Abschlussbericht über die Neuorganisation des Fachbereichs Finanzsteuerung (FB 20)

Abschlussbericht:

Nachdem der Leiter des Fachbereichs Finanzsteuerung, Herr Mayer, am 08.06.2011 im Personal- und Verwaltungsausschuss einen Vorschlag zur Optimierung der Finanzsteuerung vorgestellt hat und ein Zwischenbericht am 14.09.2011 vorgelegt wurde, hat die Verwaltung inzwischen die notwendigen Prüfungen vorgenommen und abgeschlossen.

Die neue Aufbauorganisation ist dem als Anlage beigefügten Organigramm zu entnehmen.

Vor dem Hintergrund der von FB 20 geschilderten Aufgabenabgrenzungen, Schnittstellen und Regelungsbedarfe innerhalb des Fachbereiches wie auch zu anderen Organisationseinheiten wurde die Aufbauorganisation des Fachbereiches optimiert. Hierbei wurde Wert gelegt auf eine flache Hierarchie. Auf die Einführung einer zusätzlichen (Team-) Leitungsebene wurdein der neuen Aufbauorganisation daher verzichtet.

In der neuen Abteilung FB 20/100 „Haushaltsplanung und Controlling“ werden sich zukünftig zwei organisatorische Säulen wiederfinden. Ein Schwerpunkt wird hier die organisatorische Bündelung von Controlling- Aufgaben sein. Dies kommt den gestiegenen Anforderungen an die Verwaltung im Hinblick auf das Neue Kommunale Finanzmanagement entgegen.

Die neue Abteilung FB 20/200 „Jahresabschluss, Stiftungen, Darlehen und Steuern“ besteht aus drei organisatorischen Säulen, von denen die Bereiche „Schuldenmanagement und Stiftungen“ sowie „Jahresabschluss und Bilanzierung“ jeweils eine Teamkoordination mit Bündelungsfunktion für die jeweiligen Aufgabenbereiche erhalten sollen.

Die von FB 20 beantragten Stellenbewertungen wurden nach den für die Stadt Aachen geltenden Regularien der analytischen Dienstpostenbewertung nach dem KGSt- Gutachten „Stellenplan- Stellenbewertung“ bzw. nach Tarifrecht einer Überprüfung unterzogen.

Die in diesem Zusammenhangbeantragte Einrichtung von vier zusätzlichen Planstellen wurde nach qualifizierter Schätzung des FB 11 für bedarfsgerecht gehalten. Hierbei handelt es sich konkret um die folgenden Aufgabenbereiche:

„Sachbearbeitung Zentrales Controlling“ - in Abteilung 20/100

„SachbearbeitungBilanzierung“- in Abteilung 20/200

„Sachbearbeitung Schuldenmanagement und Stiftungen“ - in Abteilung 20/200

„SachbearbeitungHaushalt“- übergreifend mitarbeitend tätig

Wie bereits in dem o.g. Zwischenbericht aufgeführt wurde, haben die bereits seit längerem bestehenden personalwirtschaftlichen Engpässe bei FB 20 ein enges Zeitfenster für die Überarbeitung der Organisation erforderlich gemacht und somit auch die Erstellung von Bearbeitungsprioritäten. Die beiden neuen Planstellen „Sachbearbeitung Zentrales Controlling“ und „Sachbearbeitung Schuldenmanagement und Stiftungen“ wurde daher prioritär behandelt und in Abstimmung zwischen FB 20/00, FB 11/00 und Dez. V vorbehaltlich des Ergebnisses der Organisationsuntersuchung und deren formeller Umsetzung bereits personell besetzt. Die beiden Planstellen „Sachbearbeitung Bilanzierung“ und „Sachbearbeitung Haushalt“ werden intern bzw. im Rahmen personalwirtschaftlicher Maßnahmen besetzt werden.

Nachrichtlich wird darauf hingewiesen, dass dem FB 20 in den letzten beiden Jahren bereits überplanmäßig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des gehobenen Dienstes mit betriebswirtschaftlicher Fachrichtung nach Absolvieren ihrer Laufbahnprüfung zugewiesen wurden. Im Rahmen der Planstellenneueinrichtung bzw. interner Umsetzungsmaßnahmen wird insofern dem Aspekt der Personalentwicklung ergänzend Rechnung getragen. Im Personalkostenansatz sind diese Personalkosten daher auch bereits entsprechend berücksichtigt.

Die Einrichtung der vier neuen Planstellen sowie die erfolgten Bewertungsänderungen wurden im Veränderungsnachweis zum Stellenplanentwurf 2012 entsprechend vermerkt und liegen dem Personal- und Verwaltungsausschuss mit gleichem Sitzungsdatum zur Empfehlung an den Rat der Stadt Aachen zur Beschlussfassung vor.

Finanzielle Auswirkungen:

Die neu einzurichtenden Planstellen werden mit bis dato überplanmäßig eingesetzten MitarbeiterInnen besetzt und sind im Personalkostenansatz bereits berücksichtigt. Die extern besetzte Planstelle „Sachbearbeitung Schuldenmanagement“ wurde ebenfalls bereits im Personalkostenansatz berücksichtigt.