließzeit erforderlich. In den ersten beiden Wochen erfolgt die Abschaltung aller internen und externen Dienste sowie die Neuimplementierung der alten Daten auf den Server und die Kontrolle durch das Fachpersonal. Die Konfiguration des neuen Servers muss sorgfältig geprüft werden. Sobald sichergestellt ist, dass die Migration erfolgreich war, folgt die Schulung aller Mitarbeiterinnen durch die Firma datronicsoft. Dafür sind Einheiten geplant von jeweils 3 Stunden vormittags und nachmittags; für die Schulungen werden sowohl die youthfactory im EG als auch die Lernwerkstatt im 1. OG genutzt. In der dritten Woche ist Real-Time-Testing in den dezentralen Standorten und in der Zentralbibliothek ohne Simulationsplattform geplant. Alle externen Anbieter werden wieder aufgeschaltet und es finden diverse funktionale Test statt, um einen erfolgreichen Start des Echtsystems am 25. Juni 2024 zu gewährleisten.

Finanzielle Auswirkungen

Keine

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: