Erfahrungsbericht zur Umsetzung des Auftraggeber- Auftragnehmermodells

Erläuterungen:

Der Sachstand des Auftraggeber- / Auftragnehmermodells im Bereich des Grün- und Freiflächenmanagements wurde zuletzt in der Sitzung des Betriebsausschusses Aachener Stadtbetrieb am 10.03.2020 vorgestellt. Es wurde beschlossen, künftig halbjährig über die weitere Entwicklung zu berichten.

Sachstand Auftraggeber FB 36

Im Zuge der Neuorganisation der Zuständigkeiten für städtische Grünanlagen hat der Fachbereich Umwelt (FB 36) die Produktverantwortung für Grün- und Parkanlagen, Straßenbegleitgrün und Spielplätze übernommen. Diese drei Typen städtischer Freianlagen sind in Bezug auf die Funktionen für die Öffentlichkeit strategisch besonders bedeutend. In einem ersten Schritt wurde die planerische Zuständigkeit, welche zuvor auf mehrere Organisationseinheiten der Verwaltung verteilt war, bei FB 36 gebündelt. In einem weiteren Schritt wird die Kooperation zwischen dem FB 36 und dem Aachener Stadtbetrieb (E 18), dort insbesondere dem Geschäftsbereich 'Grünflächen und Friedhofswesen', strukturiert.

Dies erfolgt im Rahmen eines vom Fachbereich Personal und Organisation (FB 11) bereits initiierten Prozesses, bei dem Themenfelder wie z.B. Nachpflanzungen, Planvereinbarungen, Baustellenmanagement, Sondernutzungen etc. behandelt werden. Hierzu wurden seitens des FB 11 für das vierte Quartal 2020 mehrere Termine vorgesehen.

Im Rahmen seiner Produktverantwortung erstellt der Fachbereich Umwelt die strategischen Leitlinien für die Entwicklung der städtischen Grün- und Spielanlagen. Dies erfolgt in Form des Spielplatzkonzepts und des bereits beschlossenen Freiraumkonzepts 'Die Grüne Krone', auf dessen Grundlage flächenspezifische Pflege- und Entwicklungspläne erstellt werden.

Das Freiraumkonzept enthält neben Analysen zur Grünversorgung und zur strategischen Bedeutung einzelner Anlagen auch Einstufungen zur Pflegepriorität. Für eine weitere Differenzierung nach den sogenannten 'Nutzungsarten', also den verschiedenen Flächen- und Ausstattungstypen in den einzelnen Anlagen, ist eine eindeutige Definition und Beschreibung von Pflegezielen notwendig. Um die Anforderungen an den Leistungsumfang abschätzen zu können, hat sich FB 36 über das Betriebsführungssystem des E 18 informiert, welches den Ressourceneinsatz je Objekt dokumentiert.

Die Steuerung eines höheren, gleichbleibenden oder niedrigeren Standards gemäß den strategischen Vorgaben des Freiraumkonzepts erfolgt für die Grünanlagen über eine detaillierte und noch auszuformulierende Pflegevereinbarung zwischen FB 36 und E 18.

Um konkrete Ergebnisse für die jeweiligen Flächen zu erreichen, werden auf die einzelnen Nutzungsarten und Ausstattungen bezogene Pflegeziele und -leistungen definiert.

Über die bereits bestehenden Pflegevereinbarungen hinaus werden in den kommenden Monaten für weitere Grünanlagen in unterschiedlichen Stadien ihres Lebenszyklus Pflegeziele aufgestellt und dokumentiert werden. Hierzu eignen sich als neuwertige Grün- und Spielanlage'Alter Tivoli', als junge Anlage der Rehmplatz, als ältere Grün- und Spielanlage der Ferberpark sowie als renovierungsbedürftige Anlage das Gründreieck am Marschiertor. Eine gemeinsame Besichtigung der Anlagen ist bereits terminiert. Bis zum Frühjahr 2021 sollen zudem Vereinbarungen zur Unterhaltungdes Lousbergs erarbeitet werden, damit die Pflege dieser derzeit noch von einer Arbeitsgruppe des Sozialwerks Aachener Christen e.V. betreuten Anlage auch langfristig gesichert werden kann.

Grundlage der Pflegevereinbarungen soll der bereits im Rahmen der oben genannten Vorlage erläuterte Objektkatalog „Freianlagen“ unter Zuhilfenahme des Bildkatalogs der Forschungsgesellschaft Landschaftsentwicklung und Landschaftsbau e.V. (FLL) sein. Die für die einzelnen Nutzungsarten und Ausstattungen definierten Pflegeziele und -leistungen sollen mit einem Übersichtsplan und Referenzbildern dokumentiert und in das Betriebsführungssystem übernommen werden.

Die Priorität für die Erarbeitung dieser Pflegevereinbarungen liegt zunächst auf den strategisch besonders wichtigen und den in den vergangenen Jahren neu hergestellten Grünanlagen.

Übergreifendes Ziel des Organisationsprozesses ist es, die jeweiligen Kompetenzen des FB 36 und des E 18 effizient und einander ergänzend einzusetzen, um so den zahlreichen Anforderungen und Herausforderungen in den städtischen Grün- und Parkanlagen bestmöglich gerecht zu werden.

Sachstand Auftraggeber FB 52, E 26, FB 45, FB 23

Der Aachener Stadtbetrieb ist in der Funktion des Auftragnehmers des Weiteren von den nachstehenden Bereichen beauftragt:

FB 52: Unterhaltung der städtischen Sportanlagen

E 26: Pflege und Unterhaltung des Gebäudebegleitgrüns sowie der Grünanlagen auf städtischen bebauten Liegenschaften in der Verwaltung des E 26

FB 45: Kontrolle, Sicherung und Unterhaltung der Spielgeräte an Schulen und Kindertageseinrichtungen

FB 23: Kontrolle und bedarfsgerechte Pflege des Baumbestandes auf unbebauten städtischen Liegenschaften

Für das Jahr 2021 ist es seitens dieser Auftraggeber gewünscht, dass der Stadtbetrieb die bislang erbrachten Leistungen in gleichem Umfang und gleicher Qualität weiterhin gewährleistet. Grundlage ist – ebenso wie im Arbeitsverhältnis zwischen FB 36 und E 18 – eine sehr hohe Zufriedenheit, sowohl in der fachlichen wie bedarfsgerechten Ausführung als auch der flexiblen Umsetzung von Anforderungen, welchevon gegenseitigem Vertrauen und Transparenz geprägt ist.

In Anlehnung an die noch zwischen E 18 und FB 36 zu vereinbarenden Pflegestandards sollen auch die Leistungsinhalte mit diesen Auftraggebern im kommenden Jahr näher definiert werden, um eine stadtweit einheitliche Systematik sicherzustellen. Auf Wunsch dieser Auftraggeber soll der Stadtbetrieb das Unterhaltungsbudget über den Wirtschaftsplan weiterhin wie gewohnt verwalten, um effektiv und flexibel auf Anforderungen und äußere Einflüsse (z.B. Trockenheit) reagieren zu können.