Ergebnisse des Pilotprojektes "Start eines Verwaltungskräfteprogramms"

1. Ausgangslage

Mit KJA-Vorlage vom 05.12.2023 (Vorlagen-Nr.: FB 45/0448/WP18) zum Ratsantrag vom 24.01.2023 der Fraktionen SPD und Bündnis Grüne (Ratsantragsnummer: 321/18) wurde die Verwaltung beauftragt, ein Konzept für ein Verwaltungskräfteprogramm für Kindertageseinrichtungen (KiTas) zu erstellen, welches die personellen und finanziellen Bedarfe in KiTas der Stadt und der freien Träger aufzeigt.

Die Verwaltung hatte daraufhin im Rahmen eines Pilotprojektes die erforderlichen Informationen und Datengrundlagen erhoben sowie die jeweiligen Prozesse betrachtet und definiert.

2. Erprobungsphase im Rahmen des Pilotprojektes

Nachdem in einem ersten Schritt potenzielle Aufgabenbereiche in den Blick genommen wurden, die durch Verwaltungskräfte übernommen werden könnten, wurden zunächst Aufgabenfelder identifiziert, in denen der Einsatz einer Verwaltungskraft besonders effektiv sein könnte.

Folgende wesentlichen Aufgabenbereiche wurden hierbei definiert:

• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten
• Wiedervorlagemanagement
• Unterstützung bei der Platzvergabe
• Antragsstellungen BTHG, BuT usw.
• Budgetverwaltung
• Bearbeitung allgemeiner Fragestellungen

Zwecks Feststellung potenzieller Prozessabläufe, Fallzahlen und Bearbeitungszeiten erfolgte im Rahmen einer sechsmonatigen Testphase der Einsatz einer Verwaltungskraft in fünf städtischen Kindertageseinrichten (dies waren KiTa Benediktusstraße, Franz-Wallraff-Straße, Jackstraße, Schagenstraße und Stettiner Straße).

Die Einrichtungen und die Verwaltungskraft wurden dabei durch die Verwaltung eng begleitet. Im Rahmen regelmäßiger Feedbackrunden bestand so u.a. die Möglichkeit Abläufe zu thematisieren bzw. das Aufgabenportfolio anzupassen, um die Projektphase optimal ausnutzen zu können.

Insgesamt hat sich der Einsatz insbesondere in folgenden beiden Aufgabenfeldern als sinnvolle und effektive Möglichkeit zur Unterstützung erwiesen:

• Sekretariatstätigkeiten (Schreibarbeiten, Protokollierungen, Terminvereinbarungen, Archivierungen etc.)
• Verwaltungstätigkeiten (Beschaffungen und Unterstützung im Rahmen der Platzvergabe)

Die entsprechenden Aufgaben konnten dabei teilweise dezentral und in den Einrichtungen selbst vor Ort wahrgenommen werden.

3. Ergebnisse der Erprobungsphase

Die Rückmeldungen der fünf Einrichtungsleitungen bestätigen, dass der Einsatz von Verwaltungskräften als gute und sinnvolle Unterstützung der KiTas wahrgenommen wird (Punktwert von durchschnittlich 4,8 auf einer Skala von 0 [keine Entlastung] bis 6 [sehr gute Entlastung]). Bereits im Rahmen des Pilotprojektes konnten die Einrichtungsleitungen von einigen Tätigkeiten entlastet werden, so dass sich dieser Effekt auch nach einer kurzen Zeit in der Praxis bestätigen ließ.

Darüber hinaus konnte festgestellt werden, dass nahezu alle Einrichtungsleitungen auch eine Entlastung wahrnehmen, wenn die Unterstützungsfunktion zentral und nicht in der Einrichtung vor Ort eingesetzt ist. So konnten unnötige Fahrtzeiten der Verwaltungskraft zu Lasten der Arbeitszeit für die Einrichtungen vermieden werden.

Nach Analyse und Auswertung der gewonnenen Daten wird seitens der Projektleitung ein Umfang von 0,5 -0,6 h/ Woche pro Gruppe als notwendig aber auch ausreichend für eine merkliche Entlastung in der KiTa erachtet. Durch die KiTa-Leitungen wurde der notwendige Bedarf auf durchschnittlich 0,68 h/Woche pro Gruppe geschätzt, so dass sowohl die Projektanalyse als auch die Einschätzungen der KiTa-Leitungen übereinstimmen.

Eine flächendeckende Übertragung in diesem Umfang auf alle öffentlich geförderten KiTas in der Stadt Aachen würde bei Annahme der potenziell im kommenden KiTa-Jahr im Stadtgebiet Aachen vorhandenen 488 Gruppen ein gesamtstädtisches Finanzvolumen von insgesamt rund 430.000 € ergeben.