Verbesserte Verwaltungsorganisation - Fristgerechte Erstellung und Übermittlung von Niederschriftenhier: Ratsantrag Nr. 262/17 der Ratsgruppe „Allianz für Aachen“ vom 20.04.2017

Erläuterungen:

Die Regelung des § 20 Abs. 3 der Geschäftsordnung für den Rat und die Bezirksvertretungen der Stadt Aachen und die Ratsausschüsse vom 15.12.1995 (GeschO) lautet derzeit:

„Die Niederschrift ist nach der Unterzeichnung durch die Oberbürgermeisterin bzw, den Oberbürgermeister und der Schriftführerin oder den Schriftführer unverzüglich allen Ratsmitgliedern und den Bezirksbürgermeisterinnen und Bezirksbürgermeistern in Abdruck zuzuleiten. Die Schriftführerin oder der Schriftführer und deren oder dessen Vertretung werden vom Rat bestellt. In der nächsten Ratssitzung wird die Niederschrift zur Genehmigung vorgelegt.“

Mit Ratsantrag Nr. 262/17 beantragt die Ratsgruppe „Allianz für Aachen“, dass der Rat der Stadt diese Regelung des § 20 Abs. 3 GeschO wie folgt neufassen soll:

„Die Niederschrift ist innerhalb von zwei Wochen nach der Ratssitzung durch die Oberbürgermeisterin bzw. den Oberbürgermeister und der Schriftführerin oder den Schriftführer zu unterzeichnen und allen Ratsmitgliedern und den Bezirksbürgermeisterinnen und Bezirksbürgermeistern in Abdruck zuzuleiten. Die Schriftführerin oder der Schriftführer und deren oder dessen Vertretung werden vom Rat bestellt. In der nächsten Ratssitzung wird die Niederschrift zur Genehmigung vorgelegt.“

Zur Begründung dieses Ratsantrages wird ausgeführt, dass

a) der in der Geschäftsordnung festgeschriebene Verfahrensablauf bezüglich der Niederschriften der Ratssitzungen nicht ordnungsgemäß vollzogen werde, und

b) in jüngster Vergangenheit Sitzungsniederschriften erst mit beträchtlicher Verzögerung vorgelegt worden seien.

Zu a)

Das Verfahren zur Unterzeichnung und Vorlage der Niederschriften entspricht den Vorgaben der Geschäftsordnung. Insbesondere ist nochmals darauf hinzuweisen, dass die Geschäftsordnung eben nicht die Genehmigung der Niederschrift zur je nachfolgenden Sitzung fordert. Vielmehr beinhaltet die gültige Bestimmung, dass die Niederschrift in der Ratssitzung zur Genehmigung vorzulegen ist, die dem Zeitpunkt der Unterzeichnung derselben durch den Oberbürgermeister folgt.

Die Vorgaben der Geschäftsordnung stellen im Übrigen bereits eine Erweiterung der Regelungen der Gemeindeordnung NRW dar, die überhaupt keine Genehmigung der Sitzungsniederschrift durch den Rat in der folgenden Sitzung vorsieht.

Zu b)

Die Verwaltung versucht selbstverständlich immer, die Niederschriften von Rat, Ausschüssen und Bezirksvertretungen so schnell wie möglich zu erstellen. Dass dies in Einzelfällen auch schon einmal länger dauert, liegt daran, dass alle Schriftführerinnen und Schriftführer neben der Schriftführung in dem jeweiligen Gremium auch noch eine Vielzahl von anderen Aufgaben zu bearbeiten haben. Auch können durch krankheitsbedingte Abwesenheitszeiten in Einzelfällen schon einmal Verzögerungen entstehen.

Der weitaus überwiegende Anteil der Niederschriften wird durch die Verwaltung zeitnah vorgelegt. Eine Änderung der Bestimmung des § 20 Abs. 3 GeschO ist nach alledem nicht angezeigt.