Status digitales Sitzungsgeschäft: Update des Ratsinformationssystems

Erläuterungen:

Diese Vorlage beschäftigt sich mit den Themenbereichen des digitalen Sitzungsgeschäft als Inhalt der digitalen Strategie der Stadt Aachen.

Die Umsetzung des digitalen Sitzungsgeschäftes gliedert sich in die technische Umsetzung hybrider Sitzung und der entsprechenden Ausstattung der Sitzungsräume, welche bereits in der Sitzung am 23.03.2023 dargestellt wurden sowie dem Update des Ratsinformationssystems und Einführung digitaler Workflows, dessen Status in dieser Vorlage dargestellt wird.

Der Umstieg des Ratsinformationssystems von Allris 3 auf die neue Version Allris 4 ist für den Sommer 2024 geplant. Schon vorab werden die Verantwortlichen beginnen, Vorlagen und Sitzungen im neuen System vorzubereiten. Umfassende Schulungen sind geplant. Ein zeitweiser Parallelbetrieb beider Systeme ist unumgänglich und abhängig von den Sitzungszyklen der einzelnen Ausschüsse. Wenn die letzte Sitzung mit Genehmigung der Niederschrift in Allris 3 abgeschlossen wurde und auch die Vorlagen entschieden und abgeschlossen sind, können diese Restdaten nach Allris 4 übertragen und das Altsystem abgeschaltet werden, sodass der weitere Betrieb ausschließlich in Allris 4 fortgesetzt wird. Es gibt jedoch notwendige Parallelprozesse, die Auswirkungen auf unsere Projektplanung – und hier insbesondere auch auf die Zeitschiene – haben können. Dazu gehört zum einen der Relaunch aachen.de, zum anderen aber auch die Neuaufstellung des FB 15 und Kapazitäten bei den externen Dienstleistern.

Durch das Update soll eine grundsätzliche Performanceverbesserung und durch die Workflows eine schnellere Bearbeitungs- und Durchlaufzeit von Ratsanträgen und Vorlagen erreicht werden.Der Zugang für Sitzungsteilnehmer*innen erfolgt weiterhin mit der gleichen App auf mobilen Endgeräten. Das System im Hintergrund wird jedoch komplett neu aufgebaut.

Absolute Priorität während der gesamten Projektlaufzeit hat die Sicherstellung der Rechte auf Daten sowie die Vollständigkeit und Integrität der Daten. Informationen dürfen weder verloren, noch für Unbefugte, auch nicht kurzzeitig, zugänglich gemacht werden.

Im Fachbereich 01 wurde für das Projekt eine neue Stelle eingerichtet und in Q4/22 besetzt. Die Vorbereitungen der Projekte laufen seit Februar aktiv. Die Projektgruppe wurde gebildet. Es gab erste Termine mit der regio IT und dem Dienstleister cc-egov (Produkthersteller von Allris), um die Projektideen abzustimmen und in einen ersten Zeitplan zu skizzieren.

Wir werden mit dem Umstieg auf Allris 4 starten und im Laufe der Projektarbeit parallel an der Einführung der Workflows arbeiten mit dem Ziel, bei „Go-Live“ von Allris 4 einen Großteil der Workflows grundsätzlich im System einsatzbereit zu haben.

Mit dem Umstieg und der Migration wird das Rechte-Rollen-Konzept neu aufgebaut. Dabei wird die notwendige Aufschlüsselung von Rechten, die für die Workflows benötigt wird, bereits berücksichtigt.

Um aus den aktuellen Prozessabläufen in den Ausschussgeschäftsführungen Muster-Soll-Prozesse und letztendlich einen digitalen Workflow zu modellieren finden derzeit Termine mit den Ausschussgeschäftsführungen und der Projektgruppe, insbesondere den Mitarbeiter*innen des Fachbereichs FB 11/520 Organisation und Prozesse, statt. Diese Dokumentation und Modellierung wird dann die Grundlage für die Beauftragung zur Umsetzung der digitalen Workflows im Ratsinformationssystem bilden.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für dieKlimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: